4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết

4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết

4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết là “phao cứu sinh” cho kế toán SME khi thường xuyên thuê đội nhân công thời vụ, tổ đội tự phát, hộ kinh doanh nhỏ. Nếu xử lý cảm tính, chi phí dễ bị loại khi quyết toán, làm tăng thuế TNDN. Bài viết này tóm tắt ngắn gọn, có ví dụ thực tế, bám sát Luật Thuế TNDN 2025 và Thông tư 200, 133 để bạn áp dụng từng bước an toàn hơn.

Bản chất 4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn

Khái niệm nhân công thuê ngoài và liên hệ với chi phí doanh nghiệp

Nhân công thuê ngoài là lao động không ký hợp đồng lao động dài hạn với doanh nghiệp nhưng được thuê để thực hiện một phần công việc cụ thể. Ví dụ như bốc xếp hàng hóa, thi công hạng mục nhỏ, gia công đơn giản hoặc phục vụ sự kiện. Đây vẫn là chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý nếu đáp ứng đúng yêu cầu chứng từ.

+ Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý khối lượng, chất lượng công việc và thanh toán tiền công.

Tài khoản thường dùng khi hạch toán nhân công thuê ngoài

Theo chuẩn mực kế toán và Thông tư 200, 133, chi phí nhân công thuê ngoài thường vào 622, 623, 627 hoặc 642, rồi kết chuyển sang 154, 632. Khoản phải trả cho cá nhân, tổ đội hoặc đơn vị cung cấp được phản ánh qua 334, 338 hoặc 331. Chọn sai tài khoản dễ làm sai lệch giá thành và gây nghi ngờ khi kiểm toán, thanh tra thuế.

+ Nguyên tắc là hạch toán theo bản chất công việc, không theo tên gọi trên giấy tờ.

Điều kiện chi phí nhân công được trừ theo Luật Thuế TNDN

Luật Thuế TNDN 2025 yêu cầu chi phí được trừ phải phát sinh thực tế, liên quan hoạt động kinh doanh và có đủ chứng từ hợp pháp. Với nhân công thuê ngoài không có hóa đơn, doanh nghiệp cần thay thế bằng hợp đồng, bảng chấm công hoặc nghiệm thu, bảng thanh toán, chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN. Thiếu các chứng từ này, chi phí dễ bị loại khi kiểm tra.

+ 4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết đều xoay quanh việc hoàn thiện hồ sơ để đáp ứng điều kiện này.

Rủi ro và sai lầm thường gặp khi xử lý chi phí nhân công thuê ngoài

Các tình huống khiến doanh nghiệp thiếu hóa đơn nhân công

Kế toán SME thường gặp cảnh chủ doanh nghiệp gọi đội nhân công “quen biết” tới làm việc rồi thanh toán tiền mặt ngay. Bên nhận công là cá nhân, tổ đội, hộ nhỏ không đăng ký hoặc không muốn xuất hóa đơn. Cuối kỳ, kế toán chỉ cầm vài tờ giấy viết tay đơn giản, không đủ thông tin theo chuẩn mực kế toán, báo cáo tài chính và quy định về chứng từ.

+ Thói quen “làm trước, tính chứng từ sau” là nguồn gốc phần lớn rủi ro.

Sai lầm phổ biến của SME và cách khắc phục

Sai lầm thường gặp là chỉ lưu phiếu chi, không lưu hợp đồng khoán, bảng nghiệm thu hay bảng kê thu mua dịch vụ. Nhiều doanh nghiệp cũng quên khấu trừ 10% thuế TNCN với khoản chi cho cá nhân trên 2 triệu đồng, hoặc không kê khai đúng kỳ. Khi quyết toán, cơ quan thuế đối chiếu số liệu, chi phí nhân công dễ bị loại và truy thu thuế TNDN, TNCN.

+ Khắc phục bằng cách chuẩn hóa mẫu hợp đồng, bảng chấm công, nghiệm thu và quy định nội bộ trước khi thuê nhân công.

Kiểm soát rủi ro ngay từ khi thống nhất phương án nhân công

Trước khi ký kết, kế toán nên đề xuất rõ sẽ áp dụng phương án nào trong 4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết. Tùy giá trị, tần suất và đặc điểm nhà cung cấp để chọn: hợp đồng khoán, bảng kê thu mua, lao động thời vụ hay thuê qua công ty dịch vụ. Mỗi phương án đi kèm bộ chứng từ riêng, nếu thống nhất từ đầu sẽ giảm đáng kể rủi ro.

+ Nên yêu cầu bên nhận khoán cung cấp giấy tờ cá nhân, thông tin thuế hoặc đăng ký hộ kinh doanh nếu có.

4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết

Phương pháp 1 trong 4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết: hợp đồng khoán với cá nhân

Doanh nghiệp ký hợp đồng khoán việc với cá nhân không kinh doanh, kèm CMND, bảng chấm công hoặc nghiệm thu và bảng thanh toán. Khi chi trả từ 2 triệu đồng/lần, phải khấu trừ 10% thuế TNCN, ghi nhận vào 3335. Chi phí được hạch toán vào 622, 627 hoặc 642, khoản phải trả qua 334 hoặc 338. Cách này linh hoạt, phù hợp khoản chi vừa phải.

Phương pháp 2: Giao khoán cho cá nhân, hộ nhỏ kèm bảng kê thu mua dịch vụ

Khi bên nhận khoán là cá nhân hoặc hộ kinh doanh doanh thu nhỏ, không xuất hóa đơn, doanh nghiệp lập bảng kê thu mua dịch vụ kèm hợp đồng giao khoán và biên bản nghiệm thu. Chi phí nhân công được ghi nhận vào 622, 627 hoặc 642 đối ứng 331 hoặc 338. Phương án này nên dùng cho công việc nhỏ, không phát sinh liên tục, giá trị vừa phải để giảm rủi ro bị cơ quan thuế soi bảng kê hình thức.

Phương pháp 3: Hợp đồng lao động thời vụ, sử dụng bảng lương thay hóa đơn

Khi nhu cầu nhân công kéo dài nhiều tháng hoặc thường xuyên, doanh nghiệp nên ký hợp đồng lao động thời vụ. Hồ sơ gồm hợp đồng, quyết định, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ trả lương và chứng từ nộp thuế, BHXH nếu thuộc diện tham gia. Khoản phải trả qua 334, sau đó phân bổ vào 622 hoặc 642. Chi phí cao hơn do BHXH nhưng hồ sơ vững, dễ chấp nhận trên báo cáo tài chính và khi kiểm toán.

Phương pháp 4: Thuê qua công ty cung cấp nhân công, nhận hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với công ty cung cấp nhân lực và nhận hóa đơn GTGT cho toàn bộ chi phí nhân công. Kế toán hạch toán chi phí dịch vụ thuê ngoài vào 622, 627 hoặc 642, thuế GTGT đầu vào vào 133, công nợ vào 331. Giá có thể cao hơn thuê trực tiếp nhưng đổi lại hồ sơ gọn, đáp ứng tốt yêu cầu kiểm toán, minh bạch báo cáo tài chính và giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Phương pháp Hồ sơ chính Ưu điểm Hạn chế
Hợp đồng khoán + TNCN 10% Hợp đồng, CMND, nghiệm thu, chứng từ nộp thuế Linh hoạt, dễ áp dụng cho SME Dễ quên khấu trừ, kê khai TNCN
Bảng kê thu mua Bảng kê, giao khoán, nghiệm thu Không cần hóa đơn, thủ tục vừa phải Bị soi nếu giá trị, tần suất lớn
LĐ thời vụ, bảng lương HĐLĐ, bảng công, bảng lương, BHXH Hồ sơ mạnh, phù hợp kiểm toán Tăng chi phí BHXH, quản lý phức tạp
Thuê qua công ty dịch vụ Hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu An toàn thuế, dễ hạch toán và kiểm toán Chi phí cao hơn thuê trực tiếp

Tham khảo thêm: Công ty có phần bắt buộc phải có kế toán trưởng

FAQ về chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn

Câu hỏi 1: Không có hóa đơn thì chi phí nhân công thuê ngoài có được tính vào chi phí hợp lý không?

Chi phí vẫn có thể được trừ nếu chứng minh được phát sinh thực tế, liên quan hoạt động kinh doanh và có hồ sơ thay thế hóa đơn như hợp đồng, nghiệm thu, bảng kê hoặc bảng lương, chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN. Nếu chỉ có phiếu chi, khả năng cao chi phí bị loại khi thanh tra, quyết toán thuế.

Câu hỏi 2: Thuê cá nhân không kinh doanh làm nhân công có bắt buộc khấu trừ 10% thuế TNCN không?

Với khoản chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp thường phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán. Việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế đúng quy định vừa là nghĩa vụ, vừa là bằng chứng giúp chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn dễ được chấp nhận hơn.

Câu hỏi 3: Nên dùng tài khoản nào khi hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài?

Thông thường, chi phí nhân công trực tiếp đưa vào 622, chi phí sản xuất chung vào 623, 627 và chi phí quản lý vào 642. Khoản phải trả có thể đi qua 334, 338 hoặc 331 tùy đối tượng. Việc chọn tài khoản phải tuân thủ Thông tư 200, 133 và phản ánh đúng bản chất giao dịch, tránh ghi nhận “cho nhanh” khiến báo cáo tài chính sai lệch.

Câu hỏi 4: Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên phương án nào trong 4 phương pháp?

Với khoản chi không quá lớn, phát sinh không thường xuyên, hợp đồng khoán với cá nhân kèm khấu trừ 10% thuế TNCN là lựa chọn linh hoạt. Nếu nhu cầu nhân công thường xuyên hoặc phục vụ dự án lớn cần minh bạch báo cáo tài chính, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê qua công ty dịch vụ hoặc dùng lao động thời vụ có đủ bảng lương, giúp giảm rủi ro về thuế, kiểm toán.

Tóm lại, 4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết cho phép kế toán SME linh hoạt chọn giải pháp phù hợp từng tình huống, nhưng vẫn phải dựa trên chuẩn mực kế toán và quy định thuế. Mỗi phương án có ưu điểm, hạn chế riêng về chi phí, hồ sơ và rủi ro. Kế toán nên chủ động rà soát lại quy trình thuê nhân công, chuẩn hóa mẫu chứng từ nội bộ và đối chiếu với Thông tư 200, 133, Luật Thuế TNDN để vừa tối ưu chi phí doanh nghiệp, vừa đảm bảo an toàn khi kiểm tra, quyết toán.

Tham khảo thêm: Điều tra doanh nghiệp 2025: Hướng dẫn cách ghi phiếu 2/DN-MAU

Bài viết cùng chủ đề

::contentReference[oaicite:0]{index=0}