Hướng dẫn hạch toán rút tiền mặt đúng chuẩn

Nghiệp vụ hạch toán rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ tiền mặt là một giao dịch cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) tại Việt Nam. Việc thực hiện chính xác nghiệp vụ này không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC mà còn giúp quản lý dòng tiền hiệu quả, minh bạch hóa các báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, chứng từ và cách định khoản chuẩn xác, giúp kế toán viên tự tin thực hiện nghiệp vụ này.

1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ rút tiền mặt

1.1. Định nghĩa nghiệp vụ rút tiền mặt từ tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ rút tiền mặt từ tiền gửi ngân hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng về nhập vào quỹ tiền mặt của đơn vị. Mục đích của nghiệp vụ này thường là để chi trả các khoản chi phí nhỏ, khẩn cấp không thể thanh toán qua ngân hàng, hoặc chuẩn bị tiền cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Việc này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý dòng tiền và đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi tiêu tức thời.

1.2. Nguyên tắc kế toán áp dụng cho nghiệp vụ rút tiền mặt

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các Thông tư hướng dẫn (như Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp lớn, Thông tư 133/2016/TT-BTC cho SMEs), nghiệp vụ rút tiền mặt phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và chính xác. Tiền mặt được theo dõi trên Tài khoản 111 (Tiền mặt), trong khi tiền gửi ngân hàng được theo dõi trên Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng). Nguyên tắc cơ bản là khi tiền mặt tăng, ghi Nợ TK 111; khi tiền gửi ngân hàng giảm, ghi Có TK 112. Điều này đảm bảo phản ánh đúng tình hình biến động của cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trên sổ sách kế toán.

2. Quy trình chứng từ và thủ tục cho nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

2.1. Các loại chứng từ cần có

Để thực hiện nghiệp vụ rút tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:

+ Giấy rút tiền mặt tại ngân hàng: Doanh nghiệp lập và nộp cho ngân hàng để yêu cầu rút tiền từ tài khoản.

+ Phiếu thu tiền mặt (Mẫu số 01-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC): Kế toán lập khi tiền mặt được nhập quỹ, có chữ ký của người lập, thủ quỹ, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.

+ Giấy báo Nợ của ngân hàng (nếu có): Ngân hàng gửi về để xác nhận đã trừ tiền từ tài khoản của doanh nghiệp.

2.2. Quy trình phê duyệt và xác nhận nghiệp vụ rút tiền

Quy trình rút tiền mặt đòi hỏi sự phê duyệt chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và kiểm soát nội bộ. Kế toán lập giấy rút tiền, sau đó trình Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc) ký duyệt. Việc phê duyệt này xác nhận mục đích và số tiền rút là hợp lý, tránh rủi ro thất thoát. Sau khi có đầy đủ chữ ký, giao dịch mới được tiến hành tại ngân hàng và tiền được nhập quỹ.

2.3. Thủ tục rút tiền tại ngân hàng và nhận tiền mặt

Người được ủy quyền sẽ mang Giấy rút tiền đã được phê duyệt đến ngân hàng. Tại đây, ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và thực hiện chi tiền. Sau khi nhận tiền mặt, thủ quỹ hoặc người được ủy quyền cần kiểm đếm kỹ lưỡng số tiền thực tế, so sánh với số trên chứng từ. Bất kỳ sai sót nào cũng cần được xử lý ngay lập tức với ngân hàng trước khi rời khỏi quầy giao dịch.

3. Hướng dẫn hạch toán rút tiền mặt vào TK 111 và TK 112 chi tiết

3.1. Các tài khoản tham gia và nguyên tắc định khoản

Nghiệp vụ rút tiền mặt liên quan đến hai tài khoản chính:

– Tài khoản 111 (Tiền mặt): Tài khoản tài sản, số dư bên Nợ phản ánh tiền mặt hiện có. Khi tiền mặt tăng (nhập quỹ), ghi Nợ TK 111.

– Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Tài khoản tài sản, số dư bên Nợ phản ánh tiền gửi ngân hàng. Khi tiền gửi giảm (rút tiền), ghi Có TK 112.

3.2. Ví dụ định khoản kế toán cụ thể

Ví dụ: Ngày 15/10/2025, Công ty ABC (áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC) rút 50.000.000 VNĐ từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để chi lương tạm ứng.

Định khoản:

Nợ TK 111 – Tiền mặt	50.000.000 VNĐ
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng	50.000.000 VNĐ

Diễn giải: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

3.3. Lưu ý về tỷ giá ngoại tệ khi rút tiền mặt là ngoại tệ

Nếu doanh nghiệp rút tiền mặt là ngoại tệ từ ngân hàng, cần hạch toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (thường là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản). Số tiền ngoại tệ sẽ được ghi nhận vào TK 1112 (Tiền mặt ngoại tệ) và quy đổi sang đồng Việt Nam để theo dõi trên sổ kế toán tổng hợp.

3.4. Sai sót thường gặp trong hạch toán và cách xử lý

Các sai sót phổ biến bao gồm: không đầy đủ chứng từ, ghi sai số tiền, định khoản nhầm tài khoản, hoặc không khớp số liệu giữa sổ quỹ và sổ sách kế toán. Để khắc phục, kế toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng chứng từ gốc, thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với sao kê của ngân hàng. Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh bút toán ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính.

4. FAQ về hạch toán rút tiền mặt

Q1: Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về tiền mặt ghi nhận thế nào?

Trả lời: Ghi Nợ Tài khoản 111 (Tiền mặt) và Ghi Có Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) với cùng số tiền đã rút.

Q2: Khi rút tiền mặt cần có chứng từ gì?

Trả lời: Cần có Giấy rút tiền mặt tại ngân hàng, Phiếu thu tiền mặt và Giấy báo Nợ của ngân hàng (nếu có).

Q3: Có cần phê duyệt của thủ trưởng đơn vị khi rút tiền không?

Trả lời: Có, mọi nghiệp vụ rút tiền mặt đều phải có sự phê duyệt của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc) để đảm bảo tính hợp pháp và kiểm soát nội bộ.

Q4: Rút tiền mặt ngoại tệ hạch toán thế nào?

Trả lời: Hạch toán vào TK 1112 (Tiền mặt ngoại tệ) theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm rút (tỷ giá mua của ngân hàng) và quy đổi sang VND.

Việc hạch toán rút tiền mặt đúng quy trình, đủ chứng từ và tuân thủ các quy định kế toán là nền tảng quan trọng cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs. Nắm vững các nguyên tắc và định khoản chi tiết trên không chỉ giúp kế toán viên thực hiện công việc chuẩn xác mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cho hoạt động tài chính của đơn vị. Hãy luôn kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng để tránh sai sót, góp phần vào sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Related Articles