Phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay Có?

Phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay Có?

Phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay Có? Đây là câu hỏi quen thuộc với nhiều kế toán viên, đặc biệt khi xử lý các nghiệp vụ công nợ phức tạp. Việc hiểu rõ kết cấu tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” không chỉ giúp phản ánh đúng doanh thu, chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định tại Thông tư 200 và Thông tư 133. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán, phân biệt bên Nợ – bên Có tài khoản 131, kèm ví dụ minh họa thực tế dành cho doanh nghiệp SME.

 

Khái niệm và kết cấu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Định nghĩa tài khoản 131 theo Thông tư 200 và 133

Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu từ khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc các hoạt động đầu tư tài chính. Theo Thông tư 200 và 133, tài khoản này phản ánh cả số tiền khách hàng còn nợ và số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131

Bên Nợ tài khoản 131 ghi nhận các khoản doanh nghiệp bán hàng chưa thu tiền. Bên Có phản ánh các khoản khách hàng đã thanh toán, ứng trước, hoặc giảm trừ công nợ. Tài khoản 131 có thể có số dư bên Nợ (khách hàng còn nợ) hoặc bên Có (doanh nghiệp nợ lại khách hàng).

Bên Nợ Phải thu khách hàng, doanh thu chưa thu tiền
Bên Có Khách hàng ứng trước, trả hàng, chiết khấu thương mại

Phân loại khoản phải thu khách hàng ngắn hạn và dài hạn

Theo thời gian thu hồi, khoản phải thu khách hàng được chia thành ngắn hạn (dưới 12 tháng) và dài hạn (trên 12 tháng). Việc phân loại đúng giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và khả năng thanh toán trên báo cáo kế toán.

 

Nghiệp vụ kế toán phản ánh phải thu khách hàng ghi bên Nợ và bên Có

Ghi nhận doanh thu bán hàng, dịch vụ ghi bên Nợ tài khoản 131

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Bán hàng trị giá 110 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT 10%), khách hàng chưa thanh toán. Kế toán ghi: Nợ 131: 110 triệu / Có 511: 100 triệu / Có 3331: 10 triệu.

Ghi nhận thanh toán, ứng trước, chiết khấu, trả hàng ghi bên Có tài khoản 131

Khi khách hàng thanh toán hoặc trả hàng, kế toán ghi:

Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Nợ TK 111, 112 (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) hoặc Nợ TK 521, 531, 532 (chiết khấu, hàng trả lại).

Ví dụ: Khách hàng ứng trước 50 triệu, kế toán ghi: Nợ 111/Có 131: 50 triệu.

Xử lý số dư lưỡng tính và giám sát công nợ dư Có

Tài khoản 131 có thể dư Nợ hoặc dư Có tùy tình huống. Dư Nợ cho thấy khách hàng còn nợ doanh nghiệp; dư Có thể do khách ứng trước hoặc ghi nhận sai bút toán. Kế toán cần đối chiếu chi tiết từng khách hàng, không bù trừ công nợ giữa các đối tượng để đảm bảo minh bạch.

Lưu ý, sai sót thường gặp và cách khắc phục trong kế toán tài khoản 131

Những lỗi phổ biến khi hạch toán tài khoản 131

Doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa khoản phải thu và ứng trước của khách, không theo dõi chi tiết từng đối tượng hoặc hạch toán sai chiều Nợ – Có. Điều này dẫn đến sai lệch công nợ và báo cáo tài chính không chính xác.

Tuân thủ nguyên tắc kế toán và pháp luật hiện hành

Kế toán cần tuân thủ Luật Kế toán 2015, Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC. Tất cả hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán phải được lưu trữ đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Case study kế toán SME quản lý hiệu quả tài khoản 131

Một doanh nghiệp thương mại nhỏ thường xuyên bán hàng trả chậm. Sau khi áp dụng phần mềm kế toán và đối chiếu định kỳ công nợ theo từng khách hàng, doanh nghiệp giảm 30% rủi ro nợ quá hạn và cải thiện dòng tiền đáng kể.

 

FAQ – Giải đáp về phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay Có

Q1: Phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay bên Có?
A: Thông thường, tài khoản 131 ghi bên Nợ khi khách hàng còn nợ tiền hàng, và ghi bên Có khi khách ứng trước hoặc doanh nghiệp nhận lại tiền do trả hàng, chiết khấu.

Q2: Khi nào phát sinh số dư Có tài khoản 131?
A: Khi khách hàng ứng tiền trước hoặc hạch toán sai chiều. Kế toán cần kiểm tra và điều chỉnh kịp thời để phản ánh đúng tình hình công nợ.

Q3: Làm sao phân biệt ứng trước khách hàng và doanh thu?
A: Ứng trước chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, chỉ ghi giảm công nợ phải thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.

Q4: Số dư lưỡng tính tài khoản 131 ảnh hưởng gì đến báo cáo tài chính?
A: Nếu không được phân loại đúng, số dư lưỡng tính có thể làm sai lệch tài sản và nợ phải trả, ảnh hưởng đến khả năng đánh giá công nợ của doanh nghiệp.

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ phải thu khách hàng ghi bên Nợ hay Có và cách hạch toán tài khoản 131 chính xác theo quy định. Kế toán viên nên thường xuyên đối chiếu công nợ, rà soát chứng từ và áp dụng chuẩn mực kế toán để đảm bảo minh bạch, giảm sai sót và nâng cao uy tín tài chính doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề