Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là tình huống thường gặp trong thực tế và tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế đối với doanh nghiệp bán hàng. Khi bên mua bị cơ quan thuế xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hóa đơn xuất cho đơn vị này có thể bị xem là không hợp pháp, dẫn đến việc không được kê khai thuế GTGT đầu ra, không được ghi nhận chi phí hợp lệ hoặc thậm chí bị coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Do đó, kế toán và doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định pháp luật, biết cách kiểm tra trạng thái người nộp thuế trước khi lập hóa đơn, đồng thời nắm được cách xử lý nếu hóa đơn đã xuất cho doanh nghiệp thuộc diện này. Điều này giúp hạn chế rủi ro bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính và bảo vệ uy tín doanh nghiệp trong giao dịch thương mại.

Khái quát về xuất hóa đơn khi công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Quy định pháp luật về nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp lệ phải thể hiện đầy đủ thông tin về tên, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh của bên bán. Địa chỉ này phải khớp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế. Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ mà chưa cập nhật thông tin với cơ quan thuế thì hóa đơn xuất ra có thể bị coi là không hợp lệ.

Thế nào là công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Căn cứ thông báo từ cơ quan thuế, một doanh nghiệp được xem là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký khi:

  • Không có người đại diện hoặc hoạt động kinh doanh thực tế tại địa chỉ đăng ký;
  • Không tiếp nhận văn bản từ cơ quan thuế;
  • Bị ghi nhận “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Tính hợp pháp và giá trị pháp lý của hóa đơn xuất trong trường hợp này

Nếu doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký nhưng vẫn xuất hóa đơn, các hóa đơn này có thể bị coi là không hợp pháp nếu phát sinh sau thời điểm cơ quan thuế ban hành thông báo. Những hóa đơn như vậy không có giá trị khấu trừ thuế GTGT, không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Tìm hiểu thêm: Xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Ảnh hưởng và rủi ro khi xuất hóa đơn không đúng địa chỉ đăng ký

Rủi ro thuế đối với người bán và người mua

  • Người bán: Có thể bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế hóa đơn.
  • Người mua: Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Rủi ro bị thanh tra, kiểm tra và mất uy tín trong giao dịch thương mại.

Hậu quả pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các vi phạm liên quan đến hóa đơn của công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có thể bị xử phạt từ 10 – 50 triệu đồng tùy mức độ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bị cưỡng chế hóa đơn và tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi không cập nhật hoặc báo cáo kịp thời

Doanh nghiệp có nghĩa vụ cập nhật thông tin địa chỉ với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu không thực hiện đúng hạn, vừa bị xử phạt hành chính, vừa ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hóa đơn phát sinh.

Hướng dẫn xử lý và các lưu ý khi gặp trường hợp hóa đơn không hợp lệ do công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Kiểm tra thông tin người bán, xác thực địa chỉ kinh doanh trên hóa đơn

Kế toán viên cần:

  • Tra cứu mã số thuế tại website của Tổng cục Thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn);
  • Kiểm tra trạng thái hoạt động, địa chỉ và ngày ghi nhận tình trạng “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” của người bán;
  • Lưu giữ bản tra cứu kèm chứng từ giao dịch để chứng minh tính hợp lệ (nếu có).

Xử lý hóa đơn đầu vào khi người bán không hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh

  • Không kê khai thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn phát sinh sau ngày người bán bị xác nhận không hoạt động;
  • Không đưa vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN;
  • Thực hiện điều chỉnh lại kê khai thuế, giải trình với cơ quan thuế khi cần.

Thủ tục cập nhật thông tin kinh doanh với cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ hoạt động gồm:

  • Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh;
  • Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới;
  • Tờ khai thuế thay đổi thông tin;
  • Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và Chi cục Thuế quản lý.

Kinh nghiệm thực tế và lưu ý quan trọng cho kế toán viên và chủ doanh nghiệp

  • Luôn kiểm tra địa chỉ, mã số thuế của đối tác trước khi thanh toán hoặc nhận hóa đơn;
  • Khi phát hiện rủi ro, dừng kê khai và chủ động làm việc với người bán hoặc cơ quan thuế;
  • Thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn định kỳ để tránh rủi ro thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký có được xuất hóa đơn không?
A: Không. Nếu doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế xác định là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, các hóa đơn phát sinh sau thời điểm này có thể bị coi là không hợp lệ.

Q2: Hóa đơn của công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có khấu trừ thuế được không?
A: Không. Người mua không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN.

Q3: Làm sao kiểm tra xem công ty có hoạt động tại địa chỉ đăng ký hay không?
A: Truy cập Cổng thông tin Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin mã số thuế và trạng thái hoạt động.

Q4: Cần làm gì khi phát hiện hóa đơn đầu vào của công ty không hoạt động tại địa chỉ?
A: Không kê khai hóa đơn, không đưa vào chi phí, lập biên bản ghi nhận, điều chỉnh kê khai thuế và thông báo với cơ quan thuế nếu cần thiết.

Kết luận:

Việc xuất hóa đơn khi công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và pháp lý cho cả người bán và người mua. Kế toán viên và chủ doanh nghiệp cần thận trọng kiểm tra thông tin đối tác, đồng thời cập nhật kịp thời với cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Bài viết cùng chủ đề