Mẫu công văn giải trình thuế 2025 – Hướng dẫn viết chi tiết
Bạn đang tìm mẫu công văn giải trình thuế mới nhất năm 2025 kèm hướng dẫn cách viết để gửi cho cơ quan thuế? Bài viết này cung cấp đầy đủ:
-
Mẫu công văn chuẩn định dạng hành chính – dễ copy hoặc tải về.
-
Giải thích các trường hợp phải lập công văn giải trình.
-
Cách viết công văn theo đúng quy định Thông tư 156/2013/TT-BTC.
-
Những lỗi kế toán thường mắc khi gửi công văn giải trình thuế.
Đây là nội dung mà kế toán và doanh nghiệp thường xuyên tìm kiếm, đặc biệt khi nhận thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế.
1. Mẫu công văn giải trình thuế – Tổng quan & Phân loại
1.1 Công văn giải trình thuế là gì?
Công văn giải trình thuế là văn bản doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế nhằm giải thích các vấn đề phát sinh trong quá trình:
-
Kê khai thuế
-
Nộp thuế
-
Điều chỉnh hóa đơn
-
Quyết toán thuế
-
Hoàn thuế
-
Truy thu, chậm nộp hoặc sai sót hệ thống
Đây là tài liệu bắt buộc khi doanh nghiệp cần làm rõ số liệu hoặc thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế.
1.2 Các loại công văn giải trình thuế phổ biến
Kế toán thường phải lập công văn trong các trường hợp:
-
Giải trình chậm nộp tờ khai do lỗi hệ thống, sự cố kỹ thuật, thiên tai, ốm đau…
-
Giải trình hóa đơn sai sót, nhầm chỉ tiêu, hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn.
-
Giải trình số liệu không khớp giữa tờ khai thuế và báo cáo tài chính.
-
Giải trình hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ truy thu hoặc kiểm tra sau hoàn thuế.
-
Giải trình khi cơ quan thuế gửi thông báo “Yêu cầu bổ sung – giải trình”.
2. Mẫu công văn giải trình thuế mới nhất 2025 (Copy & Download)
👉 Tải Mẫu công văn giải trình thuế 2025 (Word)
3. Cách viết công văn giải trình thuế theo quy định 2025
3.1 Nội dung bắt buộc phải có
-
Quốc hiệu, tiêu ngữ
-
Tên công văn (“Công văn giải trình…” + nội dung cụ thể)
-
Cơ quan thuế tiếp nhận
-
Thông tin doanh nghiệp (MST, địa chỉ, người đại diện)
-
Nội dung giải trình chi tiết
-
Nguyên nhân và căn cứ pháp lý
-
Biện pháp xử lý & cam kết
-
Chữ ký, đóng dấu hoặc chữ ký số
3.2 Hướng dẫn trình bày nội dung giải trình
-
Trình bày ngắn gọn, chính xác, rõ ràng, tuyệt đối không cảm tính.
-
Nên dẫn chiếu điều luật để tăng tính thuyết phục (nếu cần).
-
Nếu lỗi do phần mềm (HTKK, ETAX), phải đính kèm ảnh chụp màn hình lỗi.
-
Nếu liên quan đến hóa đơn sai → đính kèm hóa đơn bản scan.
3.3 Lưu ý quan trọng
-
Gửi đúng cơ quan thuế quản lý MST.
-
Không để thiếu thông tin về kỳ thuế hoặc số chứng từ.
-
Không sử dụng ngôn ngữ mơ hồ (“bị lỗi”, “không để ý”, “quên”…).
4. Thủ tục gửi công văn giải trình thuế
4.1 Gửi qua cổng Thuế điện tử (ETAX)
-
Đăng nhập → Gửi hồ sơ → Tài liệu khác → Đính kèm công văn (.PDF).
-
Ký điện tử bằng chữ ký số.
-
Theo dõi mục “Thông báo” để biết yêu cầu bổ sung.
4.2 Gửi trực tiếp bằng bản giấy
-
In công văn + phụ lục đính kèm.
-
Đến Bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế.
-
Nhận số công văn và biên nhận.
4.3 Các lỗi thường gặp
-
Gửi sai cơ quan thuế → hồ sơ bị treo (không có phản hồi).
-
Bỏ sót phụ lục → bị yêu cầu giải trình lại.
-
Không có biện pháp khắc phục → công văn bị đánh giá “không đạt”.
5. Kinh nghiệm thực tế khi giải trình thuế (Kế toán 2025 cần nhớ)
-
Luôn lưu lại hồ sơ: email, hóa đơn, biên nhận, ảnh chụp màn hình.
-
Nếu không chắc chắn → gọi trực tiếp cán bộ quản lý thuế để hỏi yêu cầu.
-
Đối chiếu số liệu trước khi giải trình để tránh giải trình sai lần 2.
-
Khi số liệu phức tạp → nên nhờ dịch vụ kế toán hoặc chuyên gia thuế xem trước.
6. FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Công văn giải trình thuế gồm những nội dung gì bắt buộc?
Thông tin doanh nghiệp, nội dung giải trình, nguyên nhân, biện pháp khắc phục, chữ ký/dấu.
2. Không phải mọi sai sót đều cần công văn giải trình đúng không?
Đúng. Chỉ cần lập khi:
-
Doanh nghiệp chủ động giải trình
-
Hoặc cơ quan thuế yêu cầu
3. Thời hạn gửi công văn giải trình là bao lâu?
Tối đa 10–15 ngày từ khi nhận yêu cầu/nhận thông báo.
4. Công văn gửi điện tử có cần đóng dấu không?
Không, chỉ cần chữ ký số hợp lệ.
Kết luận
Việc sử dụng đúng mẫu công văn giải trình thuế 2025 giúp kế toán làm việc với cơ quan thuế thuận lợi, tránh bị xử phạt hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
Bài viết cùng chủ đề
