Chữ ký số , HĐĐT

baothutruong
Tháng mười một 13, 2025
Chữ ký số, Hóa đơn điện tử

Chữ ký số và hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hai yếu tố gắn bó trong hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Từ năm 2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP bắt buộc doanh nghiệp sử dụng HĐĐT. Tuy nhiên, việc ký số trên mỗi hóa đơn vẫn là băn khoăn của nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp. Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/6/2025, đã điều chỉnh quy định này, tạo sự linh hoạt hơn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khái niệm và vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Định nghĩa chữ ký số và hóa đơn điện tử

Chữ ký số là một chuỗi ký tự điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa bất đối xứng theo công nghệ PKI, giúp xác thực danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Theo Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống khi được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận.

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do người bán lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Việc kết hợp chữ ký số vào HĐĐT giúp tăng tính bảo mật, chống giả mạo và đảm bảo tính xác thực của giao dịch thương mại.

Các loại chữ ký số sử dụng trong hóa đơn điện tử

Hiện nay có ba loại chữ ký số được áp dụng cho hóa đơn điện tử:

+ Chữ ký số tổ chức: Được cấp cho doanh nghiệp, tổ chức, sử dụng để ký các văn bản, hóa đơn nhân danh đơn vị. Đây là loại phổ biến nhất trong thực tế doanh nghiệp.

+ Chữ ký số cá nhân: Cấp cho cá nhân như giám đốc, kế toán trưởng để ký nhân danh cá nhân trên các chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.

+ Chữ ký số người ủy quyền: Áp dụng khi người đại diện pháp luật ủy quyền cho nhân viên kế toán hoặc bộ phận liên quan thực hiện việc ký hóa đơn điện tử thay mặt doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về chữ ký số trên hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Tổng quan Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ yêu cầu hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán để đảm bảo tính xác thực. Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng chữ ký số, trong đó nhấn mạnh hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã có yêu cầu khác nhau về việc sử dụng chữ ký số.

Theo quy định này, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Trong khi đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số vì đã được cơ quan thuế xác thực và cấp mã thông qua hệ thống.

Điều chỉnh và bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/6/2025 đã tạo ra thay đổi quan trọng. Theo đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, giúp giảm chi phí và đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn sử dụng chữ ký số để tăng tính bảo mật nếu muốn.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, quy định về việc bắt buộc có chữ ký số vẫn được duy trì. Điều này đảm bảo tính xác thực và chống gian lận trong các giao dịch thương mại không qua sự giám sát trực tiếp của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của người bán và người mua trong việc ký số hóa đơn

Người bán có trách nhiệm đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đúng, đủ thông tin và ký số hợp lệ theo quy định. Việc sử dụng chữ ký số không hợp lệ hoặc giả mạo có thể dẫn đến xử phạt hành chính và hóa đơn bị coi là không hợp pháp.

Người mua không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn điện tử trừ trường hợp đặc biệt như hóa đơn xuất khẩu hoặc theo thỏa thuận riêng. Tuy nhiên, người mua cần kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số và thông tin trên hóa đơn trước khi sử dụng làm chứng từ kế toán và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Các bước tạo chữ ký số và ứng dụng công nghệ bảo mật PKI

Để tạo chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA.

– Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm giấy phép kinh doanh, giấy ủy quyền, CMND/CCCD của người đại diện.

– Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán phí dịch vụ. Thời gian cấp chữ ký số thường từ 1-3 ngày làm việc.

– Bước 4: Nhận token USB chứa chữ ký số và cài đặt phần mềm hỗ trợ trên máy tính dùng để ký hóa đơn điện tử.

Công nghệ PKI đảm bảo mỗi chữ ký số có cặp khóa công khai và khóa riêng tư, trong đó khóa riêng tư được bảo mật tuyệt đối và chỉ người sở hữu mới có thể sử dụng.

Phần mềm, nền tảng và dịch vụ hỗ trợ ký số HĐĐT

Hiện nay có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chức năng ký số như VNPT Invoice, Viettel eInvoice, MISA meInvoice, Fast Invoice. Các nền tảng này cho phép doanh nghiệp lập và ký số hàng loạt hóa đơn một cách tự động, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần chú ý các tiêu chí: tích hợp với phần mềm kế toán hiện có, hỗ trợ ký số từ xa, có chức năng sao lưu và lưu trữ hóa đơn theo chuẩn mực kế toán, đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế và cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Kinh nghiệm thực tế và lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp SME mắc lỗi khi không gia hạn chữ ký số đúng thời hạn, dẫn đến hóa đơn điện tử không hợp lệ. Chữ ký số thường có thời hạn từ 1-3 năm, doanh nghiệp cần theo dõi và gia hạn trước khi hết hạn để tránh gián đoạn hoạt động.

Ngoài ra, cần bảo mật token USB chứa chữ ký số, không chia sẻ mật khẩu và chỉ giao quyền ký cho nhân viên có trách nhiệm. Trong trường hợp token bị mất hoặc nghi ngờ bị xâm phạm, cần báo ngay cho tổ chức cấp chứng thực để thu hồi và cấp lại chữ ký số mới.

FAQ – Giải đáp nhanh về chữ ký số và hóa đơn điện tử

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì và vai trò ra sao?

Chữ ký số trên HĐĐT là chuỗi ký tự điện tử dùng để xác thực danh tính người bán và đảm bảo hóa đơn không bị chỉnh sửa sau khi ký. Vai trò của nó là tăng tính bảo mật, chống giả mạo và tạo giá trị pháp lý cho hóa đơn điện tử.

Có bắt buộc phải ký số trên tất cả các hóa đơn điện tử không?

Không. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số. Chỉ hóa đơn điện tử không có mã mới bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

Cách tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Doanh nghiệp đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, nộp hồ sơ và nhận token USB. Sau đó cài đặt phần mềm hỗ trợ và tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện ký số tự động.

Xử lý ra sao nếu chữ ký số trên hóa đơn điện tử không hợp lệ?

Nếu chữ ký số không hợp lệ do hết hạn hoặc lỗi kỹ thuật, doanh nghiệp cần lập lại hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và thông báo cho người mua để điều chỉnh hạch toán kế toán kịp thời.

Chi phí sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp là bao nhiêu?

Chi phí chữ ký số dao động từ 800.000 – 2.000.000 đồng/năm tùy loại và nhà cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa chi phí và lợi ích bảo mật, đặc biệt với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Chữ ký số cùng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số tại doanh nghiệp Việt Nam. Nắm vững quy định pháp luật, đặc biệt Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tuân thủ, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình kế toán. Doanh nghiệp cần cân nhắc việc sử dụng hóa đơn có mã hay không để quyết định đầu tư chữ ký số. Đồng thời, việc cập nhật thường xuyên các thông tư hướng dẫn từ Bộ Tài chính và cơ quan thuế giúp hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính theo chuẩn mực Việt Nam.

Bài viết cùng chủ đề