Mua hàng của công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Quy định & cách xử lý mới nhất

Tổng quan về mua hàng của công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Khái niệm “công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ đảm bảo địa chỉ hoạt động đúng theo hồ sơ đã đăng ký. Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý kiểm tra và không xác định được doanh nghiệp hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp có thể bị đưa vào danh sách:

• “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”

• “Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục”

• “Doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh”

Dấu hiệu nhận biết phổ biến:

• Bưu phẩm cơ quan thuế gửi trả lại.

• Không liên lạc được người đại diện pháp luật.

• Cơ sở kinh doanh không tồn tại tại địa chỉ trên hóa đơn.

• Mã số thuế bị “treo”, bị thông báo không còn hoạt động.

Rủi ro khi mua hàng từ công ty không hoạt động

Mua hàng từ doanh nghiệp thuộc nhóm này tiềm ẩn nhiều vấn đề:

Rủi ro pháp lý & thuế

• Hóa đơn có thể bị cơ quan thuế từ chối tính hợp lệ.

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Không được tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

• Nguy cơ bị xem xét liên đới nếu có dấu hiệu mua bán hóa đơn.

Rủi ro tài chính – kế toán

• Khó chứng minh giao dịch thực tế.

• Mất quyền đòi lại tiền/kiện tụng do doanh nghiệp bỏ trốn.

• Gây gián đoạn chuỗi cung ứng và kế hoạch kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Quy định pháp luật liên quan và cách xử lý hóa đơn mua hàng

Quy định quản lý thuế, hóa đơn đối với công ty ngừng hoạt động

Một số căn cứ pháp lý quan trọng:

1. Luật Thuế GTGT 2008 (và các sửa đổi):
Nghiêm cấm sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn.

2. Nghị định 181/2023/NĐ-CP:
Quy định rõ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bao gồm:

• Hóa đơn hợp pháp.

• Hàng hóa/dịch vụ được cung cấp thực tế.

• Bên bán đang hoạt động tại thời điểm lập hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp bán không hoạt động tại thời điểm xuất hóa đơn → hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ.

Xử lý hóa đơn mua hàng từ công ty không hoạt động

Để xác định hóa đơn có hợp lệ hay không, cần kiểm tra:

1. Tính hợp pháp của nhà cung cấp tại thời điểm xuất hóa đơn:

   • Trạng thái mã số thuế.

   • Địa chỉ kinh doanh.

   • Thông báo của cơ quan thuế.

2. Nếu nhà cung cấp đã ngừng hoạt động trước ngày lập hóa đơn:

   • Hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT.

   • Chi phí không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

3. Nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động sau ngày xuất hóa đơn:

   • Hóa đơn vẫn được chấp nhận nếu chứng minh giao dịch thực tế, có:

     • Hợp đồng

     • Biên bản giao nhận

     • Phiếu xuất kho

     • Chứng từ thanh toán

Phương án xử lý khi phát hiện đã mua hàng từ công ty bỏ trốn

• Liên hệ cơ quan thuế để xác minh tình trạng doanh nghiệp.

• Chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, gồm:

  • Hợp đồng, báo giá

  • Biên bản giao nhận

  • Vận chuyển, phiếu nhập kho

  • Thanh toán qua ngân hàng

• Nếu còn công nợ → có thể khởi kiện (nhưng tỷ lệ thu hồi thấp).

• Xem xét ghi giảm chi phí, điều chỉnh hồ sơ thuế để tránh bị phạt.

Thực tiễn và kinh nghiệm phòng tránh rủi ro

Các bước kiểm tra doanh nghiệp trước khi mua hàng

1. Tra cứu trạng thái doanh nghiệp tại:

   • Cổng thông tin QL thuế của Tổng cục Thuế

   • Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

2. Kiểm tra:

   • Tình trạng mã số thuế (đang hoạt động, tạm ngừng, bỏ trốn).

   • Người đại diện pháp luật.

   • Ngành nghề đăng ký.

3. Yêu cầu hợp đồng, hóa đơn điện tử, chứng từ giao nhận đầy đủ.

4. Thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bán hàng.

5. Kiểm tra địa chỉ kinh doanh khi giá trị đơn hàng lớn.

Ví dụ thực tế (Case study)

Doanh nghiệp A mua vật tư xây dựng từ Công ty B.
Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế thông báo:

• Công ty B đã ngừng hoạt động trước thời điểm xuất hóa đơn.

• Hóa đơn của Công ty B bị xem là không hợp pháp.

• DN A bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT.

Cách DN A xử lý:

• Nộp hồ sơ giải trình, bổ sung:

  • Chứng từ giao nhận

  • Biên bản nghiệm thu

  • Sao kê ngân hàng

• Tuy nhiên, vì nhà cung cấp ngừng hoạt động trước thời điểm xuất hóa đơn, cơ quan thuế không chấp nhận.

Kết quả:
DN A phải:

• Truy thu thuế GTGT đã khấu trừ sai

• Bị phạt chậm nộp và loại chi phí khi tính thuế TNDN

Lời khuyên từ chuyên gia

• Luôn kiểm tra nhà cung cấp trước khi mua hàng.

• Hạn chế giao dịch với doanh nghiệp giá thấp bất thường.

• Ưu tiên các đơn vị có lịch sử giao dịch minh bạch.

• Thiết lập quy trình hậu kiểm nhà cung cấp định kỳ.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có được bán hàng không?

Không. Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký bị xem là vi phạm luật và có thể bị cơ quan thuế khóa mã số thuế.

2. Hóa đơn của công ty không hoạt động có được khấu trừ thuế không?

Không, nếu tại thời điểm xuất hóa đơn doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.

3. Làm sao để kiểm tra trạng thái hoạt động của công ty?

Bạn có thể tra cứu tại cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc Cổng đăng ký doanh nghiệp.

4. Nếu lỡ mua hàng từ công ty bỏ trốn thì phải làm sao?

• Chuẩn bị chứng từ giao dịch đầy đủ

• Liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn

• Cân nhắc điều chỉnh thuế và xử lý công nợ theo quy định pháp luật

Bài viết cùng chủ đề