Giải đáp: hàng gửi đi bán có phải xuất hóa đơn không?

Hàng gửi đi bán có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi thường gặp, đặc biệt với kế toán và doanh nghiệp SME tại Việt Nam.

Hiểu rõ quy định về thời điểm và cách lập hóa đơn đối với hàng gửi đi bán, hàng ký gửi giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế và đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và báo cáo tài chính.

Bài viết này hướng dẫn từng bước các quy định liên quan, giúp kế toán viên nắm vững nghiệp vụ và tránh sai sót.

Đây là kiến thức nền tảng quan trọng cho mọi kế toán viên làm việc với loại hình giao dịch đặc thù này.

Quy định xuất hóa đơn với hàng gửi đi bán

Khái niệm hàng gửi đi bán và hàng ký gửi

Hàng gửi đi bán là hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất hoặc mua vào, sau đó gửi cho đại lý, chi nhánh hoặc bên thứ ba để bán hộ. Doanh nghiệp vẫn là chủ sở hữu số hàng này cho đến khi giao dịch bán cuối cùng được thực hiện.

Hàng ký gửi là một dạng đặc biệt của hàng gửi đi bán, nơi bên nhận ký gửi (đại lý) bán hàng thay cho chủ hàng và hưởng hoa hồng theo thỏa thuận.

Việc phân biệt rõ ràng hai khái niệm này là rất quan trọng để xác định đúng nghĩa vụ xuất hóa đơn và hạch toán kế toán.

Quy định pháp luật hiện hành về xuất hóa đơn khi gửi hàng đi bán

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (nay là Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử) và các văn bản hướng dẫn, thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng gửi đi bán không phải là khi hàng rời kho của người gửi.

Thay vào đó, hóa đơn GTGT chỉ được lập khi bên nhận hàng (đại lý) thực sự bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng.

Quy định này đảm bảo tính chính xác của doanh thu và nghĩa vụ thuế GTGT theo từng giao dịch bán thực tế, phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Phân biệt trường hợp cần và không cần phải xuất hóa đơn

Khi hàng hóa được gửi đi bán, không phải mọi giao dịch đều yêu cầu xuất hóa đơn ngay lập tức. Dưới đây là bảng so sánh cụ thể:

Trường hợp cần xuất hóa đơn	Trường hợp chưa cần xuất hóa đơn
Khi đại lý hoặc bên nhận ký gửi đã bán được hàng hóa cho khách hàng cuối cùng.	Khi doanh nghiệp chuyển hàng từ kho đến đại lý hoặc chi nhánh để lưu trữ chờ bán.
Khi nhận được báo cáo bán hàng định kỳ hoặc từng lần từ đại lý.	Khi hàng hóa luân chuyển nội bộ giữa các kho, chi nhánh cùng một đơn vị.

Việc nắm rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp tránh sai phạm trong quản lý hóa đơn.

 

Thời điểm và cách thức xuất hóa đơn hàng gửi đi bán

Thời điểm được coi là phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn

Theo quy định hiện hành, nghĩa vụ xuất hóa đơn cho hàng gửi đi bán phát sinh khi đại lý hoặc bên nhận ký gửi đã bán hàng cho người mua.

Thời điểm xác định doanh thu là khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao, đồng thời rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu cũng được chuyển sang người mua cuối cùng.

Doanh nghiệp cần dựa vào báo cáo bán hàng của đại lý để xác định thời điểm này, không phải thời điểm xuất kho ban đầu.

Hướng dẫn lập hóa đơn cho hàng gửi bán đại lý

Khi đại lý đã bán hàng, bên giao hàng cần lập hóa đơn GTGT.

Trên hóa đơn, tên người mua là khách hàng cuối cùng hoặc theo thỏa thuận với đại lý. Nội dung hóa đơn ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế GTGT (nếu có).

Cần lưu ý rằng hóa đơn này phản ánh giao dịch bán hàng thực tế từ chủ hàng đến người tiêu dùng, không phải giao dịch giữa chủ hàng và đại lý.

Đồng thời, kế toán cần hạch toán doanh thu theo tài khoản 511 và giảm giá vốn theo tài khoản 632.

Sử dụng phiếu xuất kho và hóa đơn trong quản lý hàng gửi đi bán

Khi xuất hàng từ kho đi gửi bán cho đại lý, doanh nghiệp cần lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Phiếu xuất kho gửi bán đại lý. Phiếu này dùng để kiểm soát việc di chuyển hàng hóa, không phải là hóa đơn bán hàng. Nó chỉ là chứng từ nội bộ, ghi nhận sự luân chuyển của tài sản. Chỉ khi đại lý báo cáo đã bán hàng, doanh nghiệp mới lập hóa đơn GTGT cho số lượng hàng đã bán. Điều này giúp tách biệt rõ ràng giữa việc chuyển giao tài sản và việc ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực kế toán.

Các lưu ý khi lập hóa đơn điện tử cho hàng gửi đi bán

Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập hóa đơn cho hàng gửi đi bán càng cần được thực hiện cẩn trọng. Doanh nghiệp phải đảm bảo thông tin trên hóa đơn điện tử trùng khớp với dữ liệu báo cáo từ đại lý. Tránh tình trạng lập hóa đơn khống hoặc lập sai thời điểm, dễ dẫn đến vi phạm quy định về thuế. Việc lưu trữ chứng từ liên quan như hợp đồng đại lý, báo cáo bán hàng của đại lý cũng cần được thực hiện đầy đủ để làm căn cứ đối chiếu khi cần kiểm tra.

 

Ảnh hưởng của việc xuất hóa đơn đến kế toán và thuế

Tác động lên nghiệp vụ hạch toán và báo cáo tài chính

Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ hạch toán hàng gửi đi bán. Hàng gửi đi bán được theo dõi trên tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC). Khi xuất kho, kế toán ghi Nợ TK 157/Có TK 156 (hoặc 155). Chỉ khi đại lý báo bán được hàng, kế toán mới ghi nhận doanh thu (Nợ TK 131/Có TK 511, Có TK 3331) và đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán (Nợ TK 632/Có TK 157). Việc này đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận.

Xử lý thuế GTGT liên quan hóa đơn hàng gửi đi bán

Thuế GTGT đối với hàng gửi đi bán chỉ phát sinh khi hàng được tiêu thụ. Tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra theo đúng quy định. Nếu đại lý là bên hưởng hoa hồng và cũng là đối tượng chịu thuế GTGT, thì đại lý sẽ lập hóa đơn dịch vụ hoa hồng cho bên giao hàng. Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt về chậm nộp tờ khai hoặc sai sót trong kê khai thuế GTGT, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.

Những sai sót phổ biến và cách phòng tránh khi xuất hóa đơn cho hàng ký gửi

Một sai sót thường gặp là xuất hóa đơn ngay khi hàng rời kho đi gửi bán nhưng chưa phát sinh giao dịch bán thực tế.

Điều này dẫn đến kê khai doanh thu và thuế GTGT sớm, gây khó khăn khi đối chiếu với thực tế và ảnh hưởng đến dòng tiền.

Để phòng tránh, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình chặt chẽ với đại lý, yêu cầu báo cáo bán hàng định kỳ và rõ ràng.

Kế toán nên dựa vào các báo cáo này để lập hóa đơn và hạch toán, đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên giữa sổ sách kế toán và báo cáo đại lý.

FAQ về hàng gửi đi bán có phải xuất hóa đơn không

Q1: Hàng gửi đi bán có phải xuất hóa đơn ngay khi gửi hàng?

Trả lời: Không, chỉ khi hàng gửi bán được xác định đã bán cho khách hàng cuối cùng thì mới phải xuất hóa đơn.

Q2: Có thể dùng phiếu xuất kho thay thế hóa đơn không?

Trả lời: Phiếu xuất kho chỉ dùng làm chứng từ vận chuyển nội bộ, không phải chứng từ bán hàng thay thế hóa đơn GTGT.

Q3: Người bán hàng gửi bán đại lý có phải xuất hóa đơn cho đại lý?

Trả lời: Có, khi phát sinh giao dịch bán hàng thực tế từ đại lý đến người mua cuối cùng. Hóa đơn được lập cho người mua hàng, không phải cho đại lý.

Q4: Trường hợp không cần xuất hóa đơn khi bán hàng là gì?

Trả lời: Hàng hóa dưới 200.000 đồng/lần bán không bắt buộc phải xuất hóa đơn trừ khi người mua yêu cầu.

Qua bài viết này, hy vọng các kế toán viên và chủ doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ ràng hơn về quy định xuất hóa đơn cho hàng gửi đi bán và hàng ký gửi.

Tuân thủ đúng thời điểm và cách lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và đảm bảo minh bạch trong công tác kế toán, phản ánh chính xác tình hình tài chính.

Hãy thường xuyên rà soát quy trình nội bộ, cập nhật văn bản pháp luật mới nhất và thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ để tối ưu hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật.

Nếu có thắc mắc, nên tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo các nghiệp vụ kế toán luôn chính xác.

Bài viết cùng chủ đề