Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng là hai loại chứng từ khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp dễ nhầm lẫn, đặc biệt trong giao dịch xuất nhập khẩu. Chỉ cần dùng sai một loại hóa đơn, doanh nghiệp có thể mất quyền khấu trừ thuế, không được áp dụng thuế suất 0% hoặc bị cơ quan hải quan, thuế, kiểm toán yêu cầu giải trình rất phức tạp. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ bản chất từng loại hóa đơn, cách phân biệt, thời điểm sử dụng, cũng như hướng dẫn thực hành theo đúng quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành.

1. Tổng quan về hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

1.1. Khái niệm và mục đích sử dụng từng loại hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ do người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế, dùng để ghi nhận doanh thu, thuế đầu ra và làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế. Nội dung trên hóa đơn phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, chữ ký số và định dạng theo pháp luật hiện hành.

Hóa đơn thương mại là chứng từ trong ngoại thương, thể hiện giá trị lô hàng, điều kiện thanh toán và giao hàng giữa bên mua và bên bán. Loại chứng từ này chủ yếu phục vụ hồ sơ hải quan, thanh toán quốc tế và không phải là hóa đơn thuế nội địa.

1.2. Các tiêu chí so sánh chính giữa hai loại hóa đơn

Tiêu chí	Hóa đơn thương mại	Hóa đơn giá trị gia tăng
Mục đích	Thanh toán, khai hải quan	Kê khai thuế, ghi nhận doanh thu
Thuế giá trị gia tăng	Không phải chứng từ thuế nội địa	Thể hiện rõ thuế suất, tiền thuế

Từ bảng so sánh, có thể thấy mỗi loại hóa đơn được thiết kế cho một mục đích riêng, không thể tùy tiện thay thế cho nhau trong công tác kế toán và thuế.

1.3. Vai trò của từng loại hóa đơn trong hệ thống chứng từ kế toán

Hóa đơn giá trị gia tăng nằm ở trung tâm chuỗi chứng từ kế toán, là căn cứ ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và đầu vào, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Hóa đơn thương mại lại gắn chặt với hồ sơ xuất nhập khẩu, được lưu cùng hợp đồng ngoại thương, chứng từ vận tải, chứng từ đóng gói và tờ khai hải quan để chứng minh giao dịch với đối tác nước ngoài.

1.4. Những nhầm lẫn phổ biến về hai loại hóa đơn

Không ít doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần hóa đơn thương mại là đủ để hạch toán doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng, dẫn đến thiếu hóa đơn nội địa hợp lệ và bị loại chi phí hoặc bị ấn định thuế.

Cũng có trường hợp tưởng hóa đơn giá trị gia tăng có thể thay thế hoàn toàn hóa đơn thương mại trong hồ sơ hải quan, khiến tờ khai bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian thông quan.

Tìm hiểu thêm: Hạch toán hóa đơn đầu vào bị bỏ sót năm trước 

2. Quy định pháp lý và cách sử dụng hóa đơn thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng

2.1. Căn cứ pháp lý về hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng hiện nay chủ yếu được lập dưới dạng điện tử theo quy định về hóa đơn chứng từ và hướng dẫn của cơ quan tài chính. Nội dung bắt buộc gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và chữ ký số.

Kế toán cần nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, thời điểm kê khai thuế, cũng như cách xử lý khi hóa đơn sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế để tránh rủi ro khi thanh tra.

2.2. Quy định về hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc khi lập hồ sơ hải quan cho hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Nội dung thường thể hiện giá hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, số hợp đồng và thông tin hàng hóa chi tiết.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn thương mại hoặc kèm thêm chứng từ giải trình khi có nhiều chứng từ cho một tờ khai, vì vậy việc quản lý và lưu trữ cần chặt chẽ.

2.3. Khi nào dùng hóa đơn thương mại, khi nào dùng hóa đơn giá trị gia tăng

Bán hàng trong nước cho khách hàng nội địa thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng phù hợp với phương pháp tính thuế của doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại không có giá trị thay thế cho chứng từ thuế này.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp thường lập hóa đơn thương mại để làm hồ sơ hải quan và lập hóa đơn giá trị gia tăng thuế suất không phần trăm để kê khai thuế, nếu đáp ứng đủ điều kiện về chứng từ và thanh toán.

2.4. Quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hai loại hóa đơn

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, kế toán cần đối chiếu hợp đồng, biên bản giao nhận, mức thuế suất, kiểm tra mã số thuế của khách hàng, ký số và gửi cho người mua, đồng thời kê khai đúng kỳ.

Khi lập hóa đơn thương mại, cần thống nhất với hợp đồng ngoại thương về đơn giá, điều kiện giao hàng và đơn vị tiền tệ, sau đó lưu trữ cùng tờ khai hải quan và chứng từ vận tải để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan.

3. Ảnh hưởng đến kế toán, thuế và case thực tế doanh nghiệp Việt Nam

3.1. Kế toán doanh thu và thuế giá trị gia tăng dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ để ghi nhận doanh thu, thuế phải nộp và chi phí được trừ. Chỉ những hóa đơn hợp lệ, hợp pháp, hợp lý mới được sử dụng để kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Hóa đơn thương mại không thay thế được chức năng này, dù số tiền thể hiện có thể trùng với giá trị hợp đồng hoặc giá trị trên tờ khai hải quan.

3.2. Xử lý kế toán và thuế khi chỉ có hóa đơn thương mại

Một số giao dịch xuất khẩu hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài chỉ có hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đối chiếu với quy định về điều kiện áp dụng thuế suất không phần trăm để xác định nghĩa vụ thuế.

Nếu thiếu một trong các chứng từ quan trọng, rủi ro là không được áp dụng thuế suất ưu đãi, bị truy thu và tính tiền chậm nộp, ảnh hưởng lớn tới dòng tiền.

3.3. Tình huống minh họa tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

Giả sử một công ty thương mại tại thành phố lớn bán hàng cho khách nước ngoài, giao hàng tại cảng biển trong nước. Doanh nghiệp lập hóa đơn thương mại, làm tờ khai hải quan nhưng quên lập hóa đơn giá trị gia tăng thuế suất không phần trăm cho lô hàng.

Khi quyết toán, cơ quan thuế không chấp nhận ghi nhận doanh thu xuất khẩu theo hưởng thuế suất ưu đãi, yêu cầu điều chỉnh và bổ sung hóa đơn, gây mất thời gian và tiềm ẩn nguy cơ phạt chậm kê khai.

3.4. Sai lầm thường gặp và cách khắc phục khi dùng hai loại hóa đơn

+ Dùng hóa đơn thương mại thay cho hóa đơn giá trị gia tăng trong bán hàng nội địa, dẫn đến thiếu chứng từ thuế hợp lệ và không kê khai đúng kỳ.

+ Kê khai thuế dựa trên giá trị trên hóa đơn thương mại mà không đối chiếu với tờ khai hải quan và hóa đơn nội địa, khiến số liệu lệch giữa sổ sách và hồ sơ hải quan.

– Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình đối chiếu định kỳ giữa hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan, đồng thời đào tạo kế toán về cách sử dụng từng loại hóa đơn đúng mục đích.

Tham khảo thêm: Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không? Khi nào cần dùng đến hóa đơn thương mại?

4. FAQ về hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Câu 1: Hóa đơn thương mại có thể thay hóa đơn giá trị gia tăng không?

Không. Hóa đơn thương mại không phải là hóa đơn thuế nội địa nên không dùng để kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.

Câu 2: Xuất khẩu có cần lập cả hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn thương mại không?

Với hàng hóa xuất khẩu đủ điều kiện áp dụng thuế suất không phần trăm, doanh nghiệp thường cần lập cả hóa đơn thương mại cho hồ sơ hải quan và hóa đơn giá trị gia tăng để kê khai thuế. Hai chứng từ này bổ trợ cho nhau chứ không thay thế nhau.

Câu 3: Hóa đơn thương mại có phải kê khai thuế giá trị gia tăng không?

Hóa đơn thương mại không được kê khai trực tiếp trên tờ khai thuế giá trị gia tăng, vì không phải là hóa đơn thuế theo mẫu của cơ quan tài chính. Tuy nhiên, số liệu trên hóa đơn thương mại vẫn phải khớp với tờ khai hải quan, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán.

Câu 4: Nên lưu trữ hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cần lưu trữ trên hệ thống theo đúng thời hạn của luật kế toán, bảo đảm tra cứu và xuất trình được khi kiểm tra. Hóa đơn thương mại nên lưu cùng hợp đồng, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan để chứng minh đầy đủ giao dịch xuất nhập khẩu.

Tóm lại, hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng có vai trò khác nhau nhưng lại gắn chặt trong chuỗi chứng từ kế toán và thuế của doanh nghiệp. Hiểu đúng bản chất, mục đích và cách sử dụng từng loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, bảo vệ quyền lợi về thuế, đồng thời nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính khi làm việc với cơ quan quản lý, ngân hàng và kiểm toán. Kế toán và chủ doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát quy trình lập, lưu trữ hóa đơn, cập nhật quy định mới và hoàn thiện hệ thống chứng từ nội bộ.

Bài viết cùng chủ đề

::contentReference[oaicite:0]{index=0}