Mã định danh doanh nghiệp là gì?

Mã định danh doanh nghiệp là mã duy nhất dùng để nhận diện doanh nghiệp trong giao dịch điện tử, đặc biệt trên nền tảng VNeID từ 01/7/2025. Hiểu đúng mã định danh, khác với mã số thuế hay mã số doanh nghiệp, giúp kế toán kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN chính xác và tránh rủi ro khi quyết toán. Mã này cũng được sử dụng trên hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính và hồ sơ kê khai thuế hằng năm.

Khái niệm và quy định pháp lý về mã định danh doanh nghiệp

Định nghĩa mã định danh doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Theo các hướng dẫn mới, mã định danh điện tử của doanh nghiệp là chuỗi ký tự biểu diễn tương ứng với mã số doanh nghiệp theo pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã duy nhất. Mã này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia BHXH, được dùng thống nhất trong giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước và khi lập chứng từ hợp lệ phục vụ kế toán, quyết toán thuế. 

Tham khảo thêm: Mã số doanh nghiệp có phải mã số thuế không?

Vai trò và ý nghĩa của mã định danh trong quản lý doanh nghiệp và thuế

Quyết định 20/2020/QĐ-TTg quy định mã định danh điện tử là chuỗi ký tự dùng để xác định duy nhất cơ quan, tổ chức trong kết nối, chia sẻ dữ liệu.  Với doanh nghiệp, mã định danh giúp đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan thuế, đăng ký kinh doanh, BHXH, ngân hàng. Khi kê khai thuế GTGT, lập hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133, việc sử dụng đúng mã định danh bảo đảm minh bạch, giảm nhầm lẫn và hỗ trợ cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ thuế chính xác hơn.

Khái niệm	Mục đích chính
Mã số thuế / mã số doanh nghiệp	Quản lý nghĩa vụ thuế, đăng ký doanh nghiệp, quyết toán thuế TNDN, TNCN
Mã định danh điện tử doanh nghiệp	Định danh pháp nhân số trong mọi giao dịch điện tử, tích hợp với VNeID, cổng dịch vụ công

Thủ tục đăng ký và sử dụng mã định danh doanh nghiệp

Trình tự, thủ tục đăng ký mã định danh điện tử cho doanh nghiệp

Theo Nghị định về định danh, doanh nghiệp đăng ký tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID. Người đại diện theo pháp luật sử dụng tài khoản VNeID mức 2, chọn “Định danh tổ chức”, nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp, xác thực bằng vân tay hoặc khuôn mặt và gửi yêu cầu. Thường quy trình gồm 5 bước cơ bản: đăng nhập, chọn định danh tổ chức, khai thông tin, xác thực sinh trắc học và chờ phê duyệt. 

Sử dụng mã định danh trong kê khai thuế và hồ sơ kế toán

Sau khi được cấp, mã định danh được dùng nhất quán trên tờ khai thuế GTGT, tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn thuế, báo cáo tài chính và khi lập hóa đơn điện tử. Kế toán cần kiểm tra trùng khớp mã định danh điện tử với mã số thuế trên phần mềm hóa đơn, phần mềm kế toán để bảo đảm chứng từ hợp lệ, chi phí được trừ khi quyết toán và tránh sai sót khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

Quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp khi có mã định danh

Từ 01/7/2025, tài khoản định danh điện tử trở thành yêu cầu gần như bắt buộc trong đa số giao dịch hành chính, đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế điện tử.  Doanh nghiệp có mã định danh sẽ thực hiện thủ tục nhanh hơn, giảm hồ sơ giấy, dễ kết nối cơ quan thuế, BHXH, hải quan. Đồng thời, doanh nghiệp phải bảo mật thông tin tài khoản, phân quyền hợp lý cho kế toán, nhân sự để tránh lạm dụng, giả mạo trong giao dịch thuế.

Vấn đề thường gặp và hướng dẫn xử lý liên quan mã định danh doanh nghiệp

Các sai sót phổ biến và cách khắc phục

Sai sót thường gặp gồm: nhập sai một ký tự trong mã định danh trên hóa đơn điện tử; phần mềm kế toán dùng mã cũ, không đồng bộ với VNeID; nhầm mã định danh của đơn vị phụ thuộc với trụ sở chính. Kế toán cần rà soát định kỳ danh mục khách hàng, nhà cung cấp, đối chiếu mã với cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và cập nhật lại để tránh sai trên tờ khai quyết toán.

Rủi ro pháp lý và mức phạt liên quan mã định danh doanh nghiệp

Nếu kê khai thuế bằng mã sai, hệ thống có thể không nhận dữ liệu, gây chậm nộp, phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế. Trường hợp dùng sai mã định danh trên hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh, lập lại hóa đơn, ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí được trừ và số thuế GTGT đầu vào khi quyết toán thuế TNDN, GTGT cuối năm.

Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế và kiểm toán về mã định danh

Khi bị thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng tổng hợp mã định danh, mã số thuế của toàn bộ đơn vị liên quan, kèm theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tài liệu từ hệ thống VNeID. Việc lưu trữ chứng từ, báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán với mã định danh thống nhất giúp giải trình nhanh, giảm tranh luận và tạo sự tin tưởng với cơ quan thuế, kiểm toán độc lập.

FAQ về mã định danh doanh nghiệp

Q1: Mã định danh doanh nghiệp có phải là mã số thuế không?

Theo quy định mới, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất, đồng thời là mã số doanh nghiệp, mã số thuế và cũng là cơ sở để xác lập mã định danh điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, trong giao dịch thuế, mã định danh và mã số thuế về bản chất trùng nhau.

Q2: Làm thế nào để đăng ký mã định danh doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản định danh điện tử qua ứng dụng VNeID hoặc trực tiếp tại cơ quan công an theo mẫu TK02. Người đại diện theo pháp luật đăng nhập tài khoản VNeID mức 2, chọn định danh tổ chức, khai thông tin doanh nghiệp, xác thực sinh trắc học và gửi hồ sơ chờ phê duyệt.

Q3: Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng mã định danh điện tử?

Từ 01/7/2025, khi thực hiện đa số thủ tục hành chính điện tử như đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế, nộp báo cáo tài chính, đăng ký BHXH, doanh nghiệp được yêu cầu sử dụng tài khoản định danh điện tử và mã định danh tương ứng. Không có mã định danh, việc truy cập cổng dịch vụ công, hệ thống thuế điện tử sẽ gặp khó khăn.

Q4: Mã định danh doanh nghiệp có thể thay đổi không?

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số doanh nghiệp duy nhất trong suốt thời gian hoạt động; đây cũng là gốc để hình thành mã định danh điện tử. Trong nguyên tắc, mã này không thay đổi, trừ trường hợp đặc biệt do cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh dữ liệu và sẽ có thông báo, hướng dẫn cập nhật thông tin trên hệ thống.

Hiểu đúng “mã định danh doanh nghiệp” và áp dụng chính xác trong kế toán – thuế – quyết toán giúp tránh kê khai sai, chậm nộp và chi phí không được trừ. Kế toán nên phối hợp với pháp lý và CNTT để hoàn tất định danh điện tử, chuẩn hóa dữ liệu trên phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử, đồng thời thường xuyên cập nhật quy định và rà soát quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bài viết cùng chủ đề