Công ty bị đóng mã số thuế do không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Công ty bị đóng mã số thuế do không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là tình huống phổ biến, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ khi hợp đồng thuê kết thúc hoặc không cập nhật địa chỉ. Khi cơ quan thuế xác minh không còn hoạt động đúng địa chỉ, mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực, khóa kê khai, quyết toán và hóa đơn điện tử, dẫn đến nguy cơ truy thu thuế, tiền chậm nộp và công khai vi phạm.

Bài viết này hướng dẫn kế toán và chủ doanh nghiệp hiểu rõ hậu quả, cách xử lý và khôi phục mã số thuế theo quy định mới.

Công ty bị đóng MST không hoạt động địa chỉ là gì?

Về bản chất, doanh nghiệp bị “đóng mã số thuế” là trường hợp mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực trong hệ thống quản lý thuế. Một trong các lý do phổ biến là cơ quan thuế phối hợp địa phương kiểm tra, gửi thông báo nhiều lần nhưng xác định doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc bưu điện liên tục trả lại công văn.

Tham khảo thêm: Nợ thuế có bị đóng mã số thuế không? Giải pháp để tránh rủi ro

Căn cứ pháp lý và quy trình đóng mã số thuế

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 86/2024/TT-BTC, cơ quan thuế có quyền chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi người nộp thuế không còn hoạt động, không kê khai, không phản hồi theo yêu cầu. Đối với trường hợp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, sau khi xác minh thực tế và hết thời hạn giải trình, Chi cục Thuế sẽ ra quyết định đóng mã số thuế.

Tra cứu tình trạng đóng mã số thuế online

Kế toán có thể tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế bằng cách nhập mã số thuế doanh nghiệp. Nếu cột “Tình trạng hoạt động” hiển thị nội dung như “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” hoặc “Đã đóng mã số thuế”, doanh nghiệp chính thức không được phép tiếp tục sử dụng mã số thuế đó để kê khai, quyết toán hay phát hành hóa đơn điện tử.

Hậu quả kê khai và quyết toán thuế khi MST bị đóng

Khóa hóa đơn điện tử và tờ khai thuế

Khi mã số thuế bị đóng, hệ thống thuế và hóa đơn điện tử sẽ khóa quyền sử dụng: doanh nghiệp không thể đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử mới, các tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN nộp qua cổng điện tử dễ bị từ chối. Hóa đơn đã phát hành của doanh nghiệp bị đóng mã số thuế thường bị cơ quan thuế coi là không còn giá trị sử dụng cho mục đích khấu trừ, tính chi phí được trừ.

Trạng thái	Hóa đơn và thuế GTGT
MST đang hoạt động	Được xuất, nhận hóa đơn điện tử, được khấu trừ thuế GTGT nếu đủ điều kiện.
MST đã đóng do không hoạt động địa chỉ	Không được xuất HĐ mới, HĐ cũ dễ bị loại khỏi chi phí, không được khấu trừ GTGT.

Tiền chậm nộp và chi phí không được trừ

Nếu doanh nghiệp bị đóng mã số thuế nhưng vẫn còn nợ thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp thì các khoản này tiếp tục tính lãi 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn. Đối với bên mua, chi phí phát sinh từ hóa đơn của công ty đã bị đóng mã số thuế có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế TNDN vì không đáp ứng điều kiện về chứng từ hợp lệ.

Cách khôi phục MST và case SME thực tế

Thủ tục khôi phục mã số thuế do không hoạt động địa chỉ

Khi phát hiện doanh nghiệp bị đóng mã số thuế, bước đầu tiên là đọc kỹ thông báo của cơ quan thuế để xác định rõ lý do. Sau đó, doanh nghiệp cần làm hồ sơ điều chỉnh địa chỉ đăng ký (thông qua cơ quan đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế theo Thông tư 86), kèm hợp đồng thuê địa điểm, hình ảnh biển hiệu, giấy tờ chứng minh thực tế kinh doanh. Đồng thời, kế toán phải rà soát và nộp đủ tờ khai, quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN còn thiếu.

Sau khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan thuế phối hợp địa phương xác minh hoạt động tại địa chỉ mới. Nếu doanh nghiệp còn nhu cầu tiếp tục kinh doanh và đã khắc phục xong nghĩa vụ thuế, mã số thuế có thể được khôi phục trạng thái hoạt động. Trường hợp có vi phạm về địa chỉ kinh doanh, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, thường trong khung 5–10 triệu đồng tùy mức độ và tính chất hành vi.

Case SME và rủi ro truy thu thuế

Một SME thuê văn phòng tại Hà Nội, hết hợp đồng nhưng chuyển sang địa chỉ mới mà không cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau vài kỳ liên tiếp không nộp tờ khai thuế GTGT, Chi cục Thuế xuống kiểm tra địa chỉ cũ, không tìm thấy doanh nghiệp và ban hành quyết định đóng mã số thuế, đồng thời xử phạt vi phạm hành chính về đăng ký kinh doanh và chậm nộp hồ sơ khai thuế.

Khi doanh nghiệp muốn khôi phục mã số thuế, cơ quan thuế yêu cầu nộp bổ sung toàn bộ tờ khai, truy thu khoảng 50 triệu đồng thuế GTGT chưa nộp, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày và tiền phạt chậm nộp tờ khai. Sau khi thanh toán đầy đủ, hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, mã số thuế mới được mở lại, nhưng thông tin vi phạm vẫn được lưu trên hệ thống, gây bất lợi khi thanh tra về sau.

FAQ về công ty bị đóng mã số thuế do không hoạt động địa chỉ

Câu 1: Công ty bị đóng mã số thuế có kê khai, quyết toán thuế được không?

Khi mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực, doanh nghiệp không còn quyền nộp tờ khai thuế qua hệ thống điện tử dưới mã số đó, không đăng ký hóa đơn điện tử mới. Trước khi khôi phục, chỉ có thể làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để hoàn tất các nghĩa vụ còn tồn.

Câu 2: Hóa đơn của công ty đã bị đóng mã số thuế có được khấu trừ thuế GTGT?

Thông thường, hóa đơn đầu vào, đầu ra liên quan đến doanh nghiệp đã bị đóng mã số thuế sẽ bị cơ quan thuế xem xét rất chặt. Bên mua có thể bị loại thuế GTGT đầu vào và chi phí khi quyết toán nếu dùng hóa đơn phát sinh trong thời gian doanh nghiệp không còn hoạt động đúng quy định.

Câu 3: Muốn khôi phục mã số thuế đã đóng do không hoạt động địa chỉ phải làm gì?

Doanh nghiệp cần hoàn thiện thay đổi địa chỉ đúng quy định, nộp đủ tờ khai và nghĩa vụ thuế còn tồn, nộp hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý. Sau khi kiểm tra, xác minh thực tế, cơ quan thuế sẽ quyết định khôi phục hay không.

Câu 4: Bị xử phạt thế nào khi không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký?

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính về vi phạm quy định đăng ký kinh doanh, vi phạm về thuế, đồng thời vẫn phải nộp đủ tiền thuế, tiền chậm nộp. Mức phạt cụ thể tùy theo hành vi, nhưng việc để bị đóng mã số thuế luôn làm tăng rủi ro truy thu và bị công khai thông tin vi phạm.

Tóm lại, khi công ty bị đóng mã số thuế do không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp sẽ bị khóa hóa đơn điện tử, kê khai, quyết toán thuế, đồng thời phải chịu tiền phạt, tiền chậm nộp và có nguy cơ bị loại chi phí khi thanh tra.

Kế toán và chủ doanh nghiệp cần coi việc cập nhật địa chỉ và nộp tờ khai đúng hạn là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, không phải “thủ tục cho có”. Thường xuyên tra cứu trạng thái mã số thuế, rà soát quy trình kế toán – thuế và làm việc kịp thời với cơ quan thuế sẽ giúp xử lý, khôi phục mã số thuế, tránh để những vi phạm nhỏ trở thành rủi ro lớn trong tương lai.

Bài viết cùng chủ đề