Trả trước cho người bán là tài sản ngắn hạn hay dài hạn

Bản chất khoản trả trước cho người bán: tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

Bản chất kinh tế: vì sao ứng trước cho người bán là tài sản?

Theo chuẩn mực kế toán, tài sản là khoản mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai và doanh nghiệp có quyền kiểm soát. Khi trả trước cho người bán, doanh nghiệp có quyền nhận hàng, dịch vụ hoặc đòi lại tiền nếu hợp đồng không thực hiện, nên đây là tài sản, không phải nợ phải trả.

Điểm dễ nhầm là dùng tài khoản 331 vốn thuộc nhóm nợ phải trả. Tuy nhiên, số dư bên Nợ 331 thể hiện doanh nghiệp trả nhiều hơn số đang nợ, nên về bản chất là khoản phải thu đối với nhà cung cấp.

Phân loại ngắn hạn/dài hạn theo quy định hiện hành

Thông tư 200 và chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính quy định: tài sản ngắn hạn là khoản dự kiến thu hồi hoặc sử dụng trong vòng mười hai tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường; phần còn lại là tài sản dài hạn. Khoản trả trước cho người bán cũng phải tuân theo nguyên tắc này.

Tiêu chí	Tài sản ngắn hạn	Tài sản dài hạn
Thời gian thu hồi	≤ 12 tháng hoặc 1 chu kỳ kinh doanh	> 12 tháng

Khi nào là trả trước ngắn hạn, khi nào là trả trước dài hạn?

Trong thực tế, phần lớn hợp đồng mua hàng, dịch vụ của doanh nghiệp SME hoàn thành trong năm, nên khoản trả trước thường là tài sản ngắn hạn và được trình bày tại chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” trong nhóm các khoản phải thu ngắn hạn trên báo cáo tài chính.

Ngược lại, với hợp đồng mua máy móc trả trước nhiều đợt, hợp đồng xây dựng kéo dài hai đến ba năm, khoản trả trước vượt mười hai tháng phải xếp vào tài sản dài hạn, thuộc nhóm các khoản phải thu dài hạn, và chuyển dần sang ngắn hạn khi gần đến hạn.

So sánh nhanh với chuẩn mực quốc tế tương đương

Các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế cũng sử dụng nguyên tắc phân loại tài sản ngắn hạn và dài hạn dựa trên mốc mười hai tháng và chu kỳ kinh doanh. Khoản trả trước cho nhà cung cấp được coi là tài sản ngắn hạn nếu sẽ được bù trừ bằng hàng hóa, dịch vụ trong kỳ, và là tài sản dài hạn nếu gắn với hợp đồng dài hạn nhiều năm.

Hạch toán và trình bày khoản trả trước cho người bán theo quy định

Sơ đồ tài khoản 331 và ý nghĩa số dư bên Nợ

Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 331 dùng để phản ánh các khoản phải trả người bán. Bên Có ghi nhận số phải trả, bên Nợ ghi nhận số đã trả, đã ứng hoặc giảm nợ phải trả. Khi doanh nghiệp trả trước, số dư Nợ 331 chính là khoản tài sản giống như phải thu nhà cung cấp.

Do đó, khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần tách riêng số dư Nợ 331 theo từng đối tượng và phân loại lại vào nhóm tài sản ngắn hạn hoặc tài sản dài hạn tùy theo thời hạn thu hồi.

Ví dụ định khoản trả trước ngắn hạn và dài hạn

Ví dụ 1: Công ty thương mại ứng trước 40% tiền mua hàng, thời gian giao trong ba tháng. Khi trả trước tiền:

+ Nợ 331 (nhà cung cấp A)

+ Có 111, 112.

Khi nhận hàng:

+ Nợ 156, Nợ 133

+ Có 331.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp ứng trước 20% giá trị máy móc giao sau mười tám tháng. Về định khoản giống ví dụ trên, nhưng trên báo cáo tài chính năm hiện tại, khoản ứng trước này phải xếp vào tài sản dài hạn do thời hạn thu hồi vượt mười hai tháng.

Trình bày trên bảng cân đối kế toán theo từng chế độ

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200, khoản trả trước cho người bán ngắn hạn được trình bày tại chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” trong nhóm các khoản phải thu ngắn hạn. Khoản dài hạn được phản ánh trong nhóm các khoản phải thu dài hạn của tài sản dài hạn, có thể thuyết minh chi tiết theo từng nhà cung cấp.

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, biểu mẫu không tách riêng mã số trả trước cho người bán nhưng nguyên tắc phân loại vẫn giống: căn cứ thời hạn thu hồi để xếp vào tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn và ghi rõ trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Tác động đến chỉ tiêu tài chính và nghĩa vụ thuế

Phân loại sai khoản trả trước cho người bán sẽ làm lệch hệ số thanh toán, đặc biệt là hệ số thanh toán hiện hành và hệ số thanh toán nhanh, từ đó ảnh hưởng đến đánh giá của ngân hàng và nhà đầu tư về khả năng trả nợ của doanh nghiệp.

Về thuế, khoản trả trước chưa tạo ra chi phí được trừ. Chỉ khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp đầy đủ, kế toán mới được ghi nhận vào chi phí hoặc giá vốn theo chuẩn mực và đưa vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

FAQ – Hỏi đáp nhanh về trả trước cho người bán

Trả trước cho người bán là tài sản hay nguồn vốn?

Khoản trả trước cho người bán luôn là tài sản, cụ thể là khoản phải thu đối với nhà cung cấp. Dù sử dụng tài khoản 331, nếu số dư nằm bên Nợ thì khi lập báo cáo tài chính phải trình bày ở bên tài sản, không ghi vào phần nợ phải trả.

Khi nào trả trước cho người bán được xếp là tài sản ngắn hạn?

Khi doanh nghiệp dự kiến nhận hàng, dịch vụ hoặc thu hồi khoản ứng trước trong vòng mười hai tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh, khoản này được xếp là tài sản ngắn hạn. Khi đó, số dư Nợ 331 được tổng hợp vào nhóm các khoản phải thu ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.

Làm sao nhận biết trả trước cho người bán là tài sản dài hạn?

Nếu hợp đồng mua sắm hoặc xây dựng kéo dài trên mười hai tháng và khoản ứng trước chỉ được bù trừ khi hoàn thành hợp đồng, phần ứng trước tương ứng phải phân loại là tài sản dài hạn. Kế toán cần theo dõi riêng từng hợp đồng và chuyển dần sang tài sản ngắn hạn khi gần đến thời điểm hoàn thành.

Trả trước cho người bán khác gì chi phí trả trước ngắn hạn?

Trả trước cho người bán là khoản tiền trả trước khi nhận hàng hoặc dịch vụ, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện ghi nhận chi phí nên vẫn là khoản phải thu. Chi phí trả trước là khoản chi đã phát sinh, có chứng từ, sẽ được phân bổ dần vào chi phí trong nhiều kỳ. Nhầm lẫn hai loại này sẽ làm sai lệch chi phí doanh nghiệp.

Tóm lại, trả trước cho người bán là tài sản và cần được phân loại ngắn hạn hoặc dài hạn dựa trên thời hạn thu hồi theo quy định kế toán. Kế toán SME phải kiểm tra hợp đồng, theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp và đối chiếu số dư TK 331 với báo cáo tài chính để đảm bảo minh bạch, hỗ trợ kiểm toán và quản trị tài chính. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình hạch toán và tham khảo thêm hướng dẫn về tài sản ngắn hạn, chi phí trả trước và TK 331 để nâng cao mức độ tuân thủ.

Đọc thêm: Vật liệu phụ là tài sản ngắn hạn hay dài hạn

Bài viết cùng chủ đề