Công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp luôn là vấn đề “nóng” mỗi mùa quyết toán khi nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí và truy thu thuế vì dùng hóa đơn không hợp pháp. Theo Luật Quản lý thuế 38/2019 và Nghị định 123/2020, hóa đơn bất hợp pháp không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán TNDN. Bài viết sẽ làm rõ khung pháp lý, cách hạch toán theo VAS, hướng kê khai bổ sung và kinh nghiệm xử lý thực tế để giúp doanh nghiệp giảm rủi ro phạt và truy thu khi thanh tra thuế.

Quy định pháp lý về hóa đơn bất hợp pháp

Khái niệm và căn cứ pháp lý chính

Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn giả, hóa đơn khống, hóa đơn lập cho hàng hóa dịch vụ không phát sinh, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động nhưng vẫn xuất. Các công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp của Tổng cục Thuế đều thống nhất nguyên tắc: không chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN đối với các hóa đơn này.

Phân loại các trường hợp hóa đơn không hợp pháp

Thực tế, hóa đơn bất hợp pháp thường rơi vào vài nhóm chính: hóa đơn mua “đầu vào” để hợp thức chi phí; hóa đơn của doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế thông báo bỏ địa chỉ kinh doanh; hóa đơn sai thông tin trọng yếu (mã số thuế, tên, hàng hóa dịch vụ) không thể điều chỉnh. Những hóa đơn này khi bị phát hiện qua đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ bị cơ quan thuế ra thông báo hoặc công văn bác bỏ, yêu cầu doanh nghiệp kê khai bổ sung và điều chỉnh báo cáo tài chính.

Bảng so sánh hóa đơn hợp pháp và bất hợp pháp

Hóa đơn hợp pháp: Lập đúng thời điểm, đúng quy định Nghị định 123/2020, có hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán, tra cứu được trên hệ thống hóa đơn điện tử, đủ điều kiện là chứng từ hợp lệ để khấu trừ GTGT và tính chi phí được trừ TNDN.

Hóa đơn bất hợp pháp: Hóa đơn giả, khống, lập cho giao dịch không có thật, hoặc từ đơn vị bỏ trốn; thiếu chứng từ kèm theo, không đáp ứng điều kiện về hóa đơn điện tử và Luật Thuế GTGT, bắt buộc phải loại trừ khi kê khai và quyết toán.

Hạch toán và quyết toán thuế khi có hóa đơn bất hợp pháp

Quy trình xử lý và kê khai bổ sung thuế GTGT

Khi nhận được công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp hoặc tự phát hiện, bước đầu tiên là rà soát chứng từ hợp đồng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán. Nếu xác định là hóa đơn không hợp pháp, kế toán phải lập tờ khai bổ sung thuế GTGT: giảm số thuế GTGT đã khấu trừ ở kỳ trước, đồng thời ghi tăng số thuế GTGT phải nộp và tiền chậm nộp theo mức 0,03%/ngày. Việc bổ sung nên thực hiện sớm, trước khi cơ quan thuế kiểm tra để giảm mức xử phạt.

Hạch toán điều chỉnh chi phí và thuế TNDN

Về kế toán, nếu trước đó đã hạch toán chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào, khi bị xác định hóa đơn bất hợp pháp, kế toán phải ghi giảm chi phí và thuế GTGT được khấu trừ. Thông thường sẽ ghi Nợ tài khoản thuế GTGT phải nộp, Có tài khoản thuế GTGT được khấu trừ; đồng thời ghi giảm chi phí và tăng chi phí khác hoặc điều chỉnh lợi nhuận giữ lại tùy thời điểm phát hiện. Số chi phí bị loại sẽ phải cộng trở lại khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu tương ứng của năm đó.

Sai sót thường gặp và cách khắc phục trong thực tế SME

Lỗi phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ là chỉ tập trung vào hóa đơn, bỏ qua việc kiểm tra tính thực tế của giao dịch và đối tác (mã số thuế, trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế). Nhiều kế toán không kịp thời kê khai bổ sung khi phát hiện sai, đến khi thanh tra mới điều chỉnh nên bị phạt 20% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020. Giải pháp là kiểm tra hóa đơn điện tử ngay khi nhận, dựng quy trình phê duyệt chứng từ nội bộ, đối chiếu công nợ định kỳ và lập dự phòng rủi ro để không bị sốc dòng tiền khi bị truy thu.

Case study SME và rủi ro khi xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Ví dụ doanh nghiệp SME bị loại chi phí khi quyết toán

Giả sử doanh nghiệp A mua hàng hóa trị giá 200 triệu, thuế GTGT 20 triệu từ một nhà cung cấp sau này bị cơ quan thuế thông báo là doanh nghiệp bỏ trốn. Khi thanh tra, toàn bộ 200 triệu chi phí và 20 triệu thuế GTGT đầu vào bị loại. Doanh nghiệp phải kê khai bổ sung GTGT, nộp lại 20 triệu thuế đã khấu trừ, đồng thời tăng thu nhập chịu thuế TNDN thêm 200 triệu, dẫn đến nộp thêm thuế TNDN và tiền chậm nộp, ảnh hưởng trực tiếp lợi nhuận và dòng tiền.

Kinh nghiệm làm việc với đoàn thanh tra thuế

Khi bị yêu cầu giải trình hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, báo giá, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng để chứng minh giao dịch là có thật. Nhiều công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp cho phép xem xét giảm nhẹ, hoặc chấp nhận chi phí, nếu chứng minh được bên mua đã thực nhận hàng hóa dịch vụ và không thông đồng trốn thuế. Việc chủ động hợp tác, giải trình rõ ràng giúp giảm nguy cơ bị coi là sử dụng hóa đơn để trốn thuế.

Tác động đến báo cáo tài chính và quản trị rủi ro

Khi phải điều chỉnh hóa đơn bất hợp pháp, báo cáo tài chính sẽ bị giảm lợi nhuận, tăng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí khác. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồi tố nếu sai sót lớn, ảnh hưởng chỉ tiêu trên báo cáo tài chính đã gửi ngân hàng, nhà đầu tư. Vì vậy, ngoài việc tuân thủ hóa đơn điện tử và kê khai thuế GTGT đúng kỳ, doanh nghiệp nên xây dựng quỹ dự phòng rủi ro thuế, thường xuyên rà soát hóa đơn trước kỳ lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN để tránh cú sốc khi thanh tra.

FAQ về công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp thường yêu cầu doanh nghiệp làm gì?

Thông thường, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung thuế GTGT, loại bỏ số thuế đã khấu trừ từ hóa đơn bất hợp pháp, điều chỉnh chi phí khi quyết toán thuế TNDN và nộp tiền chậm nộp cùng tiền phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020.

Hóa đơn bất hợp pháp có được tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN không?

Không. Hóa đơn bất hợp pháp không đáp ứng điều kiện về chứng từ hợp lệ, không được tính vào chi phí được trừ. Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán phải loại phần chi phí này ra khỏi chi phí được trừ để tránh bị truy thu sau này.

Khi phát hiện hóa đơn bất hợp pháp, thời hạn kê khai bổ sung là bao lâu?

Theo Luật Quản lý thuế, người nộp thuế được kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Càng kê khai sớm, mức phạt thường nhẹ hơn so với trường hợp bị phát hiện trong quá trình thanh tra tại trụ sở doanh nghiệp.

Mức phạt thường gặp khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là gì?

Doanh nghiệp có thể bị phạt 20% số thuế thiếu, truy thu thuế GTGT, TNDN liên quan và phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp. Trường hợp bị xác định có hành vi trốn thuế, mức phạt còn nặng hơn, thậm chí có thể bị xử lý hình sự tùy số tiền và mức độ vi phạm.

Tóm lại, xử lý đúng công văn về hóa đơn bất hợp pháp không chỉ là kỹ thuật kê khai thuế GTGT và TNDN mà còn là quản trị rủi ro thuế của doanh nghiệp. Kế toán và chủ doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn điện tử, đánh giá nhà cung cấp, lưu trữ chứng từ đầy đủ và rà soát số liệu trước khi nộp quyết toán. Đồng thời, nên cập nhật quy định mới và tham khảo chuyên gia hoặc cơ quan thuế khi vướng mắc để bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro phạt, truy thu.

Bài viết cùng chủ đề