Đơn vị nào có chức năng cấp phép cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Đơn vị nào có chức năng cấp phép cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là câu hỏi mà nhiều kế toán viên doanh nghiệp nhỏ và vừa cần biết khi thực hiện kê khai thuế điện tử và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm. Từ năm 2022, việc sử dụng chữ ký số trở thành bắt buộc đối với mọi giao dịch kê khai thuế qua hệ thống iHTKK của Tổng cục Thuế, bao gồm cả quyết toán thuế TNDN, kê khai thuế GTGT và nộp báo cáo tài chính. Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Bài viết này hướng dẫn chi tiết về quy trình cấp phép, cách hạch toán chi phí chữ ký số theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và các sai lầm thường gặp khi quyết toán thuế.

Bộ Khoa học và Công nghệ – Cơ quan cấp phép chữ ký số

Quy định pháp lý về cấp phép chữ ký số công cộng

Theo Điều 14 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan duy nhất có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ này phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về vốn pháp định tối thiểu 5 tỷ đồng, hệ thống kỹ thuật đạt quy chuẩn quốc gia QCVN và có đội ngũ nhân sự chuyên môn được đào tạo chuyên sâu. Danh sách các doanh nghiệp được cấp phép như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ để doanh nghiệp và cá nhân tra cứu trước khi đăng ký sử dụng.

Mối liên hệ với kê khai và quyết toán thuế

Chữ ký số do các doanh nghiệp được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép là công cụ bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Kể từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số khi nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu 03/TNDN, kê khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý và nộp báo cáo tài chính qua hệ thống iHTKK. Theo Điều 6 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chứng từ kế toán điện tử có chữ ký số hợp lệ được cơ quan thuế chấp nhận như chứng từ gốc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ giấy tờ.

Điều kiện doanh nghiệp được cấp phép

Doanh nghiệp muốn được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải nộp hồ sơ đầy đủ qua Cổng dịch vụ công quốc gia, bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng minh tài chính về vốn điều lệ 5 tỷ đồng, báo cáo đánh giá hệ thống kỹ thuật đạt chuẩn và cam kết tuân thủ quy định bảo mật thông tin. Thời gian xét duyệt thường là 60 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy phép có hiệu lực 5 năm và phải được gia hạn trước khi hết hạn để đảm bảo tính liên tục của dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

Hạch toán chi phí chữ ký số và quyết toán thuế TNDN

Cách hạch toán chi phí chữ ký số theo VAS

Chi phí mua token chữ ký số và phí dịch vụ hàng năm được coi là chi phí quản lý doanh nghiệp, hạch toán vào tài khoản 642 theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp. Bút toán ghi nhận là: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), Có TK 111 hoặc TK 112 (Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng) với số tiền thực tế chi trả. Theo khoản 2.17 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản từ 20 triệu đồng trở lên.

Điều kiện chi phí được trừ khi quyết toán

Để chi phí chữ ký số được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn GTGT do doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép xuất ra. Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin như mã số thuế người bán, người mua, mô tả dịch vụ cụ thể và đã được truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu giữ hợp đồng dịch vụ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị trên 20 triệu đồng và biên bản nghiệm thu dịch vụ. Khi quyết toán thuế TNDN, chi phí này được kê khai tại Phụ lục 03-1A/TNDN mục chi phí dịch vụ mua ngoài.

Bảng chi phí chữ ký số phổ biến

Loại dịch vụ	Chi phí trung bình	Điều kiện được trừ
Token chữ ký số cá nhân	600.000 – 1.200.000 đồng/năm	Có hóa đơn GTGT hợp lệ
Token chữ ký số doanh nghiệp	2.000.000 – 5.000.000 đồng/năm	Hợp đồng + thanh toán qua ngân hàng
Phí gia hạn chứng thư số	500.000 – 1.000.000 đồng	Biên bản nghiệm thu dịch vụ

Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Sử dụng chữ ký số không được cấp phép

Một số doanh nghiệp nhỏ do thiếu hiểu biết đã mua chữ ký số từ các đơn vị không nằm trong danh sách được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép, dẫn đến tờ khai thuế bị từ chối khi nộp qua hệ thống iHTKK. Hậu quả là doanh nghiệp bị coi như chậm nộp tờ khai và phải chịu phạt 0,03% mỗi ngày tính trên số thuế chậm nộp theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019. Để tránh tình trạng này, kế toán viên cần tra cứu danh sách doanh nghiệp CA được cấp phép chính thức trên website của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc Tổng cục Thuế trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ.

Chữ ký số hết hạn khi quyết toán thuế

Lỗi phổ biến khác là kế toán viên để chữ ký số hết hạn mà không gia hạn kịp thời, dẫn đến không thể nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN trong thời hạn 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính. Khi chữ ký số hết hạn, hệ thống iHTKK sẽ từ chối tờ khai và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt chậm nộp. Để khắc phục, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn hiệu lực của chứng thư số và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ CA để gia hạn ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn. Trong trường hợp đã quá hạn nộp tờ khai, cần lập biên bản giải trình lý do chậm nộp và chấp nhận mức phạt theo quy định để hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Không lưu trữ chứng từ chữ ký số đầy đủ

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lưu trữ tất cả chứng từ điện tử có chữ ký số trong thời hạn 10 năm kể từ năm phát sinh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp SME không có hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử chuyên nghiệp, dẫn đến mất mát dữ liệu khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra thuế. Khi không cung cấp được chứng từ gốc, chi phí chữ ký số có thể bị loại khỏi chi phí được trừ và doanh nghiệp phải nộp thuế bổ sung cùng tiền phạt. Giải pháp là sử dụng phần mềm kế toán có tính năng lưu trữ chứng từ điện tử tự động hoặc sao lưu dữ liệu định kỳ trên nhiều thiết bị khác nhau.

Câu hỏi thường gặp

Đơn vị nào có chức năng cấp phép cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng?

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan duy nhất có thẩm quyền cấp giấy phép cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo Điều 14 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp kế toán cần sử dụng chữ ký số từ các đơn vị được Bộ này cấp phép như VNPT-CA, Viettel-CA để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai và quyết toán thuế qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế.

Chi phí mua chữ ký số có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN không?

Có, chi phí mua token chữ ký số và phí dịch vụ hàng năm được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo khoản 2.17 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Điều kiện là phải có hóa đơn GTGT hợp lệ do doanh nghiệp CA được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép xuất, có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chữ ký số hết hạn có ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế không?

Có, khi chữ ký số hết hiệu lực, doanh nghiệp không thể nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN qua hệ thống iHTKK và sẽ bị coi là chậm nộp tờ khai. Theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, mức phạt là 0,03% mỗi ngày tính trên số thuế chậm nộp. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn hiệu lực của chứng thư số và gia hạn ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn, đồng thời lập biên bản giải trình nếu đã xảy ra chậm trễ.

Làm sao để kiểm tra doanh nghiệp CA có được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép hay không?

Doanh nghiệp có thể tra cứu danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc website của Tổng cục Thuế. Danh sách này được cập nhật thường xuyên và ghi rõ tên doanh nghiệp, số giấy phép, thời hạn hiệu lực. Trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ, kế toán viên nên kiểm tra kỹ thông tin này để đảm bảo chữ ký số được cơ quan thuế chấp nhận khi kê khai và quyết toán.

Việc hiểu rõ đơn vị có chức năng cấp phép cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là Bộ Khoa học và Công nghệ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký số khi thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử. Chi phí chữ ký số được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ, giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Các sai lầm như sử dụng chữ ký số không được cấp phép, để hết hạn khi quyết toán hoặc không lưu trữ chứng từ đầy đủ có thể gây thiệt hại tài chính và pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ thời hạn hiệu lực của chữ ký số, tra cứu danh sách CA được cấp phép chính thức và xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ điện tử theo đúng quy định. Hãy rà soát lại quy trình kê khai và quyết toán thuế của doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.

Đọc thêm: Ai có quyền thành lập doanh nghiệp

Bài viết cùng chủ đề