Hóa đơn thay thế thì kê khai như thế nào

Hóa đơn thay thế thì kê khai như thế nào

Hóa đơn thay thế thì kê khai như thế nào là câu hỏi thường gặp nhất của kế toán SME khi xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp bị phạt 20% số thuế kê khai sai vì nhầm lẫn giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, hoặc ghi sai cột trên phụ lục GTGT.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn thay thế phải kê khai vào phụ lục 01-1/GTGT cột A (đầu ra) hoặc cột D (đầu vào) của kỳ phát hành hóa đơn thay thế, kèm thông tin đầy đủ về hóa đơn gốc bị thay thế.

Việc kê khai đúng quy trình này không chỉ đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ mà còn giúp hạch toán điều chỉnh doanh thu theo VAS 14 chính xác, tránh rủi ro truy thu thuế khi quyết toán.

Quy định pháp lý về kê khai hóa đơn thay thế

Nguyên tắc kê khai theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế phải ghi dòng chữ “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…” để xác định mối liên hệ với hóa đơn gốc. Điểm quan trọng là hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế, không hồi tố về kỳ hóa đơn gốc bị sai.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách ghi trên phụ lục 01-1/GTGT: người bán ghi hóa đơn thay thế vào cột A (hàng hóa, dịch vụ bán ra) của kỳ phát hành hóa đơn thay thế, đồng thời loại trừ hóa đơn gốc khỏi phụ lục kỳ trước. Người mua ghi vào cột D (hàng hóa, dịch vụ mua vào) của kỳ phát hành. Cách kê khai này đảm bảo tuân thủ nguyên tắc hạch toán doanh thu theo VAS 14 và khấu trừ thuế GTGT đúng kỳ hạch toán.

Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn thay thế Hóa đơn điều chỉnh
Sử dụng khi toàn bộ hóa đơn gốc có sai sót và cần thay thế hoàn toàn. Được lập khi cần bổ sung hàng hóa/dịch vụ phát sinh thêm hoặc điều chỉnh tăng/giảm giá trị.
Kê khai vào cột A hoặc D của kỳ hiện hành, kèm ghi chú đầy đủ thông tin hóa đơn gốc. Ghi riêng vào cột H của phụ lục.
Nhầm lẫn với hóa đơn điều chỉnh có thể gây sai sót nghiêm trọng trong kê khai thuế GTGT. Nhầm lẫn với hóa đơn thay thế có thể gây sai sót nghiêm trọng trong kê khai thuế GTGT.
Biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ bắt buộc phải lưu trữ 10 năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán thuế. Biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ bắt buộc phải lưu trữ 10 năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán thuế.

Quy trình kê khai chi tiết trên hệ thống iHTKK

Các bước kê khai hóa đơn thay thế

Bước 1: Lập hóa đơn thay thế trên hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, truyền dữ liệu lên cơ quan thuế để được cấp mã. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc bị thay thế.

Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK hoặc iHTKK, vào tờ khai thuế GTGT kỳ phát hành hóa đơn thay thế, chọn phụ lục 01-1/GTGT. Người bán ghi vào cột A với các thông tin: ký hiệu, số hóa đơn thay thế, ngày lập, tên người mua, mã số thuế, doanh thu chưa thuế, thuế GTGT và cột ghi chú “Thay thế hóa đơn số… ngày…”. Người mua thực hiện tương tự trên cột D.

Bước 3: Nộp tờ khai thuế GTGT qua hệ thống iHTKK với chữ ký số trước ngày 20 (đối với kê khai theo tháng) hoặc ngày 30 (đối với kê khai theo quý) của tháng tiếp theo kỳ phát hành hóa đơn thay thế. Các phần mềm kế toán như MISA, FAST có tính năng tự động loại trừ hóa đơn gốc và ghi hóa đơn thay thế đúng kỳ, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Tham khảo thêm: Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào  

Hạch toán điều chỉnh theo chuẩn mực VAS

+ Khi hóa đơn thay thế có giá trị tăng so với hóa đơn gốc, kế toán ghi nhận bút toán: Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) và  TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế.

+ Nếu giá trị giảm, thực hiện bút toán đảo ngược: Nợ TK 511 / Có TK 131 và TK 3331. Đối với người mua, khi thuế GTGT đầu vào tăng, ghi nhận: Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) / Có TK 1331 (Thuế GTGT phải trả).

Khi quyết toán thuế TNDN, doanh thu được điều chỉnh do hóa đơn thay thế phải phản ánh trên Phụ lục 03-1A/TNDN của kỳ phát hành hóa đơn thay thế, đảm bảo báo cáo tài chính theo Thông tư 200 phản ánh đúng thực tế.

Sai sót thường gặp và cách khắc phục tại SME

Case study doanh nghiệp thương mại Hà Nội

Công ty TNHH Thương mại B tại Hà Nội phát hành hóa đơn điện tử tháng 6/2025 trị giá 100 triệu đồng nhưng ghi sai địa chỉ người mua. Ngày 10/7/2025, công ty phát hiện và lập hóa đơn thay thế với thông tin chính xác. Kế toán công ty B kê khai hóa đơn thay thế vào phụ lục 01-1/GTGT cột A của tờ khai tháng 7/2025, loại trừ hóa đơn tháng 6 trên tờ khai đã nộp bằng cách lập tờ khai bổ sung.

Đồng thời, công ty B điều chỉnh hạch toán: Nợ TK 131: 110 triệu / Có TK 511: 100 triệu, TK 3331: 10 triệu vào sổ sách tháng 7/2025. Nhờ kê khai đúng quy trình, công ty B đảm bảo khấu trừ thuế GTGT 10 triệu đồng hợp lệ trong kỳ và quyết toán thuế TNDN cuối năm không bị truy thu.

Các lỗi phổ biến và biện pháp xử lý

+ Lỗi 1: Kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ của hóa đơn gốc thay vì kỳ phát hành hóa đơn thay thế. Hậu quả là bị phạt 20% số thuế kê khai sai cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Cách khắc phục: Lập biên bản giải trình, điều chỉnh bổ sung tờ khai của kỳ đúng và nộp phạt theo quy định.

+ Lỗi 2: Không ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc trên hóa đơn thay thế, dẫn đến cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT. Cách xử lý: Lập hóa đơn thay thế mới có đầy đủ thông tin số, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn gốc và kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế mới này, kèm văn bản giải trình gửi cơ quan thuế.

+ Lỗi 3: Nhầm lẫn giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, ghi sai cột trên phụ lục GTGT. Hóa đơn thay thế ghi cột A/D, còn hóa đơn điều chỉnh ghi cột H. Để tránh sai sót, kế toán SME cần nắm rõ bản chất của từng loại hóa đơn và tham khảo hướng dẫn cụ thể từ Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vẫn phải tuân thủ nguyên tắc kê khai đúng kỳ phát hành hóa đơn thay thế, dù quy định kế toán đơn giản hơn Thông tư 200.

Câu hỏi thường gặp về kê khai hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế thì kê khai phụ lục cột nào?

Ghi vào cột A (hóa đơn đầu ra) đối với người bán hoặc cột D (hóa đơn đầu vào) đối với người mua trên phụ lục 01-1/GTGT của kỳ phát hành hóa đơn thay thế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phải loại trừ hóa đơn gốc và ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc bị thay thế để khấu trừ hợp lệ khi quyết toán.

Kê khai hóa đơn thay thế tháng 7 cho tháng 6 như thế nào?

Kê khai vào tờ khai thuế GTGT tháng 7/2025 (kỳ phát hành hóa đơn thay thế), ghi trên phụ lục 01-1 cột A/D với ghi chú “Thay thế hóa đơn số… ngày… tháng 6/2025”. Truyền dữ liệu thuế qua iHTKK trước ngày 20/8/2025, đồng thời điều chỉnh hạch toán VAS 14 vào sổ sách tháng 7.

Sai sót kê khai hóa đơn thay thế xử lý ra sao?

Lập biên bản giải trình rõ nguyên nhân, điều chỉnh bổ sung tờ khai của kỳ đúng, và nộp phạt 20% số thuế kê khai sai cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Lưu trữ đầy đủ chứng từ (hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản) để tránh bị từ chối khấu trừ khi cơ quan thuế thanh tra.

Hóa đơn thay thế có ảnh hưởng quyết toán TNDN kỳ hiện tại?

Có, hóa đơn thay thế điều chỉnh doanh thu hoặc chi phí được trừ vào kỳ phát hành trên Phụ lục 03-1A của tờ khai quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đảm bảo báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC phản ánh chính xác để tránh bị loại chi phí hoặc điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết luận

Việc nắm vững cách kê khai hóa đơn thay thế theo đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp doanh nghiệp SME thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác, đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và hạch toán điều chỉnh doanh thu theo VAS 14 đúng kỳ. Kê khai hóa đơn thay thế vào phụ lục 01-1/GTGT cột A hoặc D của kỳ phát hành không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro phạt 20% số thuế sai và tiền chậm nộp khi thanh tra.

Kế toán thuế nên thường xuyên rà soát quy trình xử lý hóa đơn điện tử, cập nhật hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế, lưu trữ đầy đủ chứng từ trong 10 năm và trao đổi với cơ quan thuế khi gặp tình huống phức tạp để đảm bảo quyết toán thuế cuối năm an toàn và minh bạch.

Bài viết cùng chủ đề