Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh là câu hỏi thường gặp của kế toán doanh nghiệp SME khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã xuất hoặc thay đổi giá trị hợp đồng sau giao dịch. Một công ty thương mại tại TP.HCM từng bị phạt 15 triệu đồng vì lập hóa đơn điều chỉnh không có biên bản thỏa thuận hai bên, dẫn đến hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối chấp nhận khi thanh tra thuế GTGT. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp sai sót thông tin, giảm giá sau bán, hoặc thay đổi giá trị giao dịch. Bài viết này hướng dẫn chi tiết thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, quy trình thực hiện, bút toán hạch toán theo VAS 14, và kinh nghiệm tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 123 và VAS 14

Các trường hợp bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, hoặc thành tiền trên hóa đơn đã xuất. Trường hợp điển hình là giảm giá hàng bán sau khi giao dịch hoàn tất, khuyến mại bổ sung cho khách hàng, hoặc điều chỉnh giá trị theo hợp đồng thỏa thuận mới. Hóa đơn điều chỉnh cũng được lập khi hai bên thay đổi một phần điều khoản hợp đồng nhưng không hủy bỏ toàn bộ giao dịch. Lưu ý quan trọng là hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng khi hóa đơn gốc vẫn có giá trị pháp lý, không thuộc trường hợp phải hủy bỏ hoàn toàn.

Đọc thêm: Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào

Phân biệt điều chỉnh với hóa đơn thay thế

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là hai khái niệm khác nhau theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn điều chỉnh được lập khi cần thay đổi giá trị tăng hoặc giảm nhưng vẫn giữ nguyên số hóa đơn gốc làm căn cứ tham chiếu. Trong khi đó, hóa đơn thay thế áp dụng cho trường hợp sai sót nghiêm trọng về thông tin người mua, người bán, hoặc mã số thuế, yêu cầu hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới hoàn toàn. Về mặt hạch toán kế toán, hóa đơn điều chỉnh ảnh hưởng đến điều chỉnh doanh thu ròng theo VAS 14 mà không ghi nhận doanh thu mới, trong khi hóa đơn thay thế được xử lý như đảo bút toán và ghi nhận lại từ đầu.

Yêu cầu biên bản thỏa thuận hai bên

Điều kiện bắt buộc khi lập hóa đơn điều chỉnh là phải có biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, được lập trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh. Biên bản cần ghi rõ lý do điều chỉnh, số hóa đơn gốc, ngày tháng, giá trị thay đổi cụ thể và chữ ký đại diện hai bên. Đối với hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2022 theo Nghị định 123, biên bản có thể lập dưới dạng văn bản giấy hoặc điện tử có chữ ký số hợp pháp. Việc thiếu biên bản này sẽ dẫn đến hóa đơn điều chỉnh không hợp lệ, cơ quan thuế có quyền từ chối chấp nhận khi quyết toán thuế GTGT và thuế TNDN.

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh và hạch toán VAS tuân thủ

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh tăng giảm

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh gồm các bước sau: Bước 1, lập biên bản thỏa thuận có chữ ký hai bên ghi rõ lý do và giá trị điều chỉnh. Bước 2, xuất hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống hóa đơn điện tử, ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…” để tham chiếu hóa đơn gốc. Bước 3, gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và thông báo với cơ quan thuế qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Bước 4, kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT trong tháng hoặc quý phát sinh điều chỉnh. Lưu ý doanh nghiệp phải hoàn thành quy trình này trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Bút toán kế toán theo VAS 14 và Thông tư 200 133

Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 5115 (Giảm trừ doanh thu) / Có TK 131 (Phải thu khách hàng). Đồng thời điều chỉnh thuế GTGT đầu ra: Nợ TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra) / Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp). Ví dụ: giảm giá 100 triệu đồng cho khách hàng, thuế suất 10%, bút toán là Nợ TK 5115: 90,91 triệu và Nợ TK 33311: 9,09 triệu / Có TK 131: 100 triệu. Ngược lại, khi điều chỉnh tăng doanh thu: Nợ TK 131 / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) và TK 3331. Các bút toán này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, cụ thể là doanh thu thuần trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Tác động đến báo cáo tài chính và thuế GTGT

Hóa đơn điều chỉnh tác động đến nhiều chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu thuần được điều chỉnh tăng hoặc giảm tương ứng, ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp và lợi nhuận sau thuế. Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh cũng thay đổi khi có thu hoặc trả lại tiền cho khách hàng. Đối với thuế GTGT, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung tờ khai trong kỳ phát sinh, điều chỉnh số thuế đầu ra, ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc được hoàn. So với IFRS 15 về ghi nhận doanh thu phức tạp với nhiều bước nhận diện nghĩa vụ thực hiện, VAS 14 áp dụng tại Việt Nam đơn giản hơn nhưng vẫn yêu cầu điều chỉnh kịp thời và chính xác.

Sai sót phổ biến case study SME và cách khắc phục

Lỗi thường gặp khi xử lý hóa đơn điều chỉnh

Sai sót phổ biến nhất của doanh nghiệp SME là lập hóa đơn điều chỉnh muộn hoặc thiếu biên bản thỏa thuận hai bên, dẫn đến bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Nhiều kế toán còn nhầm lẫn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, dẫn đến kê khai sai tờ khai thuế GTGT, gây lệch số liệu so với hóa đơn điện tử đã phát hành. Lỗi nghiêm trọng khác là không ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn số…” trên hóa đơn điều chỉnh, khiến hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế có thể truy thu thuế và phạt vi phạm.

Case study doanh nghiệp SME thực tế

Công ty X chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng tại Hà Nội đã xuất hóa đơn bán hàng 200 triệu đồng nhưng sau đó phát hiện ghi sai đơn giá, dẫn đến giá trị thực tế chỉ 150 triệu đồng. Công ty lập biên bản thỏa thuận với khách hàng để giảm 50 triệu đồng, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh và thực hiện bút toán: Nợ TK 5115: 45,45 triệu, Nợ TK 33311: 4,55 triệu / Có TK 131: 50 triệu. Công ty kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT tháng đó, giảm thuế đầu ra và tránh bị phạt 20% số thuế thiếu. Trường hợp khác, một công ty dịch vụ hủy hợp đồng tư vấn đã ký, phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ doanh thu, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Kinh nghiệm tuân thủ pháp luật kế toán Việt Nam

Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc trong thời gian 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập và gửi hóa đơn. Khi bị thanh tra thuế, kế toán phải cung cấp đầy đủ chứng từ bao gồm biên bản, hóa đơn điều chỉnh, tờ khai bổ sung và giải trình rõ ràng lý do điều chỉnh. Nếu phát hiện sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động kê khai bổ sung và nộp đủ thuế để được giảm mức phạt hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán?

Lập hóa đơn điều chỉnh khi giảm giá hàng bán sau khi giao dịch hoàn tất hoặc áp dụng chương trình khuyến mãi bổ sung theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Phải có biên bản thỏa thuận hai bên trước khi xuất hóa đơn. Hạch toán giảm TK 511 theo VAS 14, kê khai giảm thuế GTGT đầu ra trên tờ khai bổ sung.

Biên bản điều chỉnh có bắt buộc trước hóa đơn không?

Bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Biên bản là chứng từ xác nhận sự thỏa thuận của hai bên về sai sót hoặc thay đổi giá trị. Lưu biên bản làm chứng từ kế toán và sử dụng khi quyết toán thuế, tránh bị phạt khi thanh tra.

Bút toán hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu ra sao?

Khi điều chỉnh tăng doanh thu, bút toán là Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) và TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) theo VAS 14 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT trong kỳ phát sinh, đảm bảo khớp đúng với báo cáo tài chính doanh thu.

Phạt gì nếu lập hóa đơn điều chỉnh sai sót?

Nếu lập hóa đơn điều chỉnh không đúng quy định dẫn đến khai thiếu thuế, doanh nghiệp bị phạt 20% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và phải nộp tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày. Khắc phục bằng cách lập tờ khai bổ sung trước khi bị thanh tra, cung cấp đầy đủ biên bản thỏa thuận và hóa đơn gốc để chứng minh.

Hóa đơn điều chỉnh có cần gửi cho cơ quan thuế không?

Có, hóa đơn điều chỉnh điện tử được gửi tự động qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế khi doanh nghiệp phát hành. Doanh nghiệp phải kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT trong tháng hoặc quý có phát sinh điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Hiểu rõ khi nào lập hóa đơn điều chỉnh và thực hiện đúng quy trình theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính. Việc lập biên bản thỏa thuận hai bên, hạch toán chính xác theo VAS 14, và kê khai bổ sung thuế GTGT kịp thời là những yếu tố then chốt đảm bảo tuân thủ. Kế toán doanh nghiệp SME cần nắm vững các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh, phân biệt với hóa đơn thay thế, và lưu trữ đầy đủ chứng từ trong 10 năm. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để giảm thiểu sai sót, rà soát định kỳ quy trình kế toán thuế nội bộ, và cập nhật thường xuyên các quy định mới từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế để đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ pháp luật và minh bạch tài chính.

Bài viết cùng chủ đề