Tư vấn thành lập doanh nghiệp

Tư vấn thành lập doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện thủ tục hành chính để nhận Giấy phép kinh doanh, mà còn là bước đặt nền móng quan trọng cho hệ thống tài chính – kế toán sau này. Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp (Start-up) do thiếu kiến thức về thuế và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) đã đưa ra các quyết định sai lầm ngay từ khâu đăng ký.

Những sai sót phổ biến như đăng ký vốn ảo hay chọn sai chế độ kế toán thường dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Điển hình là việc bị ấn định thuế, xuất toán chi phí lãi vay, hay bị phạt vi phạm hành chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp góc nhìn chuyên sâu từ khía cạnh Kế toán – Thuế, giúp bạn tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính ngay từ đầu.

1. Tư vấn lựa chọn các chỉ tiêu đăng ký: Tác động trực tiếp đến Kế toán và Thuế

Mọi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều là cơ sở dữ liệu đầu vào cho hệ thống sổ sách kế toán. Việc lựa chọn sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính.

Vốn điều lệ: Mối quan hệ giữa Luật Doanh nghiệp và Hạch toán Kế toán

Vốn điều lệ quyết định mức Lệ phí môn bài phải nộp hàng năm (theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP). Cụ thể, vốn trên 10 tỷ đồng nộp 3 triệu đồng/năm; từ 10 tỷ đồng trở xuống nộp 2 triệu đồng/năm.

Dưới góc độ kế toán (VAS), chúng tôi tư vấn doanh nghiệp không nên đăng ký số vốn “ảo” quá cao so với năng lực. Kế toán sẽ phải hạch toán vào Tài khoản 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu). Nếu không góp đủ, sổ sách sẽ thể hiện lượng tiền mặt (TK 111) tồn quỹ rất lớn nhưng thực tế là “âm quỹ”.

Điều này vi phạm nguyên tắc trung thực và gây khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày cấp phép.

Lựa chọn Mã ngành nghề kinh doanh và Chế độ kế toán

Kế toán cần tham chiếu Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC) để chọn mã ngành cấp 4 chính xác. Đây là cơ sở xác định thuế suất GTGT (0%, 5%, 8% hay 10%) khi xuất hóa đơn điện tử.

Về chế độ kế toán, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nên ưu tiên chọn Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông tư này giúp đơn giản hóa hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính. Ngược lại, Thông tư 200/2014/TT-BTC thường dành cho doanh nghiệp lớn hoặc có vốn đầu tư nước ngoài.

2. Quy trình thiết lập hệ thống Kế toán – Thuế ngay sau khi có Giấy phép

Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các thủ tục thuế ban đầu để tránh bị phạt chậm nộp hồ sơ.

Thủ tục Thuế ban đầu và Đăng ký Hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên là mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử (Etax). Tiếp theo, doanh nghiệp cần mua Chữ ký số (Token) và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý quan trọng: Dù doanh nghiệp mới thành lập năm 2025 được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên, kế toán vẫn bắt buộc phải nộp Tờ khai lệ phí môn bài đúng hạn.

Đọc thêm: Thủ tục thành lập hộ kinh doanh

Hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp (Pre-operation costs)

Các khoản chi phí phát sinh trước khi có giấy phép (như phí tư vấn, thuê văn phòng, làm con dấu) được tính vào chi phí được trừ. Điều kiện bắt buộc là phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mang tên người đại diện theo ủy quyền (căn cứ Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Bút toán hạch toán minh họa (Theo Thông tư 133/200):

+ Tập hợp chi phí: Nợ TK 242 (Chi phí trả trước) hoặc Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) / Có TK 111, 112.

+ Kết chuyển dần vào chi phí kinh doanh khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động.

3. Các rủi ro thường gặp và Case Study xử lý sai sót

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, các sai sót trong giai đoạn thành lập thường để lại hậu quả tài chính nặng nề khi quyết toán thuế sau này.

Rủi ro về “Góp vốn ảo” và Chi phí lãi vay

Tình huống: Doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ 10 tỷ đồng nhưng thực tế chỉ góp 1 tỷ đồng. Kế toán hạch toán bút toán góp vốn đủ: Nợ 111 / Có 411: 10 tỷ đồng.

Hệ quả: Sổ sách kế toán thể hiện tồn quỹ tiền mặt 9 tỷ đồng (ảo). Khi doanh nghiệp đi vay ngân hàng để kinh doanh và phát sinh chi phí lãi vay (TK 635), cơ quan thuế sẽ xuất toán (loại bỏ) phần chi phí lãi vay này. Lý do là phần vốn điều lệ còn thiếu chưa được góp đủ theo quy định tại Nghị định 132.

Sai sót về Hóa đơn đầu vào thời điểm mới thành lập

Lỗi phổ biến là mua hàng hóa trước ngày cấp giấy phép nhưng hóa đơn lại xuất cho tên cá nhân mà không có văn bản ủy quyền. Trường hợp này, hóa đơn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý.

Ngoài ra, nhiều kế toán mới quên nộp tờ khai thuế GTGT quý đầu tiên vì nghĩ “chưa hoạt động thì chưa phải nộp”. Đây là sai lầm nghiêm trọng dẫn đến việc bị cơ quan thuế phạt hành chính.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Tư vấn thành lập doanh nghiệp

Q1: Chi phí thuê dịch vụ làm giấy phép kinh doanh có được tính vào chi phí hợp lý không?

Trả lời: Có. Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn GTGT đầy đủ cho công ty sau khi thành lập, khoản này được hạch toán vào TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và được trừ khi tính thuế TNDN.

Q2: Thời hạn góp đủ vốn điều lệ là bao lâu và nếu không góp đủ thì sao?

Trả lời: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn là 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận. Nếu quá hạn, doanh nghiệp phải làm thủ tục giảm vốn. Nếu không giảm, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính và không được trừ chi phí lãi vay.

Q3: Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu có cần nộp báo cáo thuế không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế GTGT (dù là tờ khai trắng), tờ khai thuế TNCN (nếu có chi trả lương) và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng thời hạn.

Q4: Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng hoặc chung cư không?

Trả lời: Được đặt tại nhà đất (có sổ đỏ). Cấm đặt tại căn hộ chung cư (trừ phần diện tích thương mại officetel). Cần có hợp đồng thuê/mượn nhà hợp pháp để đưa chi phí này vào chi phí được trừ.

Tóm lại, tư vấn thành lập doanh nghiệp đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả pháp lý và tài chính kế toán. Một khởi đầu chuẩn mực với hệ thống sổ sách minh bạch, vốn góp thực tế và quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro thuế tiềm tàng. Hãy chủ động cập nhật các quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế để xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.

Bài viết cùng chủ đề