Tra cứu hoá đơn điện tử

Trong kỷ nguyên số, tra cứu hoá đơn điện tử không chỉ là thao tác kỹ thuật đơn thuần mà còn là chốt chặn quan trọng giúp kế toán kiểm soát rủi ro thuế. Một hóa đơn đầu vào dù có đủ chữ ký số nhưng nếu không tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp, dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính nặng nề. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 3 phương pháp tra cứu chuẩn xác nhất và cách xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ.

1. Tại sao phải tra cứu hóa đơn điện tử và Căn cứ pháp lý

Tầm quan trọng đối với kế toán và quyết toán thuế

Việc tra cứu hoá đơn điện tử giúp kế toán xác minh tính có thực của nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo hóa đơn không thuộc doanh nghiệp bỏ trốn hay ngừng hoạt động. Đây là điều kiện tiên quyết để hóa đơn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có nguy cơ bị loại chi phí và phạt trốn thuế khi cơ quan thuế thanh tra.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử hợp pháp phải được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế. Người mua có trách nhiệm tra cứu, đối chiếu thông tin trên hóa đơn (XML) với dữ liệu trên cổng thông tin để đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý.

2. Hướng dẫn 3 cách tra cứu hoá đơn điện tử chính xác nhất

Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Đây là kênh chính thống và tin cậy nhất. Kế toán truy cập địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn.

• Tra cứu nhanh (Không cần đăng nhập): Nhập đầy đủ: MST người bán, Loại hóa đơn (ví dụ 1, 2…), Ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1 ở đầu, ví dụ C22TYY), Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán và Mã captcha. Cách này giúp kiểm tra sự tồn tại của hóa đơn.
• Tra cứu chi tiết (Đăng nhập): Sử dụng tài khoản doanh nghiệp được CQT cấp. Cách này cho phép xem toàn bộ danh sách hóa đơn đầu vào/đầu ra, tải file XML gốc và PDF để lưu trữ.

Cách 2: Tra cứu trên cổng của nhà cung cấp (MISA, Viettel, VNPT…)

Thường áp dụng khi nhận được email thông báo phát hành hóa đơn. Kế toán click vào đường link trong email hoặc truy cập website nhà cung cấp, nhập “Mã tra cứu” (hoặc Mã xác thực) để xem và tải hóa đơn. Ưu điểm là giao diện thân thiện, dễ nhìn.

Cách 3: Tra cứu qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Người dùng có thể truy cập dichvucong.gov.vn, đăng nhập và tìm chức năng “Tra cứu thông tin hóa đơn”. Đây là kênh dự phòng hữu ích khi hệ thống Tổng cục Thuế quá tải.

Đọc thêm: Nghị định 123 hoá đơn điện tử

3. Phân tích kết quả và Kiểm tra tính hợp lệ

Tiêu chí xác định hóa đơn hợp lệ

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo:

• Chữ ký số: Còn hiệu lực tại thời điểm ký. Ngày ký số phải trùng hoặc sau ngày lập hóa đơn.
• Định dạng XML: File XML là gốc, có giá trị pháp lý. File PDF chỉ là bản thể hiện để xem, không có giá trị giao dịch với cơ quan thuế.
• Trạng thái: Trên hệ thống Tổng cục Thuế phải hiển thị là “Hóa đơn mới” hoặc “Hóa đơn điều chỉnh/thay thế”. Nếu trạng thái là “Đã hủy” hoặc “Bị cơ quan thuế rà soát”, tuyệt đối không kê khai.

Sai sót thường gặp và Xử lý rủi ro

Lỗi phổ biến nhất khi tra cứu hoá đơn điện tử là nhập sai Ký hiệu hóa đơn (nhầm số 0 và chữ O) hoặc sai Tổng tiền thanh toán. Nếu đã nhập đúng mà không tìm thấy kết quả, có thể do bên bán chưa gửi dữ liệu lên CQT (với hóa đơn không mã) hoặc hệ thống bị trễ. Trường hợp này cần liên hệ ngay bên bán để xác minh, tránh rủi ro nhận hóa đơn “khống”.

Kinh nghiệm xử lý hóa đơn không hợp lệ

Khi phát hiện sai sót, kế toán cần yêu cầu bên bán lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 123. Đồng thời, nên lưu lại bằng chứng tra cứu (ảnh chụp màn hình) để giải trình khi quyết toán thuế.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Không tra cứu được hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế thì có được kê khai không?

Trả lời: Không. Nếu hóa đơn không tồn tại trên hệ thống thuế, rủi ro rất cao là hóa đơn chưa hợp lệ hoặc chưa được cấp mã. Bạn không nên kê khai thuế GTGT và cần yêu cầu bên bán kiểm tra lại việc truyền dữ liệu.

Câu hỏi 2: Có bắt buộc phải lưu file XML không?

Trả lời: Có. File XML là căn cứ pháp lý duy nhất để chứng minh tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử. Bản PDF chỉ dùng để lưu hành nội bộ hoặc kẹp chứng từ thanh toán.

Câu hỏi 3: Ngày ký hóa đơn khác ngày lập thì tra cứu theo ngày nào?

Trả lời: Khi tra cứu, bạn nhập ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, về mặt kê khai thuế GTGT, cần lưu ý quy định thời điểm khai thuế thường căn cứ vào ngày lập (nếu ngày ký phù hợp quy định).

Câu hỏi 4: Cá nhân mua hàng có tra cứu được hóa đơn không?

Trả lời: Được. Cá nhân có thể dùng thông tin CMND/CCCD (nếu người bán có nhập) hoặc Mã số thuế người bán + Mã tra cứu để kiểm tra trên trang Tổng cục Thuế hoặc website nhà cung cấp hóa đơn.

Việc thành thạo kỹ năng tra cứu hoá đơn điện tử và kiểm tra tính hợp lệ là “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế. Kế toán viên nên tạo thói quen kiểm tra ngay khi nhận hóa đơn để xử lý sai sót kịp thời.

Bài viết cùng chủ đề