Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào

Trong quá trình chuyển đổi số, câu hỏi “Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào?” là thắc mắc phổ biến của cộng đồng kế toán, đặc biệt khi chuyển giao từ quy định cũ sang Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc xác định sai kỳ kê khai hoặc không biết cách nhập số liệu âm trên phần mềm HTKK có thể dẫn đến lệch số liệu giữa sổ sách và tờ khai thuế, gây rủi ro bị phạt hành chính khi quyết toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và thuế GTGT.

1. Nguyên tắc cốt lõi: Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?

Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78

Theo hướng dẫn tại Công văn 4311/TCT-CS và nguyên tắc của Nghị định 123, hóa đơn điện tử điều chỉnh phát sinh tại kỳ tính thuế nào thì thực hiện kê khai vào tờ khai thuế của kỳ đó.

Điều này thay đổi hoàn toàn thói quen cũ. Bên mua không được quay lại kỳ gốc (kỳ phát sinh hóa đơn bị sai) để làm Tờ khai bổ sung (KHBS), mà phải kê khai trực tiếp vào kỳ hiện tại (kỳ lập hóa đơn điều chỉnh).

  • Ví dụ: Hóa đơn gốc lập tháng 01/2025 đã kê khai. Tháng 03/2025 phát hiện sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh. → Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh này vào Tờ khai thuế GTGT tháng 03/2025.

Phân biệt Điều chỉnh, Thay thế và Giải trình

Kế toán cần phân biệt rõ bản chất sai sót để áp dụng đúng:

  • Điều chỉnh: Dùng khi sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế (có ảnh hưởng giá trị). Kê khai phần chênh lệch tăng/giảm.
  • Thay thế: Tương tự điều chỉnh nhưng thay thế toàn bộ hóa đơn cũ. Bên mua cũng kê khai hóa đơn thay thế tại kỳ phát sinh.
  • Giải trình (Mẫu 04/SS-HĐĐT): Chỉ áp dụng khi sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng Mã số thuế. Trường hợp này không xuất hóa đơn điều chỉnh, không kê khai lại.

Yêu cầu về hồ sơ chứng từ đi kèm

Để đảm bảo tính pháp lý khi quyết toán thuế, bên mua cần lưu trữ:

  • Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn (nếu hai bên có thỏa thuận) hoặc văn bản thông báo sai sót.
  • File XML và PDF của cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

2. Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào trên HTKK và sổ sách?

Cách kê khai trên Tờ khai 01/GTGT (Phần mềm HTKK)

Việc kê khai trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) cần thực hiện cẩn thận, đặc biệt với số liệu âm:

  • Đối với hóa đơn điều chỉnh TĂNG: Kê khai như một hóa đơn đầu vào thông thường. Cộng số tiền chênh lệch tăng vào các chỉ tiêu [23] (Giá trị hàng hóa dịch vụ), [24] và [25] (Thuế GTGT).
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh GIẢM (Quan trọng): Tuyệt đối không xóa bỏ hóa đơn gốc đã kê khai ở kỳ trước. Tại kỳ hiện tại, bên mua thực hiện kê khai số âm (đặt dấu trừ phía trước) vào các chỉ tiêu [23], [24], [25].

Hạch toán kế toán (Bookkeeping) theo Thông tư 200/133

Kế toán cần đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách và tờ khai thuế:

  • Trường hợp điều chỉnh TĂNG: Hạch toán ghi tăng chi phí/hàng hóa và thuế bình thường.Nợ TK 156, 642, 211… / Nợ TK 1331 / Có TK 331.
  • Trường hợp điều chỉnh GIẢM: Có hai cách hạch toán (cần nhất quán trong kỳ):

– Cách 1 (Ghi âm): Nợ TK 156/642 (số âm), Nợ TK 1331 (số âm) / Có TK 331 (số âm).

– Cách 2 (Ghi đảo/Ghi giảm): Có TK 156/642, Có TK 1331 / Nợ TK 331.

Ví dụ số liệu thực tế (Case Study)

Tình huống: Ngày 10/01/2025, Công ty A mua hàng trị giá 100 triệu, VAT 10 triệu (HĐ số 001). Ngày 15/03/2025, hai bên phát hiện sai đơn giá, lập HĐ điều chỉnh giảm 10 triệu, VAT giảm 1 triệu.

Kỳ tính thuế Hành động kê khai (HTKK) Số liệu Chỉ tiêu [23] Số liệu Chỉ tiêu [25]
Tháng 01/2025 Kê khai HĐ gốc số 001 100.000.000 10.000.000
Tháng 03/2025 Kê khai HĐ điều chỉnh giảm -10.000.000 -1.000.000

3. Các sai sót thường gặp và Rủi ro khi thanh tra thuế

Sai sót về thời điểm kê khai (Kê khai bổ sung sai quy định)

Lỗi phổ biến nhất của các doanh nghiệp SME là khi nhận hóa đơn điều chỉnh vào tháng 3, kế toán lại quay về tờ khai tháng 1 để làm Tờ khai bổ sung (KHBS). Hành động này là sai quy định của Nghị định 123. Việc này dẫn đến sai lệch lịch sử nghĩa vụ thuế, làm phát sinh tiền chậm nộp ảo hoặc sai số dư khấu trừ chuyển kỳ sau, gây khó khăn khi giải trình số liệu với thanh tra thuế.

Rủi ro khi hạch toán và kê khai không khớp

Trong kế toán, bút toán thường được ghi nhận ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ giảm giá hàng bán), nhưng hóa đơn điều chỉnh có thể về chậm hơn. Điều này dẫn đến tình trạng số dư TK 1331 trên sổ cái và số thuế được khấu trừ trên tờ khai bị lệch nhau tại thời điểm cuối kỳ. Để khắc phục, kế toán cần lập bảng kê chi tiết đối chiếu hóa đơn và ghi chú rõ các khoản chênh lệch do thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh.

Quên biên bản/thỏa thuận điều chỉnh

Mặc dù Nghị định 123 quy định không bắt buộc phải có biên bản hủy/điều chỉnh bằng giấy nếu hóa đơn điện tử đã có phần thông báo sai sót, nhưng với các giao dịch điều chỉnh giá trị lớn (giảm doanh thu, chiết khấu…), cơ quan thuế vẫn thường yêu cầu văn bản thỏa thuận giữa hai bên để chứng minh tính có thực của nghiệp vụ, tránh việc trốn thuế hoặc chuyển giá.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hỏi: Hóa đơn điều chỉnh giảm có được kê khai số âm trên tờ khai thuế GTGT không?

Đáp: Có. Bạn bắt buộc phải kê khai số âm (hoặc trừ lùi giá trị dương) vào các chỉ tiêu [23], [24], [25] của kỳ hiện tại trên phần mềm HTKK.

Hỏi: Bên mua có cần ký số trên hóa đơn điều chỉnh không?

Đáp: Tùy thuộc vào loại hóa đơn và thỏa thuận. Thông thường hóa đơn điện tử chỉ cần chữ ký số của bên bán, trừ khi là hóa đơn cần chữ ký người mua theo quy định đặc thù hoặc thỏa thuận riêng giữa hai bên.

Hỏi: Nếu hóa đơn gốc chưa kê khai thuế, khi nhận hóa đơn điều chỉnh thì kê khai thế nào?

Đáp: Nếu chưa kê khai hóa đơn gốc, bạn có thể đợi nhận hóa đơn điều chỉnh, sau đó tổng hợp số liệu (Giá trị Gốc + Giá trị Điều chỉnh) để kê khai một lần vào kỳ hiện tại (lưu ý thời hạn kê khai tối đa để đảm bảo quyền khấu trừ).

Hỏi: Hóa đơn sai tên công ty, địa chỉ (MST đúng) có cần làm hóa đơn điều chỉnh không?

Đáp: Không bắt buộc xuất hóa đơn điều chỉnh. Bên bán chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót cho cơ quan thuế và thông báo cho bên mua. Bên mua sử dụng hóa đơn gốc kèm thông báo này để hạch toán.

Việc nắm vững quy trình bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, tránh các sai sót không đáng có. Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế để xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.

Đọc thêm: Hàng tạm nhập tái xuất có chịu thuế nhập khẩu không?

Bài viết cùng chủ đề