Các trạng thái mã số thuế doanh nghiệp, người nộp thuế mới 2026

Các trạng thái mã số thuế doanh nghiệp, người nộp thuế mới 2026

Các trạng thái mã số thuế doanh nghiệp là yếu tố quyết định nghĩa vụ kê khai, quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN và hạch toán sổ sách theo đúng VAS. Từ 06/02/2025, Thông tư 86/2024/TT-BTC chính thức phân loại 8 trạng thái MST với nội dung và mã lý do chi tiết, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quyết toán cuối năm.

Bài viết này hệ thống hóa đầy đủ 8 trạng thái MST, hướng dẫn hạch toán theo VAS, quy trình kê khai – quyết toán, sai sót thường gặp và case study thực tế.

1. Các trạng thái mã số thuế doanh nghiệp và người nộp thuế mới

Mã số thuế là gì?

Mã số thuế (MST) là dãy số gồm 10 chữ số (doanh nghiệp có tư cách pháp nhân) hoặc 13 chữ số kèm ký tự (đơn vị phụ thuộc, cá nhân kinh doanh) do cơ quan thuế cấp để quản lý thống nhất nghĩa vụ thuế trên toàn quốc theo Khoản 5 Điều 3 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.

Cấu trúc mã số thuế: 

Loại MST Cấu trúc Áp dụng cho
10 số N1N2 N3N4N5N6N7N8N9 N10 Doanh nghiệp, tổ chức pháp nhân, đại diện HKD
13 số N1N2 N3N4N5N6N7N8N9 N10 – N11N12N13 Đơn vị phụ thuộc, cá nhân kinh doanh

Trong đó:

– Hai chữ số đầu N1N2 là số phân khoảng của mã số thuế.

– Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

– Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

– Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

– Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

Lưu ý: Từ ngày 01/07/2025 Số định danh cá nhân (số CCCD/VNeID) sẽ chính thức được sử dụng thay thế cho mã số thuế đối với cá nhân và đại diện hộ kinh doanh (theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế và lộ trình Đề án 06).

Trạng thái mã số thuế là gì?

Trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp, người nộp thuế là tình trạng hoạt động của công ty, tổ chức được cơ quan thuế ghi nhận và quản lý. Trạng thái MST quyết định nghĩa vụ kê khai thuế GTGT, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN và quy trình hạch toán sổ sách theo VAS.

Căn cứ Thông tư 105/2020/TT-BTC, hệ thống phân loại 8 trạng thái mã số thuế người nộp thuế (NNT) như sau:

1. NNT đã được cấp mã số thuế;

2. NNT ngừng hoạt động và đã hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

3. NNT đã chuyển cơ quan thuế quản lý;

4. NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

5. NNT đang hoạt động (đối với hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nhưng chưa đủ thông tin đăng ký thuế);

6. NNT tạm nghỉ kinh doanh có thời hạn;

7. NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

8. NNT chờ làm thủ tục phá sản.

Vai trò mã số thuế trong kế toán và quyết toán thuế

+ Mã số thuế đóng vai trò xác định người nộp thuế duy nhất trong kê khai thuế GTGT, quyết toán thuế TNDN và quyết toán thuế TNCN.

+ MST là cơ sở hạch toán theo VAS khi ghi nhận tất cả giao dịch thuế qua tài khoản 3331 (Thuế GTGT phải nộp) và tài khoản 3334 (Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp).

+ Trạng thái hoạt động của MST quyết định hồ sơ quyết toán bắt buộc doanh nghiệp phải nộp theo Luật Quản lý thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kê khai định kỳ và quyết toán cuối năm.

Danh mục đầy đủ 8 trạng thái mã số thuế theo quy định hiện hành

Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC có hiệu lực từ 06/02/2025, hệ thống phân loại 8 trạng thái MST được chuẩn hóa với mã trạng thái từ 00 đến 07, mỗi trạng thái có các mã lý do cụ thể:

Mã trạng thái Tên trạng thái Mã lý do
00 Người nộp thuế đã được cấp MST 01 – Chưa hoạt động
02 – Đang hoạt động
01 Ngừng hoạt động + hoàn tất thủ tục 03 – Phân chia/sáp nhập
04 – Cá nhân chết/mất tích
07 – Giải thể
08 – Phá sản
18 – Tổ chức khác
21 – HKD chuyển DN
02 Chuyển cơ quan thuế quản lý 01 – Chưa đi vào hoạt động tại nơi đến
03 Ngừng hoạt động + chưa hoàn tất 11 – Đợi giải thể
12 – Phá sản chưa hoàn tất thuế
13 – Tịch thu GPKD
15 – Thu hồi GPKD
04 HKD, cá nhân kinh doanh chưa đủ thông tin Hết hiệu lực
05 Tạm nghỉ kinh doanh có thời hạn 01 – Tạm ngừng được phê duyệt
06 Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký 09 – Cơ quan thuế thông báo
07 Chờ làm thủ tục phá sản 01 – Tòa án mở thủ tục phá sản

Ý nghĩa kế toán – thuế của từng nhóm trạng thái

Nhóm trạng thái Yêu cầu xử lý kế toán – thuế
Nhóm 00-02 (hoạt động bình thường) Yêu cầu hạch toán đầy đủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kê khai thuế GTGT định kỳ theo tháng hoặc quý,
quyết toán thuế TNDN cuối năm trong 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Nhóm 03-04 (ngừng hoặc chấm dứt) Phải điều chỉnh sổ sách kế toán, hoàn tất nghĩa vụ thuế tồn đọng trước khi cơ quan thuế đóng MST.
Nhóm 05-07 (tạm ngừng hoặc đặc biệt) Tạm dừng kê khai định kỳ nhưng phải xử lý nghĩa vụ tồn đọng khi khôi phục hoạt động.

Căn cứ pháp lý và VAS liên quan

Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định rõ trách nhiệm cập nhật trạng thái MST. VAS 01 (Chuẩn mực chung) và VAS 21 (Trình bày báo cáo tài chính) yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh chứng từ, sổ sách khi thay đổi trạng thái MST. Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng khi xử lý tình huống chuyển đổi trạng thái.

2. Xử lý kế toán – kê khai – quyết toán theo từng trạng thái MST

Hạch toán khi MST thay đổi trạng thái

Khi doanh nghiệp chuyển từ trạng thái 00 (mã lý do 02-Đang hoạt động) sang trạng thái 03 (ngừng chưa hoàn tất), kế toán phải ghi nhận chi phí phát sinh trước khi hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) 50.000.000 đồng
Có TK 111 (Tiền mặt) 50.000.000 đồng
Diễn giải: Ghi nhận chi phí phát sinh trước khi hoàn tất nghĩa vụ thuế tồn đọng

Khi MST chuyển sang trạng thái 01 (hoàn tất thủ tục chấm dứt), kế toán phải khóa sổ toàn bộ tài khoản và lập báo cáo tài chính thanh lý. Trường hợp MST 05 (tạm ngừng) chuyển về 00-02 (hoạt động trở lại), phải lập bút toán điều chỉnh truy thu nếu có phát sinh nghĩa vụ thuế trong thời gian tạm ngừng.

Quy trình kê khai/quyết toán theo trạng thái

Trạng thái MST Kê khai thuế Quyết toán TNDN/TNCN Thời hạn
00 (02 – Đang hoạt động) Định kỳ tháng/quý Cuối năm 90 ngày
03 (Ngừng chưa hoàn tất) Tồn đọng → hoàn tất Bổ sung trước đóng MST Trước quyết định đóng
05 (Tạm ngừng) Tạm dừng Nộp tồn trước khôi phục 10 ngày sau khôi phục

Hồ sơ chứng từ bắt buộc khi quyết toán theo MST

+ MST 00-02 cần tờ khai quyết toán thuế TNDN, báo cáo tài chính đã kiểm toán (nếu thuộc đối tượng bắt buộc), hóa đơn GTGT đầu vào hợp lệ theo Nghị định 123/2020.

+ MST 03-04 bổ sung quyết định giải thể/phá sản, biên bản thanh lý tồn đọng thuế của cơ quan thuế.

+ MST 05-07 cần thông báo tạm ngừng có xác nhận và cam kết hoàn thành nghĩa vụ thuế tồn đọng.

3. Sai sót thường gặp, rủi ro và case study thực tế

Sai sót liên quan trạng thái MST

+ Thứ nhất, kê khai thuế GTGT khi MST đã chuyển sang 03 (ngừng chưa hoàn tất) dẫn đến phạt 20-100% số thuế chậm nộp theo Nghị định 125/2020.

+ Thứ hai, ghi nhận chi phí phát sinh trong thời gian MST 05 (tạm ngừng) vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, bị truy thu và phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

+ Thứ ba, bỏ sót hoàn tất nghĩa vụ thuế khi MST 01 (chưa hoạt động) khiến doanh nghiệp không đóng được sổ kế toán, bị phạt vi phạm hành chính từ 2-8 triệu đồng.

+ Thứ tư, nhầm lẫn MST 02 (chuyển cơ quan thuế) với trạng thái hoạt động bình thường, kê khai sai địa điểm bị phạt 2-8 triệu đồng.

+ Thứ năm, hạch toán sai VAS khi chuyển từ 00 sang 04 (chưa đủ thông tin) gây sai lệch báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNCN của người lao động.

Mức phạt và xử lý thanh tra theo Nghị định 125/2020

Chậm hoàn tất thủ tục khi MST 03 bị phạt 2-8 triệu đồng. Kê khai sai cơ quan thuế quản lý (MST 02) phạt 10-20 triệu đồng. Không kê khai tồn đọng khi MST 05 phạt 20% số thuế chậm nộp cộng 0,03%/ngày tiền chậm nộp. Doanh nghiệp cần tra cứu trạng thái MST định kỳ tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc phần mềm iHTKK để cập nhật kịp thời.

Case study doanh nghiệp SME Việt Nam

+ Công ty A (MST chuyển từ 00 sang 03) phát sinh 200 triệu đồng chi phí marketing thiếu hóa đơn điện tử hợp lệ. Cơ quan thuế không chấp nhận chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, công ty phải lập biên bản nội bộ, nộp bổ sung tờ khai quyết toán và bị phạt 40 triệu đồng.

+ Hộ kinh doanh B (MST 04 chuyển sang 00) khi chuyển đổi thành doanh nghiệp nhưng quên quyết toán thuế TNCN năm trước. Cơ quan thuế yêu cầu khôi phục MST cũ, quyết toán bổ sung trước khi cấp MST mới.

4. FAQ – Giải đáp thắc mắc về trạng thái mã số thuế

Câu hỏi 1: Tra cứu trạng thái MST ở đâu và các trạng thái phổ biến nhất?
Tra cứu tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc phần mềm iHTKK. Trạng thái phổ biến nhất là 00 (mã 02-Đang hoạt động), 03 (ngừng chưa hoàn tất thủ tục) và 05 (tạm ngừng có thời hạn).

Câu hỏi 2: MST 03 có được ghi nhận chi phí phát sinh không?
Không được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN. Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục đóng MST trước, chi phí chỉ ghi nhận nội bộ theo VAS để đối chiếu sổ sách.

Câu hỏi 3: Chuyển MST từ 00 sang 02 cần hồ sơ gì để quyết toán?
Quyết định chuyển địa điểm kinh doanh, biên bản bàn giao tồn đọng thuế với cơ quan thuế nơi đi, tờ khai bổ sung (nếu có). Thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày chốt sổ thuế tại địa điểm cũ.

Câu hỏi 4: MST 05 tạm ngừng bao lâu thì bị khóa và xử lý thế nào?
Tạm ngừng liên tục 12 tháng mà không khôi phục hoạt động, cơ quan thuế chuyển sang trạng thái MST 06 (không hoạt động tại địa chỉ đăng ký). Để phục hồi, doanh nghiệp phải nộp tồn đọng thuế, đăng ký lại hoạt động và ghi bút toán điều chỉnh theo VAS 01.

Kết luận

Các trạng thái mã số thuế doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kê khai thuế GTGT, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN và hạch toán sổ sách theo VAS. Doanh nghiệp SME cần rà soát trạng thái MST định kỳ, cập nhật đầy đủ chứng từ hợp lệ và tuân thủ thời hạn theo Luật Quản lý thuế 2019 để tránh rủi ro phạt vi phạm hành chính.

Việc nắm rõ ý nghĩa từng trạng thái giúp kế toán xử lý chính xác nghĩa vụ thuế cuối năm, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp nên tham khảo thêm hướng dẫn từ Tổng cục Thuế hoặc trao đổi trực tiếp với cơ quan thuế khi hồ sơ phức tạp.

👉 Liên hệ Kế toán ANTA ngay để được kiểm tra tình trạng mã số thuế và hỗ trợ mở lại mã số thuế công ty bị đóng – hướng dẫn hồ sơ rõ ràng, xử lý đúng quy trình, theo sát đến khi hoàn tất.

Bài viết cùng chủ đề