Cách xử lý khi mua phải hóa đơn công ty ma cập nhật 2026

Cách xử lý khi mua phải hóa đơn công ty ma là vấn đề quan trọng với mọi kế toán và doanh nghiệp, giúp giảm rủi ro truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và phạt hành chính. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách nhận biết, đánh giá rủi ro và xử lý an toàn hóa đơn từ công ty ma, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ uy tín tài chính.

Công ty ma và hóa đơn bất hợp pháp là gì?

Đặc điểm nhận biết công ty ma trong thực tế

Công ty ma là doanh nghiệp được thành lập chỉ để xuất hóa đơn, không có hoạt động sản xuất – kinh doanh thực tế. Đặc điểm phổ biến:

• Không có văn phòng, kho bãi, máy móc, phương tiện vận chuyển

• Không có nhân sự hoặc người đại diện pháp luật không quản lý công ty

• Một người đứng tên hàng loạt doanh nghiệp vốn nhỏ nhưng xuất hóa đơn giá trị lớn

• Không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ

Khi nhận hóa đơn, kế toán nên kiểm tra mã số thuế, tình trạng hoạt động, địa chỉ trên hệ thống thuế để tránh rủi ro.

Căn cứ pháp lý về hóa đơn công ty ma và hóa đơn bất hợp pháp

Theo pháp luật về hóa đơn, hóa đơn bị coi là bất hợp pháp khi:

• Doanh nghiệp phát hành không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

• Ngừng hoạt động, bỏ trốn, bị cưỡng chế hóa đơn

• Không có giao dịch thực tế tương ứng hóa đơn

Khi đó:

• Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

• Chi phí bị loại khi tính thuế TNDN

• Doanh nghiệp có thể bị phạt hóa đơn, khai sai, truy thu thuế

• Trường hợp cố ý: bị xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định về mua bán hóa đơn khống

Phân loại hóa đơn theo thời điểm phát sinh giao dịch

Căn cứ thực tế và hướng dẫn tại Công văn 1798/TCT-TTKT, cơ quan thuế sẽ xem xét thời điểm phát sinh hóa đơn so với thời điểm doanh nghiệp bán bỏ trốn/ngừng hoạt động:

✔ Trước khi doanh nghiệp bị thông báo rủi ro

• Nếu doanh nghiệp mua chứng minh được giao dịch thực tế, hóa đơn có thể được chấp nhận.

✘ Sau khi đã có thông báo doanh nghiệp là “rủi ro cao” hoặc “không hoạt động”

• Hóa đơn có khả năng cao bị coi là bất hợp pháp

• Doanh nghiệp phải kê khai bổ sung, loại chi phí, điều chỉnh thuế GTGT đầu vào

Quy trình xử lý kế toán – thuế khi phát hiện hóa đơn công ty ma

Các bước rà soát và điều chỉnh kê khai thuế GTGT, thuế TNDN

Bước 1: Rà soát chứng từ

• Hợp đồng, báo giá

• Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận

• Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản)

• Email, Zalo trao đổi nghiệp vụ (nếu có)

Bước 2: Đánh giá khả năng chứng minh giao dịch

• Nếu chứng minh được: chuẩn bị hồ sơ giải trình

• Nếu không chứng minh được: phải tự giác điều chỉnh kê khai

Bước 3: Điều chỉnh thuế GTGT

• Lập tờ khai bổ sung để giảm thuế GTGT đầu vào

• Tính tiền chậm nộp theo quy định

Bước 4: Điều chỉnh thuế TNDN

• Loại chi phí tương ứng khỏi chi phí được trừ

• Theo dõi khoản chênh lệch trong thuyết minh BCTC

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ giải trình

Hồ sơ gồm:

• Công văn giải trình

• Hợp đồng – phụ lục

• Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho

• Sao kê ngân hàng

• Chứng từ liên quan đến giao dịch

Việc tự giác nộp bổ sung và giải trình giúp giảm mức phạt và tạo thiện chí với cơ quan thuế.

Hồ sơ giải trình và làm việc với cơ quan thuế

Song song với việc điều chỉnh sổ sách, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ giải trình gửi cơ quan thuế. Hồ sơ thường gồm công văn giải trình, bản sao hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, sao kê ngân hàng và các chứng từ liên quan. Nếu có giao dịch thực tế, cần trình bày rõ quá trình mua bán, lý do lựa chọn đối tác, cách xác định giá. Sự chủ động này thể hiện thiện chí hợp tác, giúp giảm nhẹ mức xử phạt và tạo thuận lợi khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Rủi ro thuế, sai sót thường gặp và kinh nghiệm phòng tránh

Rủi ro và mức phạt có thể gặp

• Bị truy thu toàn bộ thuế GTGT đã khấu trừ

• Loại chi phí tương ứng khỏi thuế TNDN

• Phạt hành chính về hóa đơn

• Phạt khai sai 20%

• Tiền chậm nộp 0,03%/ngày

• Truy cứu hình sự nếu cố ý mua hóa đơn khống

Sai sót kế toán thường gặp

• Chỉ kiểm tra hình thức hóa đơn mà không tra cứu MST

• Không lưu hợp đồng, biên bản giao nhận

• Thanh toán tiền mặt, không có chứng từ chuyển khoản

• Nhận hóa đơn qua trung gian, không có giao dịch thực

FAQ về cách xử lý khi mua phải hóa đơn công ty ma

1. Hóa đơn công ty ma có được khấu trừ thuế GTGT?

→ Không, trừ khi doanh nghiệp chứng minh được giao dịch thực.

2. Đã kê khai hóa đơn công ty ma phải làm gì?

→ Lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh thuế GTGT và TNDN, chuẩn bị hồ sơ giải trình.

3. Có bị xử lý hình sự không?

→ Nếu vô ý và chủ động khắc phục, chỉ phạt hành chính; nếu cố ý mua bán hóa đơn khống, có thể bị truy cứu hình sự.

4. Làm sao hạn chế rủi ro?

→ Kiểm tra MST, hợp đồng, giao nhận thật, thanh toán chuyển khoản và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Bài viết cùng chủ đề