Chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh

1. Chi phí tạm ngừng được trừ thuế TNDN: căn cứ và nguyên tắc

Về thuế TNDN, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện: (1) chi phí thực tế phát sinh liên quan hoạt động SXKD; (2) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; (3) với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt (trừ trường hợp được phép theo quy định). Đây là “khung” quan trọng để đánh giá chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh có được trừ hay không.

Về kế toán, dù tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn có thể có chi phí duy trì cần thiết (giữ tài sản, duy trì hệ thống, nhân sự tối thiểu). Các khoản này ghi nhận theo VAS 01 và trình bày phù hợp trên báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Nhóm chi phí	Khả năng được trừ khi tính TNDN
Chi phí duy trì tối thiểu (thuê kho giữ tài sản, bảo vệ)	Thường được trừ nếu đủ điều kiện chứng từ
Chi quảng cáo/tiếp thị khi không có hoạt động	Rủi ro cao bị loại nếu không chứng minh liên quan

2. Các khoản chi phổ biến khi tạm ngừng và checklist chứng từ bắt buộc

Trong thực tế SME, 4 nhóm chi phí hay phát sinh nhất gồm: (i) lương nhân sự tối thiểu/ban quản lý để duy trì doanh nghiệp; (ii) thuê mặt bằng/thuê kho; (iii) khấu hao TSCĐ, chi phí bảo trì – bảo quản; (iv) điện nước, phí phần mềm, phí ngân hàng. Các khoản này làm doanh nghiệp “lỗ kế toán” trong năm tạm ngừng, nhưng vẫn hợp lý nếu nhằm giữ tài sản và sẵn sàng hoạt động lại.

Checklist chứng từ để giảm rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra:

• Hợp đồng + phụ lục/hồ sơ liên quan (thuê mặt bằng, thuê kho, dịch vụ bảo vệ).
• Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 123/2020 (đúng thời điểm, đúng nội dung). 
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. 
• Bảng lương, chứng từ khấu trừ và nghĩa vụ thuế TNCN (nếu có chi trả thu nhập).

3. Hạch toán – quyết toán chi phí tạm ngừng theo VAS: ví dụ và lỗi SME hay bị phạt

Ví dụ số liệu và cách đưa vào quyết toán TNDN

Ví dụ: DN tạm ngừng 6 tháng cuối năm 2025, doanh thu giai đoạn tạm ngừng = 0. DN vẫn phát sinh 150.000.000 đồng chi phí duy trì (thuê kho 120.000.000; bảo vệ 30.000.000), đủ hóa đơn và thanh toán chuyển khoản. Kế toán ghi nhận chi phí theo chế độ Thông tư 200/133 và trình bày trên BCTC; khi quyết toán, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định chi phí được trừ. 

Nếu doanh nghiệp tạm ngừng không trọn tháng/quý/năm tài chính, vẫn có nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế tương ứng và hồ sơ quyết toán năm theo quy định quản lý thuế. 

Lỗi thường gặp của SME và cách tránh

• Lỗi 1: Có chi phí nhưng thiếu hóa đơn/chứng từ thanh toán → bị loại 100% chi phí khi kiểm tra. Cách tránh: lập checklist chứng từ ngay khi phát sinh, không “gom” cuối năm.
• Lỗi 2: Tạm ngừng nhưng vẫn phát sinh hóa đơn bán hàng ngoài kiểm soát → bị yêu cầu kê khai thuế GTGT/TNDN. Cách tránh: khóa quy trình xuất hóa đơn, chỉ dùng hóa đơn theo từng lần phát sinh đúng trường hợp cho phép. 
• Lỗi 3: Khai sai làm thiếu thuế/không điều chỉnh chi phí không đủ điều kiện → có thể bị phạt 20% số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp theo quy định xử phạt thuế. 

4. FAQ – Giải đáp nhanh về chi phí trong thời gian tạm ngừng

1) Chi phí lương trong thời gian tạm ngừng có được trừ thuế TNDN?
Có thể được trừ nếu là lương duy trì hợp lý, có bảng lương, chứng từ chi trả và thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN (nếu phát sinh) đúng quy định; thiếu chứng từ sẽ bị loại.

2) Thuê mặt bằng/kho trong thời gian tạm ngừng được trừ bao nhiêu %?
Về nguyên tắc, được trừ 100% nếu đáp ứng đủ điều kiện chi phí được trừ (hợp đồng, hóa đơn điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt khi từ 20 triệu). 

3) Chi phí quảng cáo khi tạm ngừng có rủi ro gì?
Rủi ro cao bị loại nếu không chứng minh liên quan đến hoạt động tạo doanh thu/duy trì hoạt động SXKD. Nên chuẩn bị hồ sơ giải trình mục đích và căn cứ nghiệp vụ.

4) Bị thanh tra hỏi chi phí tạm ngừng cần chuẩn bị gì?
Chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán, thuyết minh BCTC; đồng thời lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn luật định (nhiều loại tài liệu tối thiểu 10 năm). 

Bài viết cùng chủ đề