Dịch vụ giải trình theo yêu cầu

Dịch vụ giải trình theo yêu cầu ngày càng trở nên cần thiết khi cơ quan thuế tăng cường thanh tra, kiểm tra tính minh bạch trong kê khai thuế của doanh nghiệp. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế năm 2024, hơn 35% doanh nghiệp vừa và nhỏ từng nhận công văn yêu cầu giải trình về các khoản chi phí, hóa đơn đầu vào hoặc chênh lệch doanh thu. Việc không đáp ứng kịp thời hoặc thiếu chuyên nghiệp trong giải trình có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt hành chính và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Bài viết này cung cấp hướng dẫn toàn diện về dịch vụ giải trình cơ quan thuế, quy trình thực hiện chuẩn và những lưu ý pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Dịch vụ giải trình theo yêu cầu là gì? Khi nào DN cần sử dụng?

Định nghĩa và vai trò trong quản lý thuế

Dịch vụ giải trình theo yêu cầu là hình thức hỗ trợ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và đại diện làm việc với cơ quan thuế khi nhận được công văn yêu cầu làm rõ các vấn đề liên quan đến tờ khai thuế, báo cáo tài chính hoặc hoạt động kinh doanh. Khác với giải trình thường kỳ trong quy trình quyết toán thuế năm, giải trình theo yêu cầu thường phát sinh đột xuất khi cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu bất thường qua hệ thống quản lý rủi ro.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc sử dụng dịch vụ giải trình chuyên nghiệp giúp đảm bảo tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 133/2016/TT-BTC về hóa đơn chứng từ, Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn kế toán doanh nghiệp.

Trường hợp thường gặp phải giải trình theo yêu cầu

Doanh nghiệp thường nhận thông báo giải trình thuế trong các tình huống sau:

+ Hóa đơn đầu vào có dấu hiệu bất thường: nhà cung cấp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, kê khai thuế GTGT không khớp với hóa đơn phát hành

+ Sai sót trong tờ khai thuế: nhập sai mã số thuế người bán, mã hàng hóa dịch vụ, hoặc chênh lệch giữa tờ khai thuế GTGT và thuế TNDN

+ Biến động doanh thu bất thường: doanh thu tăng đột biến hoặc giảm mạnh so với cùng kỳ mà không có lý do hợp lý

+ Chi phí doanh nghiệp không hợp lý: chi phí quảng cáo, tiếp tân, đi lại tăng cao bất thường so với quy mô hoạt động

Ví dụ thực tế: Công ty TNHH A chuyên sản xuất may mặc tại Bình Dương nhận công văn từ Chi cục Thuế yêu cầu giải trình về 15 hóa đơn vải nhập khẩu trị giá 800 triệu đồng do nhà cung cấp bị nghi ngờ phát hành hóa đơn không hợp pháp. Nếu không giải trình kịp thời trong 10 ngày làm việc, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và truy thu thuế.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Thứ nhất, giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế và phạt hành chính do giải trình không đầy đủ hoặc chứng từ không đáp ứng yêu cầu pháp lý. Thứ hai, tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hợp pháp thông qua việc phân tích và bảo vệ các khoản chi phí được khấu trừ theo đúng quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm trong giải trình thuế GTGT, thuế TNDN và thuế TNCN sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cán bộ thuế, đảm bảo quyền lợi hợp pháp được bảo vệ tối đa. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận kế toán mạnh hoặc kế toán viên mới vào nghề.

Quy trình và hồ sơ giải trình theo yêu cầu với cơ quan thuế

Các bước cơ bản trong quy trình giải trình

Quy trình giải trình cơ quan thuế tuân thủ theo trình tự bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả. Bước đầu tiên, doanh nghiệp tiếp nhận công văn hoặc thông báo giải trình từ cơ quan thuế, xác định rõ nội dung cần làm rõ và thời hạn phản hồi. Theo Luật Quản lý thuế, thời gian giải trình thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Bước thứ hai, tiến hành phân tích rủi ro và chuẩn bị hồ sơ giải trình đầy đủ bao gồm tờ khai thuế, sổ sách kế toán, chứng từ gốc và các tài liệu chứng minh liên quan. Bước cuối cùng là lập văn bản giải trình chính thức, nộp hồ sơ đúng hạn và cử đại diện có thẩm quyền tham dự buổi làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra thuế nếu được yêu cầu.

Hồ sơ giải trình – Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ giải trình chuẩn bao gồm các tài liệu bắt buộc sau:

+ Tờ khai thuế liên quan: tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, bảng kê hóa đơn đầu vào đầu ra theo kỳ kê khai

+ Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán

+ Sổ sách kế toán: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến nội dung giải trình

+ Chứng từ gốc: hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, lệnh điều động nội bộ

+ Chứng từ thanh toán: sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển khoản chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên

Lưu ý quan trọng: đối với chi phí nhân công, doanh nghiệp cần đảm bảo bảng lương, bảng chấm công khớp đúng với số liệu đã đóng bảo hiểm xã hội và đã khai thuế TNCN. Đây là điểm thường bị thanh tra kiểm tra chặt chẽ nhất.

Case study thực tế: SMEs đối mặt giải trình với cơ quan thuế

Công ty TNHH B hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử tại Hà Nội nhận công văn từ Chi cục Thuế yêu cầu giải trình về khoản chi phí quảng cáo trên mạng xã hội trị giá 450 triệu đồng trong quý 3/2024. Cơ quan thuế nghi ngờ nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo là doanh nghiệp không hoạt động thực tế.

Sau khi thuê dịch vụ giải trình chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn đã chuẩn bị đầy đủ hợp đồng dịch vụ, bảng kê chi tiết các chiến dịch quảng cáo, báo cáo hiệu quả marketing với số liệu truy cập website tăng trưởng rõ ràng, và chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng. Kết quả, cơ quan thuế chấp nhận toàn bộ chi phí hợp lệ, doanh nghiệp không bị truy thu thuế và tránh được khoản phạt hành chính lên đến 90 triệu đồng.

Lưu ý pháp lý, sai sót thường gặp & tối ưu khi giải trình

Các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình

Theo kinh nghiệm thực tế từ các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế, những sai sót phổ biến nhất bao gồm:

– Nhập sai mã số hàng hóa dịch vụ trên tờ khai thuế GTGT, dẫn đến hệ thống cảnh báo rủi ro tự động

– Thiếu hoặc mất chứng từ gốc: hóa đơn không có chữ ký người bán, thiếu dấu công ty, hoặc hợp đồng không có đầy đủ phụ lục

– Kê khai doanh thu không đầy đủ: đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều hình thức thanh toán qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng nhưng không hạch toán đầy đủ

– Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng: các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng theo Nghị định 59/2018/NĐ-CP

Hậu quả khi phát hiện lỗi là doanh nghiệp có thể bị loại bỏ chi phí không hợp lệ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế, bị truy thu thuế cùng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày theo Luật Quản lý thuế. Biện pháp khắc phục là rà soát ngay hệ thống chứng từ, bổ sung tài liệu còn thiếu và nộp giải trình điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý tuân thủ các quy định mới nhất (Luật thuế, Thông tư, VAS)

Doanh nghiệp cần cập nhật và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý mới nhất. Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về hóa đơn chứng từ đã được sửa đổi bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, yêu cầu tất cả doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế với các trường hợp rủi ro cao.

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhấn mạnh việc lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác. So sánh với quy định cũ, điểm mới là yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống lưu trữ điện tử an toàn, sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo cung cấp thông tin khi cơ quan thuế yêu cầu.

Quy định	Nội dung chính	Áp dụng
Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14	Quy định nghĩa vụ giải trình, thời hạn và chế tài	Từ 01/07/2020
Thông tư 133/2016/TT-BTC	Hướng dẫn về hóa đơn chứng từ	Từ 01/11/2016
Thông tư 200/2014/TT-BTC	Chế độ kế toán doanh nghiệp	Từ 01/01/2015

Luật Thuế GTGT được sửa đổi bổ sung năm 2024 có điểm mới về điều kiện khấu trừ thuế đầu vào, đặc biệt chú trọng vào tính hợp lý của giao dịch và thực chất hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp.

Cách tối ưu & bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để tối ưu hóa quá trình giải trình và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược chuẩn bị hồ sơ bài bản từ đầu năm tài chính. Cụ thể, tổ chức dữ liệu kế toán theo logic rõ ràng, phân loại chứng từ theo từng loại thuế, lưu trữ điện tử và bản cứng song song để sẵn sàng cung cấp khi cần thiết.

Vai trò của chuyên gia kế toán và kiểm toán viên trong quá trình làm việc với cơ quan thuế là vô cùng quan trọng. Họ không chỉ giúp chuẩn bị hồ sơ mà còn phân tích các điểm rủi ro, đưa ra lập luận pháp lý chuyên nghiệp và đàm phán với cơ quan thuế dựa trên các quy định cụ thể của chuẩn mực kế toán VAS và thông lệ quốc tế IFRS khi áp dụng.

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ định kỳ, đặc biệt trước khi quyết toán thuế năm, để phát hiện và sửa chữa sai sót trước khi cơ quan thuế phát hiện. Chi phí đầu tư cho kiểm toán nội bộ hoặc thuê tư vấn chuyên nghiệp luôn thấp hơn nhiều so với tiền phạt và truy thu thuế phát sinh sau này.

FAQ về dịch vụ giải trình theo yêu cầu

Doanh nghiệp có bắt buộc giải trình khi được yêu cầu từ cơ quan thuế?

Có, theo Điều 78 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải giải trình đầy đủ, kịp thời khi nhận được công văn yêu cầu từ cơ quan thuế. Trường hợp không phản hồi hoặc phản hồi không đầy đủ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 5 đến 15 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ tăng nguy cơ bị thanh tra chuyên sâu hơn và có thể bị áp dụng biện pháp cưỡng chế nộp thuế.

Dịch vụ giải trình có đại diện làm việc trực tiếp với cán bộ thuế không?

Đa số các đơn vị cung cấp dịch vụ giải trình uy tín đều hỗ trợ đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cán bộ thuế. Đội ngũ tư vấn sẽ tham gia từ khâu chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo văn bản giải trình, đến tham dự buổi làm việc tại trụ sở cơ quan thuế hoặc tại doanh nghiệp. Dịch vụ này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận pháp chế hoặc kế toán trưởng chưa có kinh nghiệm xử lý các tình huống phức tạp.

Thiếu chứng từ/hồ sơ khi giải trình có bị phạt không?

Có thể bị xử lý nghiêm khắc. Khi doanh nghiệp không cung cấp đủ chứng từ hợp lệ, cơ quan thuế có quyền không chấp nhận khoản chi phí đó, dẫn đến việc loại bỏ chi phí khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Kết quả là doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN và bị phạt vi phạm hành chính từ 10% đến 20% số thuế truy thu. Do đó, doanh nghiệp nên rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ chứng từ trước khi làm việc với cơ quan thuế để tránh thiệt hại tài chính.

Bao lâu doanh nghiệp phải giải trình/quyết toán thuế một lần?

Quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN được thực hiện một lần mỗi năm, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm là cuối ngày 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình đột xuất bất kỳ lúc nào nếu cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu rủi ro qua hệ thống quản lý thuế điện tử, hoặc thông qua phản ánh từ khách hàng, đối tác. Việc giải trình theo yêu cầu không theo chu kỳ cố định mà phụ thuộc vào kết quả giám sát của cơ quan thuế.

Dịch vụ giải trình theo yêu cầu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế cho doanh nghiệp. Từ việc hiểu rõ quy trình chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhận biết các sai sót phổ biến, đến cập nhật các quy định pháp lý mới nhất như Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 133 và 200, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý các yêu cầu giải trình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế uy tín không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro truy thu và phạt hành chính mà còn tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình kế toán nội bộ, chuẩn bị hệ thống chứng từ minh bạch và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia khi cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ toàn diện.

Bài viết cùng chủ đề