Giải trình công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký 2026

Giải trình công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là tình huống khiến nhiều kế toán SME “hoảng hốt” khi nhận được thông báo của cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế, ngừng hóa đơn điện tử, bị ấn định thuế và phạt từ 5–10 triệu nếu xử lý chậm.

Trong bối cảnh Luật Quản lý thuế 2019 và quy định mới về đăng ký thuế, việc hiểu rõ quy trình giải trình trong 10 ngày, chuẩn bị đúng hồ sơ và liên kết với kê khai thuế GTGT, quyết toán thuế TNDN, TNCN là kỹ năng bắt buộc với mọi kế toán nội bộ.

Quy định pháp lý giải trình không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Định nghĩa và bối cảnh áp dụng

Giải trình công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là thủ tục nêu rõ lý do, thời điểm ngừng hoạt động và tình trạng thực tế của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Thủ tục này áp dụng khi thanh tra thuế xác định doanh nghiệp vắng mặt tại trụ sở đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

=> Đây là yếu tố quan trọng trong quản trị thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí được trừ và báo cáo tài chính.

Căn cứ pháp luật và thông báo cơ quan thuế

Khi cơ quan thuế kiểm tra không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở, họ thường gửi Thông báo về tình trạng “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, yêu cầu giải trình trong khoảng 10 ngày làm việc theo Luật Quản lý thuế 2019 và quy định về đăng ký thuế. Nếu không phản hồi, doanh nghiệp có nguy cơ bị chuyển trạng thái mã số thuế sang diện rủi ro cao.

Ảnh hưởng đến quyết toán thuế và báo cáo tài chính

Khi bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế có thể tạm dừng hóa đơn điện tử, kiểm tra chặt việc kê khai thuế GTGT, xem xét loại chi phí thuê trụ sở, điện nước khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Trong báo cáo tài chính theo Thông tư 200 và Thông tư 133, kế toán nên thuyết minh rủi ro về pháp lý, tình trạng mã số thuế và nghĩa vụ thuế để đánh giá đúng khả năng hoạt động liên tục.

So sánh Thông tư 105 và Thông tư 86/2024

Thông tư 105/2020/TT-BTC từng là văn bản chính về đăng ký thuế, thay đổi thông tin mã số thuế, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở. Từ ngày 06/02/2025, Thông tư 86/2024/TT-BTC có hiệu lực và thay thế, quy định lại đối tượng đăng ký thuế, cấu trúc mã số thuế, thủ tục thay đổi thông tin và chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Kế toán khi giải trình cần lưu ý trích dẫn văn bản phù hợp theo thời điểm phát sinh.

Quy trình giải trình và kê khai thuế thực tế

Hồ sơ chứng từ bắt buộc nộp cơ quan thuế

Bộ hồ sơ giải trình nên thể hiện đầy đủ việc doanh nghiệp có hoạt động thật, không phải “trụ sở ma”, đồng thời gắn với nghĩa vụ kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.

+ Hợp đồng thuê trụ sở, phụ lục, giấy tờ sở hữu của bên cho thuê, kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

+ Hóa đơn điện, nước, internet, chi phí dịch vụ tại địa chỉ đang sử dụng; tờ khai thuế GTGT gần nhất, tờ khai tạm tính hoặc quyết toán thuế TNDN, TNCN liên quan.

+ Danh sách nhân viên, hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ quyết toán thuế TNCN; công văn giải trình nêu rõ lý do, cam kết cập nhật thông tin đăng ký thuế.

Các bước thực hiện trong 10 ngày

Trong 10 ngày kể từ khi nhận thông báo, kế toán nên xử lý theo các bước để vừa bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT, vừa tránh phạt hành chính.

+ Bước 1: Soạn công văn giải trình, đính kèm hồ sơ và gửi qua cổng eTax hoặc nộp trực tiếp tại chi cục thuế quản lý.

+ Bước 2: Nếu đã chuyển địa chỉ, lập mẫu thay đổi thông tin đăng ký thuế và đồng thời cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu.

+ Bước 3: Theo dõi phản hồi, bổ sung giải trình khi được yêu cầu, kiểm tra trạng thái mã số thuế và hóa đơn điện tử trên hệ thống.

Nội dung	Biểu mẫu/chứng từ	Thời hạn
Giải trình không hoạt động địa chỉ	Công văn + hồ sơ kèm theo	10 ngày từ ngày thông báo
Kê khai thuế GTGT	Tờ khai 01/GTGT	Theo tháng hoặc quý
Quyết toán thuế TNDN, TNCN	03/TNDN, 05/QTT-TNCN, BCTC	Trong 90 ngày sau năm tài chính

Hạch toán và quyết toán sau giải trình

Sau khi giải trình thành công và khôi phục trạng thái hoạt động, doanh nghiệp tiếp tục kê khai thuế GTGT bình thường, đồng thời rà soát các kỳ còn nợ tờ khai hoặc nộp chậm.

Lưu ý: Đối với các khoản chi phí phát sinh tại địa chỉ cũ (tiền thuê nhà, khấu hao, điện nước) trong thời gian cơ quan thuế xác định doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, kế toán phải chủ động loại bỏ khỏi chi phí được trừ. Trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN, các khoản này cần được điều chỉnh tăng lợi nhuận chịu thuế tại chỉ tiêu B4 (Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế).

Ví dụ, nếu bị truy thu 20 triệu thuế GTGT do kê khai thiếu, số thuế truy thu ghi nhận vào phải nộp ngân sách, tiền phạt chậm nộp theo quy định không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Sai sót thường gặp và case study SME

Lỗi phổ biến dẫn đến phạt và truy thu

Lỗi thường gặp nhất là bỏ qua hoặc xử lý chậm thông báo của cơ quan thuế, để hết thời hạn giải trình. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày hoặc quá 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.

Case study doanh nghiệp SME Việt Nam

Một doanh nghiệp thương mại nhỏ chuyển sang văn phòng mới trong cùng quận, nhưng chỉ cập nhật với chủ nhà và nhân viên nội bộ, chưa làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế. Đoàn kiểm tra đến trụ sở cũ, lập biên bản không hoạt động và gửi thông báo giải trình. Kế toán nhanh chóng chuẩn bị hợp đồng thuê mới, hóa đơn điện nước, tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, công văn giải trình và hồ sơ thay đổi địa chỉ. Sau khoảng một tuần, mã số thuế được khôi phục, doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị ấn định thuế khi quyết toán.

Kinh nghiệm xử lý thanh tra thuế kiểm tra địa chỉ

Khi cơ quan thuế hoặc lực lượng quản lý thị trường kiểm tra địa chỉ, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn “file pháp lý trụ sở”: hợp đồng thuê, hóa đơn chi phí, ảnh biển hiệu, sơ đồ văn phòng, bảng lương, chứng từ quyết toán thuế TNCN. Luật Kế toán yêu cầu lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm, vì vậy nên lưu cả hồ sơ giải trình, quyết định xử phạt (nếu có) để dễ dàng đối chiếu trong các đợt thanh tra sau.

FAQ về giải trình không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Câu hỏi: Thời hạn giải trình sau khi nhận thông báo của cơ quan thuế là bao lâu?

Thời hạn phổ biến là 10 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp cần gửi công văn giải trình, kèm hồ sơ chứng minh hoạt động thực tế hoặc đã cập nhật địa chỉ đúng. Nếu chậm, cơ quan thuế có thể chuyển mã số thuế sang trạng thái không hoạt động, ngừng hóa đơn điện tử và xem xét xử phạt vi phạm thủ tục thuế.

Câu hỏi: Hồ sơ nào chứng minh doanh nghiệp vẫn hoạt động tại trụ sở?

Hồ sơ thường gồm: hợp đồng thuê địa điểm, chứng từ thanh toán, hóa đơn điện, nước, internet, tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN gần nhất, danh sách nhân viên, bảng lương, ảnh biển hiệu và bố trí văn phòng. Càng đầy đủ chứng từ hợp lệ, cơ quan thuế càng dễ chấp nhận giải trình và khôi phục trạng thái mã số thuế.

Câu hỏi: Không giải trình thì ảnh hưởng gì đến kê khai và quyết toán thuế?

Nếu không giải trình, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế, ngừng hóa đơn điện tử, bị kiểm soát khắt khe khi kê khai thuế GTGT. Chi phí thuê trụ sở, chi phí liên quan đến địa chỉ “ảo” dễ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đồng thời doanh nghiệp có thể bị đưa vào kế hoạch thanh tra, ấn định thuế trong các kỳ quyết toán tiếp theo.

Câu hỏi: Bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký có giải thể được không?

Theo quy định về đăng ký thuế mới, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và giải thể nếu hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và nộp báo cáo tài chính. Tuy nhiên, trong thực tế nên giải trình rõ ràng tình trạng hoạt động, cập nhật lại địa chỉ hoặc trạng thái trước khi nộp hồ sơ giải thể để tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Câu hỏi: Nên ưu tiên giải trình hay xin tạm ngừng kinh doanh?

Nếu doanh nghiệp vẫn còn kế hoạch kinh doanh, nên ưu tiên giải trình, cập nhật đúng địa chỉ để duy trì quyền xuất hóa đơn, khấu trừ thuế GTGT và ổn định hồ sơ pháp lý. Trường hợp hoạt động kém hiệu quả và dự định dừng, có thể cân nhắc kết hợp giải trình với thủ tục tạm ngừng hoặc giải thể, nhưng phải bảo đảm đã quyết toán thuế TNDN, TNCN và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Tóm lại, giải trình công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký không chỉ là thủ tục trả lời cơ quan thuế mà còn là cách bảo vệ quyền lợi về thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và uy tín pháp lý của doanh nghiệp. Kế toán nắm chắc quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ thời hạn 10 ngày và liên kết chặt chẽ với báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tránh được phạt, truy thu và ấn định thuế không đáng có. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát lại quy trình nội bộ, cập nhật kịp thời thay đổi địa chỉ, vận dụng đúng các hướng dẫn hiện hành về đăng ký thuế, kê khai, quyết toán để giảm thiểu rủi ro trong suốt vòng đời hoạt động.

Bài viết cùng chủ đề