Hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế

Hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế thực chất không phải ghi giảm hay đảo lại bút toán chi phí ban đầu, vì đây vẫn là chi phí thực tế của doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán và Thông tư 200. Kế toán chỉ cần ghi nhận phần thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng thêm, tiền phạt, tiền chậm nộp và trình bày rõ trên báo cáo tài chính.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ và vừa, khi chỉ một biên bản kiểm tra thuế cũng có thể làm thay đổi đáng kể lợi nhuận và lỗ kết chuyển. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước cách xử lý chi phí bị loại sau quyết toán thuế theo VAS 17, VAS 01 và Thông tư 200/133, kèm tình huống thực tế cho kế toán mới dễ áp dụng, tránh nhầm lẫn giữa “chi phí kế toán” và “chi phí thuế”.

Bản chất hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế

Chi phí bị loại: góc nhìn thuế và góc nhìn kế toán

Theo chuẩn mực kế toán và Thông tư 200, mọi chi phí gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp lệ đều phải được hạch toán đầy đủ. Tuy nhiên, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Thông tư 96, không phải chi phí nào đã hạch toán cũng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Vì vậy, chi phí bị loại là khoản chênh lệch giữa chi phí ghi nhận trên báo cáo tài chính và chi phí được cơ quan thuế chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý chính cần nắm

+ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn quy định điều kiện chi phí được trừ, chi phí không được trừ.

+ Thông tư 200 và Thông tư 133 quy định hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi nhận chi phí, thuế, lợi nhuận sau thuế.

+ VAS 01 yêu cầu trình bày trung thực, hợp lý; VAS 17 quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, chênh lệch giữa lợi nhuận kế toán và thu nhập chịu thuế.

Các nhóm chi phí doanh nghiệp nhỏ dễ bị loại

+ Chi tiếp khách, hội nghị, quảng cáo không đủ hóa đơn, thanh toán tiền mặt trên mức quy định, vượt trần.

+ Lãi vay vượt trần, tiền lương không có hợp đồng hoặc không chi thực tế, khấu hao tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh, tiền phạt vi phạm, hóa đơn sai sót hoặc từ nhà cung cấp rủi ro.

Đọc thêm: Hạch toán chi phí giải thể công ty

Tác động lên thu nhập chịu thuế và lỗ kết chuyển

Về nguyên tắc, thu nhập chịu thuế được tính từ lợi nhuận kế toán trước thuế, cộng chi phí không được trừ và trừ đi các khoản thu nhập không chịu thuế. Khi chi phí bị loại, thu nhập chịu thuế tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng và lỗ được kết chuyển các năm sau có thể giảm.

Doanh nghiệp cần theo dõi riêng phần chênh lệch này để giải trình với cơ quan thuế và phục vụ công tác quản trị nội bộ.

Hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế theo VAS và Thông tư 200

Tự loại chi phí trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Trong thực tế, nhiều kế toán chủ động rà soát chi phí không được trừ trước quyết toán. Khi đó, doanh nghiệp vẫn hạch toán chi phí đầy đủ vào các tài khoản 642, 641, 627, 632, 154, 241 theo bản chất nghiệp vụ, không ghi giảm chi phí.

Khi lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán tổng hợp các khoản này và đưa vào chỉ tiêu chi phí không được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế nhưng không phát sinh bút toán điều chỉnh trên sổ sách.

Chi phí bị loại sau kiểm tra, truy thu thuế và phạt

Khi cơ quan thuế ban hành biên bản và quyết định truy thu, doanh nghiệp phải ghi nhận thêm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành theo VAS 17. Bút toán thường dùng là: Nợ 8211 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, Có 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tiền chậm nộp, tiền phạt kê khai sai được coi là chi phí khác, kế toán ghi Nợ 811 – Chi phí khác, Có 3339 hoặc các tài khoản phải trả khác. Chi phí gốc trên các tài khoản 642, 627, 632 vẫn giữ nguyên.

Doanh nghiệp đang lỗ và xử lý lỗ kết chuyển

Trường hợp doanh nghiệp đang lỗ, chi phí bị loại sẽ làm giảm số lỗ được kết chuyển sang các năm sau. Nếu sau điều chỉnh doanh nghiệp vẫn lỗ, thường không phát sinh thuế phải nộp thêm, nhưng số lỗ chuyển sang năm sau trên tờ khai thuế phải được điều chỉnh lại cho đúng.

Nếu lỗ bị giảm đến mức chuyển sang lãi chịu thuế, doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế, ghi Nợ 8211, Có 3334. Trong trường hợp trọng yếu, có thể cần điều chỉnh thêm ở tài khoản 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Hóa đơn bị loại, ảnh hưởng đồng thời thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp

Khi hóa đơn đầu vào bị loại, doanh nghiệp vừa bị giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, vừa bị loại chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp này thường phát sinh nhiều bút toán điều chỉnh.

Ví dụ: giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ghi Nợ 811, Có 1331; thuế giá trị gia tăng phải nộp tăng thêm ghi Nợ 811, Có 33311; thuế thu nhập doanh nghiệp truy thu ghi Nợ 8211, Có 3334.

Tình huống SME, sai sót thường gặp và trình bày theo chuẩn mực kế toán

Tình huống 1: doanh nghiệp thương mại, chi tiếp khách bị loại

Giả sử doanh nghiệp chi 100 triệu đồng tiếp khách, đã hạch toán vào tài khoản 642 và có chứng từ nội bộ, nhưng một phần không đáp ứng điều kiện thuế nên bị loại hoàn toàn khi quyết toán. Đoàn thuế xác định phải nộp thêm 20 triệu đồng thuế thu nhập doanh nghiệp.

Kế toán ghi Nợ 8211, Có 3334 số thuế truy thu. Nếu có thêm tiền phạt chậm nộp, ghi Nợ 811, Có 3339. Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ tăng chi phí thuế và chi phí khác, làm giảm lợi nhuận sau thuế.

Tình huống 2: doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu và tài sản cố định

Doanh nghiệp sản xuất có 50 triệu nguyên vật liệu thiếu hóa đơn hợp lệ và một phần khấu hao tài sản cố định không phục vụ sản xuất bị loại. Theo VAS 10 và VAS 02, chi phí này vẫn được ghi nhận trên tài khoản 154 và 627 vì phản ánh đúng bản chất kinh tế.

Phần bị loại chỉ làm tăng thu nhập chịu thuế, kế toán ghi thêm thuế phải nộp theo nguyên tắc của VAS 17, không ghi giảm chi phí ban đầu trên sổ sách.

Bảng so sánh hạch toán theo kế toán và theo thuế

Góc nhìn kế toán	Góc nhìn thuế
Ghi nhận toàn bộ chi phí thực tế phát sinh vào các tài khoản chi phí, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.	Chỉ chấp nhận chi phí đáp ứng đủ điều kiện, phần bị loại phải cộng lại vào thu nhập chịu thuế để tính thuế phải nộp.

Sai sót thường gặp và cách sửa theo chuẩn mực kế toán

Sai sót lớn nhất của nhiều doanh nghiệp nhỏ là ghi giảm hoặc đảo bút toán chi phí gốc để “khớp” với số liệu thuế, dẫn đến báo cáo tài chính không còn phản ánh đúng chi phí thực tế. Một số đơn vị còn gộp hết thuế truy thu và phạt vào chi phí khác, không tách bạch chi phí thuế hiện hành.

Cách xử lý đúng là khôi phục lại chi phí nếu đã ghi sai, sử dụng riêng tài khoản 8211 cho thuế thu nhập doanh nghiệp và 811 cho các khoản phạt, sau đó thuyết minh đầy đủ theo VAS 01.

Giải đáp nhanh về hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế

Hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế có phải ghi giảm chi phí không?

Không. Chi phí đã phát sinh vẫn được ghi nhận theo chuẩn mực và chế độ kế toán, không ghi giảm. Doanh nghiệp chỉ ghi thêm thuế thu nhập doanh nghiệp truy thu vào tài khoản 8211, 3334 và tiền phạt, tiền chậm nộp vào tài khoản 811, 3339 nếu có.

Doanh nghiệp đang lỗ nhưng bị loại chi phí có phải nộp thêm thuế không?

Nếu sau khi điều chỉnh chi phí bị loại, doanh nghiệp vẫn còn lỗ thì thường không phải nộp thêm thuế, nhưng số lỗ được kết chuyển sang kỳ sau sẽ giảm. Nếu phần chi phí bị loại đủ lớn làm chuyển từ lỗ sang lãi, doanh nghiệp phải nộp thêm thuế và hạch toán vào tài khoản 8211, 3334.

Khi nào cần điều chỉnh hồi tố báo cáo tài chính vì chi phí bị loại?

Khi khoản thuế truy thu liên quan đến sai sót của các năm trước và có giá trị trọng yếu, doanh nghiệp cần xem xét điều chỉnh hồi tố theo chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính và chuẩn mực về thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp không trọng yếu, thường được xử lý vào chi phí thuế và chi phí khác của năm hiện tại kèm thuyết minh.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro chi phí bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra?

Doanh nghiệp nên lập danh mục chi phí không được trừ theo quy định, rà soát định kỳ các khoản tiếp khách, hội nghị, lãi vay, lương, khấu hao, hóa đơn đầu vào. Đồng thời, tuân thủ nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn giá trị lớn, xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng và lưu giữ chứng từ đầy đủ để giảm rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Tóm lại, hạch toán chi phí bị loại sau khi quyết toán thuế không phải là “xóa” chi phí trên sổ sách mà là ghi nhận đúng phần thuế và phạt phát sinh thêm theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Kế toán cần hiểu rõ sự khác nhau giữa chi phí kế toán và chi phí thuế, sử dụng đúng các tài khoản 8211, 811, 3334, 3339 và trình bày minh bạch trên báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát chi phí, hoàn thiện quy trình nội bộ, đồng thời tham khảo thêm các hướng dẫn về chi phí được trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và lập báo cáo tài chính để nâng cao mức độ tuân thủ và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.

Bài viết cùng chủ đề