Hướng dẫn Hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 200 chi tiết

Bạn đang băn khoăn về cách hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC một cách chính xác và tuân thủ pháp luật?

Hàng giữ hộ là gì? Khác biệt với hàng tồn kho như thế nào?

Định nghĩa hàng nhận giữ hộ, nhận gia công theo quy định pháp luật

Hàng nhận giữ hộ là tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp khác, được doanh nghiệp nhận giữ và quản lý tạm thời theo thỏa thuận. Doanh nghiệp nhận giữ hộ không có quyền sở hữu đối với hàng hóa này. Tương tự, hàng nhận gia công là nguyên vật liệu, bán thành phẩm do bên đặt gia công cung cấp, doanh nghiệp nhận gia công thực hiện các công đoạn sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh mà không sở hữu nguyên vật liệu ban đầu.

Sự khác biệt cơ bản giữa hàng giữ hộ và hàng tồn kho doanh nghiệp

Điểm khác biệt cốt lõi là về quyền sở hữu. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh, bán ra. Ngược lại, hàng giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, không phản ánh trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhận giữ hộ mà chỉ được theo dõi riêng biệt trên các tài khoản ngoài bảng.

Tiêu chí	Hàng giữ hộ	Hàng tồn kho doanh nghiệp
Quyền sở hữu	Thuộc bên gửi	Thuộc doanh nghiệp
Phản ánh trên BCTC	Không (ngoài bảng)	Có (trên Bảng Cân đối kế toán)
Mục đích	Bảo quản, gia công	Sản xuất, bán hàng

Vấn đề pháp lý và kế toán liên quan đến hàng hóa nhận giữ hộ

Về mặt pháp lý, việc nhận giữ hộ phải có hợp đồng rõ ràng, quy định trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Về kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc không ghi nhận tài sản hay doanh thu từ hàng giữ hộ. Mọi hoạt động phát sinh chi phí liên quan đến bảo quản, nếu có, sẽ được thanh toán bởi bên gửi và ghi nhận chi phí dịch vụ giữ hộ (nếu có thu phí) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu không thu phí và là chi phí phát sinh nội bộ).

Cách hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 200

Nguyên tắc hạch toán hàng giữ hộ và tài khoản theo dõi (ưu tiên tài khoản 003, không dùng tài khoản 156)

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc quan trọng nhất là không ghi nhận hàng giữ hộ vào các tài khoản tài sản của doanh nghiệp như Tài khoản 156 – Hàng hóa. Thay vào đó, hàng giữ hộ được theo dõi trên các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán, cụ thể là Tài khoản 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ, gia công. Tài khoản 003 chỉ ghi nhận giá trị hoặc số lượng hàng hóa để phục vụ mục đích quản lý và theo dõi, không làm thay đổi tổng tài sản hay nguồn vốn của doanh nghiệp.

Phương pháp ghi nhận nhập, xuất, và quản lý hàng hóa nhận giữ hộ

Khi nhận hàng giữ hộ: Kế toán ghi tăng Tài khoản 003 (Nợ 003) với giá trị hàng hóa nhận được. Khi xuất trả hàng giữ hộ: Kế toán ghi giảm Tài khoản 003 (Có 003). Toàn bộ quá trình này chỉ là việc theo dõi số lượng và giá trị trên tài khoản ngoài bảng, không có bút toán kép nào liên quan đến các tài khoản nội bảng. Việc quản lý hàng hóa cần được thực hiện chặt chẽ tại kho, đảm bảo không lẫn lộn với hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Xử lý chứng từ, phiếu xuất nhập kho và biên bản bàn giao hàng giữ hộ

Mọi nghiệp vụ nhận, xuất hàng giữ hộ đều phải có đầy đủ chứng từ pháp lý. Bao gồm: hợp đồng nhận giữ hộ/gia công, biên bản bàn giao hàng hóa chi tiết (số lượng, chủng loại, tình trạng), phiếu nhập kho kiêm phiếu xuất kho nội bộ (nếu áp dụng), và phiếu xuất kho khi trả hàng. Các chứng từ này là cơ sở để kế toán ghi nhận trên sổ sách và đối chiếu với bên gửi.

Ví dụ thực tế về ghi nhận hàng giữ hộ, hàng nhận gia công trên sổ sách kế toán

Ví dụ: Ngày 01/03/2025, Công ty A nhận giữ hộ 500 sản phẩm X của Công ty B, trị giá 100 triệu đồng.

+ Ghi nhận khi nhận hàng: Nợ TK 003: 100.000.000 VND (Số lượng: 500 sản phẩm X)

+ Khi xuất trả hàng: Có TK 003: 100.000.000 VND (Số lượng: 500 sản phẩm X)

Kế toán chỉ cần theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết Tài khoản 003 theo từng đối tượng, loại hàng hóa.

Ảnh hưởng và lưu ý khi quản lý hàng hóa nhận giữ hộ

Ảnh hưởng việc nhận giữ hộ đến báo cáo tài sản và báo cáo thuế

Do không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, hàng giữ hộ không được phản ánh vào các chỉ tiêu tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Điều này cũng đồng nghĩa với việc không làm tăng tổng tài sản hay vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Về thuế, việc nhận giữ hộ không phát sinh doanh thu hay chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và không chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu chỉ là hoạt động giữ hộ đơn thuần, không kèm theo hoạt động mua bán.

Lưu ý và sai sót phổ biến khi hạch toán hàng giữ hộ

Một sai sót phổ biến là kế toán viên ghi nhận hàng giữ hộ vào Tài khoản 156 hoặc các tài khoản hàng tồn kho khác của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc báo cáo sai lệch về tài sản thực tế và có thể gây nhầm lẫn trong quản lý. Một lỗi khác là thiếu chứng từ, biên bản bàn giao rõ ràng, dẫn đến tranh chấp hoặc khó khăn khi đối chiếu kiểm kê. Kế toán cần luôn phân biệt rõ ràng bản chất sở hữu của hàng hóa để hạch toán chính xác.

Các yêu cầu kiểm soát nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật về hàng giữ hộ

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ cho hàng giữ hộ. Điều này bao gồm việc lưu trữ hàng hóa tại kho riêng hoặc có khu vực riêng biệt, dán nhãn rõ ràng, định kỳ kiểm kê đối chiếu với sổ sách và bên gửi. Luôn đảm bảo tuân thủ các quy định của Thông tư 200 về hạch toán và các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng, trách nhiệm bảo quản tài sản của bên thứ ba.

Tác động của hàng giữ hộ đối với công tác kiểm kê và quản lý kho

Hàng giữ hộ yêu cầu công tác kiểm kê và quản lý kho phải hết sức cẩn trọng. Khi tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, kế toán và thủ kho cần phân biệt rõ ràng hàng hóa của doanh nghiệp và hàng giữ hộ. Việc này giúp tránh nhầm lẫn về số lượng tồn kho thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác của báo cáo kiểm kê và hạn chế rủi ro thất thoát.

FAQ về hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 200

Q1: Hàng nhận giữ hộ có được tính vào hàng tồn kho doanh nghiệp không?

Trả lời: Không, hàng nhận giữ hộ không được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp nhận giữ mà chỉ theo dõi riêng biệt trên tài khoản ngoài bảng.

Q2: Tài khoản nào được sử dụng để hạch toán hàng nhận giữ hộ?

Trả lời: Doanh nghiệp thường dùng Tài khoản 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ, gia công để theo dõi, không phản ánh vào tài sản doanh nghiệp.

Q3: Có cần phải ghi nhận doanh thu, chi phí liên quan hàng giữ hộ không?

Trả lời: Không ghi nhận doanh thu hay chi phí nếu chỉ nhận giữ hộ đơn thuần. Doanh thu/chi phí chỉ phát sinh nếu doanh nghiệp có thu phí dịch vụ giữ hộ.

Q4: Hạch toán hàng nhận gia công khác gì so với hàng giữ hộ?

Trả lời: Hàng gia công được theo dõi tương tự hàng giữ hộ trên TK 003 về nguyên vật liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp gia công sẽ phát sinh và phản ánh chi phí sản xuất, doanh thu gia công, trong khi hàng giữ hộ chỉ theo dõi số lượng và giá trị, không ghi nhận chi phí sản xuất.

Việc hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 200 đòi hỏi kế toán viên phải cẩn trọng và hiểu rõ bản chất của tài sản.

Điểm quan trọng là không ghi nhận hàng giữ hộ vào tài khoản tài sản của doanh nghiệp mà sử dụng Tài khoản 003 để phản ánh đúng tình hình. Đây là chìa khóa để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Bằng cách áp dụng đúng các hướng dẫn và quy trình quản lý, doanh nghiệp sẽ tránh được các sai sót phổ biến, duy trì tính minh bạch của báo cáo tài chính và thuận lợi cho công tác kiểm toán.

Kế toán viên nên thường xuyên rà soát quy trình kế toán nội bộ để đảm bảo mọi nghiệp vụ luôn tuân thủ chuẩn mực và quy định hiện hành.

Bài viết cùng chủ đề