Hạch toán thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết

Hạch toán thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết

Việc hạch toán thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết tưởng chừng đơn giản nhưng lại là “bẫy” thuế phổ biến tại các doanh nghiệp SME. Nhiều kế toán viên lầm tưởng rằng tài sản đã hết giá trị sổ sách (Nguyên giá = Hao mòn lũy kế) thì có thể tự ý xử lý, bán bỏ mà không cần xuất hóa đơn hay lập hồ sơ. Sai lầm này dẫn đến việc bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và phạt hành chính nặng nề khi cơ quan thuế thanh tra. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình xử lý chuẩn xác theo quy định pháp luật hiện hành năm 2025.

1. Điều kiện, thủ tục và hồ sơ pháp lý khi thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết

Khi nào doanh nghiệp được phép thanh lý tài sản đã hết khấu hao?

Cần hiểu rõ bản chất: “Đã khấu hao hết” không đồng nghĩa với việc “bắt buộc phải thanh lý”. Nếu tài sản vẫn còn hoạt động tốt và phục vụ cho sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng, theo dõi trên sổ sách (dù giá trị còn lại bằng 0) và không được trích thêm chi phí khấu hao.

Căn cứ Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ tiến hành thanh lý trong các trường hợp: Tài sản bị hư hỏng không thể sửa chữa, lạc hậu kỹ thuật không còn phù hợp, hoặc doanh nghiệp thay đổi quy mô, nhu cầu sản xuất kinh doanh nên cần nhượng bán.

Bộ hồ sơ “chuẩn” để bảo vệ chi phí và doanh thu trước cơ quan thuế

Để đảm bảo tính hợp lệ của nghiệp vụ thanh lý, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ sau để giải trình khi quyết toán thuế:

  • Đơn đề nghị thanh lý của bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản.
  • Quyết định thanh lý TSCĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị.
  • Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ (kèm Biên bản họp và Biên bản kiểm kê hiện trạng).
  • Biên bản thanh lý TSCĐ (theo Mẫu 02-TSCĐ).
  • Hợp đồng kinh tế và Hóa đơn điện tử bán tài sản (đây là chứng từ quan trọng nhất).

2. Hướng dẫn hạch toán và ví dụ số liệu minh họa chi tiết (Theo TT 200 & 133)

Quy trình hạch toán kế toán từng bước (Step-by-step)

Dù áp dụng Thông tư 200 hay 133, nguyên tắc hạch toán cơ bản vẫn giống nhau. Điểm khác biệt lớn nhất khi hạch toán thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết là không phát sinh chi phí giá trị còn lại (TK 811).

Bước 1: Ghi giảm tài sản cố định (Xóa sổ)
Do tài sản đã khấu hao hết nên Giá trị còn lại = 0.
Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế (Bằng đúng Nguyên giá)
Có TK 211: Nguyên giá tài sản

Bước 2: Ghi nhận doanh thu từ hoạt động thanh lý
Căn cứ vào hóa đơn bán ra để hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 711: Thu nhập khác (Giá bán chưa thuế)
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Bước 3: Ghi nhận các chi phí phục vụ thanh lý (nếu có)
Các khoản chi như tháo dỡ, vận chuyển, đăng tin, môi giới… được xem là chi phí hợp lý:
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331: Số tiền phải trả

Đọc thêm: Hạch toán thanh lý tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Ví dụ thực tế: Thanh lý xe ô tô cũ tại doanh nghiệp SME

Tình huống: Công ty A có 1 xe tải mua năm 2014, Nguyên giá 800.000.000 đồng. Đến tháng 12/2024 đã trích khấu hao đủ 800.000.000 đồng. Công ty quyết định bán thanh lý cho ông B với giá 50.000.000 đồng (chưa bao gồm 10% VAT). Chi phí môi giới bán xe trả bằng tiền mặt là 2.000.000 đồng.

Nghiệp vụ Định khoản (VNĐ)
1. Xóa sổ xe tải Nợ TK 214: 800.000.000
Có TK 211: 800.000.000
2. Ghi nhận thu nhập Nợ TK 131 (Ông B): 55.000.000
Có TK 711: 50.000.000
Có TK 3331: 5.000.000
3. Chi phí môi giới Nợ TK 811: 2.000.000
Có TK 111: 2.000.000

3. Các rủi ro Thuế thường gặp và Kinh nghiệm giải trình khi thanh tra

Rủi ro về “Giá giao dịch liên kết” và ấn định thuế

Một thực trạng phổ biến là doanh nghiệp bán tài sản đã hết khấu hao với giá “rẻ như cho” (tượng trưng) cho Giám đốc hoặc người nhà. Cơ quan thuế có quyền ấn định giá bán theo giá thị trường nếu phát hiện giá bán không hợp lý theo Luật Quản lý thuế. Kinh nghiệm là doanh nghiệp nên thuê đơn vị thẩm định giá độc lập hoặc tham khảo giá thị trường của tài sản tương tự để làm căn cứ xuất hóa đơn.

Rủi ro không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm

Nhiều kế toán cho rằng tài sản có giá trị sổ sách bằng 0 thì khi bán không cần xuất hóa đơn. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu không xuất, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành vi trốn thuế và vi phạm hành chính về hóa đơn.

Rủi ro về Thuế TNDN đối với khoản thu nhập khác (TK 711)

Khoản lợi nhuận từ thanh lý (Chênh lệch Có 711 – Nợ 811) phải chịu thuế TNDN với mức thuế suất phổ thông là 20%. Lưu ý rằng, lãi từ thanh lý tài sản cố định thông thường có thể dùng để bù trừ cho lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ quyết toán thuế năm.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết

Câu 1: Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn dùng tốt thì có cần đánh giá lại không?
Trả lời: Không bắt buộc. Doanh nghiệp tiếp tục theo dõi tài sản trên sổ quản lý (ngoại bảng) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính, tuyệt đối không được trích thêm khấu hao vào chi phí được trừ.

Câu 2: Bán thanh lý tài sản dưới dạng phế liệu thì xuất hóa đơn thuế suất bao nhiêu?
Trả lời: Tùy thuộc vào mặt hàng phế liệu. Nếu là sắt, thép vụn… thông thường chịu thuế suất 8% hoặc 10% tùy vào thời điểm áp dụng chính sách giảm thuế GTGT. Kế toán cần tra cứu mã ngành kinh doanh phế liệu để áp dụng đúng.

Câu 3: Tiền thu từ thanh lý tài sản có được phép để ngoài sổ sách không?
Trả lời: Tuyệt đối không. Mọi khoản thu từ bán tài sản của công ty đều là doanh thu chịu thuế. Việc để tiền ngoài sổ sách là hành vi trốn thuế và tham ô tài sản doanh nghiệp, có thể bị xử lý hình sự nếu giá trị lớn.

Câu 4: Thanh lý TSCĐ nhưng khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn thì xử lý sao?
Trả lời: Công ty vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử. Tại tiêu chí “Tên, địa chỉ người mua”, kế toán ghi “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc điền thông tin cá nhân kèm mã số thuế (nếu có) để kê khai thuế đầu ra bình thường.

Hiểu đúng và làm đúng quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định đã khấu hao hết không chỉ giúp số liệu báo cáo tài chính minh bạch mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro bị ấn định thuế. Hãy rà soát lại danh mục tài sản cố định cuối năm và thực hiện đầy đủ thủ tục nếu có kế hoạch thanh lý.

Bài viết cùng chủ đề