Hạch toán thanh lý tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) có sự khác biệt rất lớn so với doanh nghiệp, bởi nó chịu sự chi phối chặt chẽ của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và Luật Ngân sách. Nhiều kế toán viên mới chuyển từ tư nhân sang nhà nước thường lúng túng khi xử lý nguồn hình thành tài sản (TK 366) và quy trình nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các bút toán chuẩn xác theo Thông tư 107/2017/TT-BTC hiện hành và cập nhật những điểm mới quan trọng của Thông tư 24/2024/TT-BTC sắp áp dụng.

1. Điều kiện và Thủ tục pháp lý về thanh lý tài sản công

Khi nào được phép thanh lý tài sản?

Theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, đơn vị HCSN chỉ được phép thanh lý tài sản khi thuộc các trường hợp: Tài sản đã hết hạn sử dụng theo chế độ mà không thể tiếp tục sử dụng; tài sản bị hư hỏng không thể sửa chữa hoặc việc sửa chữa không hiệu quả; hoặc tài sản không còn nhu cầu sử dụng.

Lưu ý: Kế toán tuyệt đối không tự ý hạch toán giảm tài sản khi chưa có Quyết định thanh lý của thủ trưởng đơn vị hoặc cơ quan quản lý cấp trên có thẩm quyền phê duyệt phương án.

Bộ hồ sơ chứng từ kế toán cần có

Để hạch toán hợp lệ và giải trình khi thanh tra, bộ hồ sơ bắt buộc bao gồm:

• Quyết định thanh lý TSCĐ của cấp có thẩm quyền.
• Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ và Biên bản kiểm kê.
• Hợp đồng bán TSCĐ, Biên bản giao nhận tài sản.
• Hóa đơn bán tài sản công hoặc hóa đơn GTGT (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Các chứng từ chi phí liên quan (tháo dỡ, vận chuyển, đăng tin đấu giá).

2. Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Theo Thông tư 107)

Bước 1: Bút toán ghi giảm Tài sản cố định (Bắt buộc)

Nguyên tắc quan trọng nhất là phải xóa sổ cả Nguyên giá (TK 211) và Giá trị hao mòn lũy kế (TK 214). Đối với giá trị còn lại (nếu có), xử lý tùy theo nguồn hình thành:

• Nguồn Ngân sách/Viện trợ (TK 366): Ghi giảm vào TK 366 (Các khoản nhận trước chưa ghi thu).
• Nguồn Quỹ (TK 431): Ghi giảm vào TK 431 (Các quỹ).

Ví dụ minh họa: Đơn vị thanh lý một xe ô tô mua bằng nguồn ngân sách nhà nước cấp. Nguyên giá 1 tỷ đồng, đã hao mòn 950 triệu đồng. Giá trị còn lại 50 triệu đồng.
Hạch toán:
Nợ TK 214: 950.000.000 (Giá trị hao mòn)
Nợ TK 366: 50.000.000 (Giá trị còn lại)
Có TK 211: 1.000.000.000 (Nguyên giá)

Bước 2: Hạch toán các khoản thu từ thanh lý và Thuế GTGT

Khi bán thanh lý thu tiền, đơn vị ghi nhận vào Thu nhập khác và phải tách thuế GTGT phải nộp (nếu có).

• Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc Tiền gửi Kho bạc)
• Có TK 711 (Thu nhập khác – Giá bán chưa thuế)
• Có TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước – nếu có)

Lưu ý: Tiền thu từ thanh lý tài sản công thường phải nộp vào Tài khoản tạm giữ tại Kho bạc trước khi được xử lý tiếp, đơn vị không được tự ý chi tiêu ngay.

Bước 3: Hạch toán chi phí thanh lý phát sinh

Các chi phí phục vụ trực tiếp cho quá trình thanh lý như tháo dỡ, vận chuyển, đăng tin đấu giá được hạch toán vào chi phí khác.

• Nợ TK 811 (Chi phí khác)
• Có TK 111, 112, 331 (Tổng giá thanh toán)

Bước 4: Xử lý chênh lệch thu – chi

Sau khi bù trừ Thu (TK 711) và Chi (TK 811), phần tiền còn lại xử lý như sau:

• Trường hợp 1 (Nộp Ngân sách): Đối với đơn vị do NSNN đảm bảo chi thường xuyên, số chênh lệch phải nộp lại NSNN. Bút toán: Nợ TK 811 / Có TK 333. Khi nộp tiền: Nợ TK 333 / Có TK 111, 112.
• Trường hợp 2 (Bổ sung Quỹ): Đối với đơn vị tự chủ, chênh lệch được kết chuyển từ TK 711, 811 sang TK 911, sau đó trích lập vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (TK 431).

3. Các rủi ro thường gặp và Điểm mới của Thông tư 24/2024/TT-BTC

Sai sót thường gặp khi quyết toán/thanh tra

Rủi ro lớn nhất là đơn vị HCSN bán tài sản nhưng không xuất hóa đơn. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoạt động bán tài sản công bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử, nếu không sẽ bị phạt nặng về hành vi trốn thuế. Ngoài ra, việc sử dụng tiền thanh lý để mua sắm ngay mà chưa qua thủ tục nộp/quyết toán với Kho bạc cũng là lỗi vi phạm phổ biến về quản lý tài chính.

Lưu ý chuyển đổi sang Thông tư 24/2024/TT-BTC (Áp dụng 2025)

Từ ngày 01/01/2025, Thông tư 24/2024/TT-BTC sẽ thay thế Thông tư 107. Hệ thống tài khoản sẽ có nhiều thay đổi lớn, đặc biệt là cách ghi nhận Thặng dư/Thâm hụt. Kế toán cần rà soát, đối chiếu kỹ số dư TSCĐ và Hao mòn lũy kế trên phần mềm kế toán tại thời điểm 31/12/2024 để đảm bảo số liệu chuyển đổi chính xác, tránh lệch pha khi hạch toán giảm tài sản trong năm tài chính mới.

Đọc thêm: Công văn hướng dẫn thanh lý tài sản thấp hơn giá trị còn lại

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Đơn vị HCSN thanh lý tài sản có phải xuất hóa đơn không?
A: Có. Dù là đơn vị hành chính, khi bán tài sản công (chuyển quyền sở hữu có thu tiền), đơn vị bắt buộc phải xuất hóa đơn bán tài sản công hoặc hóa đơn GTGT điện tử.

Q: Tiền thanh lý tài sản cố định có được giữ lại dùng không?
A: Tùy thuộc vào cơ chế tự chủ của đơn vị. Đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên thường được trích lập Quỹ phát triển HĐSN sau khi trừ chi phí. Đơn vị ngân sách đảm bảo toàn bộ thường phải nộp số chênh lệch vào Ngân sách Nhà nước.

Q: Tài sản chưa hao mòn hết nhưng bị hỏng thì hạch toán thế nào?
A: Vẫn thực hiện thanh lý bình thường. Phần “Giá trị còn lại” (Nguyên giá trừ đi Hao mòn lũy kế) sẽ được hạch toán giảm vào nguồn hình thành tài sản tương ứng (Nợ TK 366 hoặc Nợ TK 431).

Q: Hạch toán chi phí tháo dỡ TSCĐ thanh lý vào tài khoản nào?
A: Theo chế độ kế toán HCSN (Thông tư 107), các chi phí phục vụ trực tiếp cho việc thanh lý (tháo dỡ, vận chuyển, tiêu hủy…) được hạch toán vào Tài khoản 811 (Chi phí khác).

Việc nắm vững quy trình hạch toán thanh lý tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt không chỉ về mặt ghi chép sổ sách mà còn về quy trình quản lý tài sản công. Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình xử lý tài chính và chuẩn bị tốt cho việc chuyển đổi sang chế độ kế toán mới vào năm 2025.

Bài viết cùng chủ đề