Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ – Hướng dẫn chi tiết cho kế toán doanh nghiệp

Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ là nghiệp vụ thường gặp trong kế toán doanh nghiệp, đặc biệt với các khoản chi không phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc hóa đơn đầu vào không hợp lệ. Việc ghi nhận đúng thuế GTGT không được khấu trừ không chỉ giúp báo cáo tài chính chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật thuế hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định, hạch toán và theo dõi thuế GTGT không được khấu trừ theo đúng quy định mới nhất.

1. Thuế GTGT không được khấu trừ là gì?

1.1. Khái niệm

Thuế GTGT không được khấu trừ là phần thuế GTGT đầu vào doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không đủ điều kiện khấu trừ hoặc hoàn thuế. Khoản thuế này phải được ghi nhận vào chi phí hoặc giá trị tài sản thay vì được trừ vào thuế đầu ra.

1.2. Các trường hợp phát sinh thuế GTGT không được khấu trừ

Theo Luật Thuế GTGT và Thông tư 219/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 13/2025/TT-BTC), thuế GTGT không được khấu trừ thường phát sinh trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa, dịch vụ không phục vụ sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.

• Hóa đơn không hợp lệ (thiếu thông tin, sai tên, sai mã số thuế, hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định).

• Hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

• Chi phí cá nhân, phúc lợi, hoặc hàng hóa, dịch vụ dùng cho mục đích khác ngoài hoạt động kinh doanh.

• Doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, bị cơ quan thuế loại trừ khoản khấu trừ thuế đầu vào.

2. Nguyên tắc hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Khi xác định được khoản thuế GTGT không được khấu trừ, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

1. Ghi nhận vào chi phí hoặc giá trị tài sản:

   • Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động quản lý, bán hàng → ghi vào chi phí quản lý hoặc chi phí bán hàng (TK 642).

   • Nếu dùng để hình thành tài sản cố định → ghi tăng nguyên giá TSCĐ (TK 211).

2. Không ghi nhận vào tài khoản thuế đầu vào (TK 133) để khấu trừ.

3. Kê khai đúng và đủ trong tờ khai thuế GTGT, phần thuế không được khấu trừ phải được loại trừ khi xác định số thuế đầu vào hợp lệ.

4. Lưu trữ chứng từ, hóa đơn liên quan để chứng minh tính hợp lý của chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

 

3. Quy trình hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Bước 1: Xác định khoản thuế không được khấu trừ

Doanh nghiệp rà soát các hóa đơn đầu vào, kiểm tra tính hợp lệ và mục đích sử dụng.
Ví dụ: Mua ô tô phục vụ giám đốc (không dùng cho hoạt động kinh doanh) → thuế GTGT không được khấu trừ.

Bước 2: Ghi nhận kế toán

Tùy theo mục đích sử dụng của hàng hóa, dịch vụ, kế toán thực hiện bút toán phù hợp:

Trường hợp 1 – Dùng cho chi phí quản lý, bán hàng:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý, chi phí bán hàng
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Trường hợp 2 – Dùng để hình thành tài sản cố định:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (tổng giá có thuế)

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

→ Trong cả hai trường hợp, thuế GTGT không được tách riêng vào TK 133.

Bước 3: Cập nhật trên tờ khai thuế

Trong tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý, kế toán loại trừ phần thuế này khỏi chỉ tiêu “thuế đầu vào được khấu trừ” và ghi rõ lý do không khấu trừ.

Bước 4: Lưu trữ chứng từ

Lưu giữ hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ thanh toán để chứng minh tính hợp lý khi quyết toán.

4. Tác động của thuế GTGT không được khấu trừ đến báo cáo tài chính

Thuế GTGT không được khấu trừ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp:

• Tăng chi phí hoạt động: Khoản thuế này được tính vào chi phí, làm giảm lợi nhuận trước thuế.

• Giảm lợi nhuận ròng: Vì chi phí tăng, lợi nhuận sau thuế cũng giảm tương ứng.

• Ảnh hưởng đến tài sản: Khi gộp vào nguyên giá TSCĐ, sẽ làm tăng giá trị tài sản và chi phí khấu hao hàng kỳ.

• Tác động đến dòng tiền: Doanh nghiệp phải chi trả thêm tiền thuế mà không thể khấu trừ hay hoàn lại.

5. Ví dụ minh họa hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Công ty A mua một ô tô phục vụ giám đốc, không sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Giá chưa thuế: 500.000.000 đồng, thuế GTGT 10% = 50.000.000 đồng.

Bút toán hạch toán:

1. Khi mua ô tô:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định: 550.000.000 đồng

Có TK 111 – Tiền mặt: 550.000.000 đồng

2. Không ghi nhận vào TK 133, vì thuế 50 triệu không được khấu trừ.

3. Khấu hao hàng kỳ: Hạch toán khấu hao tài sản có giá trị bao gồm cả phần thuế GTGT không được khấu trừ.

6. Một số lưu ý khi hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

• Phải phân loại rõ mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ ngay từ đầu để tránh sai sót khi kê khai thuế.

• Khi phát hiện sai sót về khấu trừ thuế, cần kê khai bổ sung theo đúng quy định tại Điều 47 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

• Cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí nếu không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn.

• Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm kế toán có chức năng tách riêng thuế không khấu trừ để quản lý chính xác hơn.

Kết luận

Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ là nghiệp vụ đòi hỏi kế toán nắm chắc quy định pháp lý và hạch toán đúng bản chất kinh tế. Việc ghi nhận chính xác giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực chi phí, lợi nhuận và tuân thủ quy định thuế. Kế toán cần thường xuyên cập nhật các quy định mới, đồng thời kiểm soát chặt chẽ chứng từ và hóa đơn đầu vào để hạn chế tối đa rủi ro về thuế.

Bài viết cùng chủ đề