4. Nguyên tắc khấu hao và tính hao mòn tài sản cố định

6. Sai sót thường gặp và cách khắc phục

6.1 Các lỗi phổ biến khi xử lý hao mòn

Doanh nghiệp SME thường mắc các sai sót sau:

+ Trích khấu hao sai thời điểm: Trích khấu hao ngay khi mua chứ không phải khi đưa vào sử dụng
+ Thiếu chứng từ gốc: Không có hóa đơn hợp lệ, biên bản nghiệm thu, quyết định đưa vào sử dụng
+ Áp dụng sai thời gian khấu hao: Dùng thời gian ngắn hơn quy định tại Thông tư 45/2018/TT-BTC
+ Nhầm lẫn giữa sửa chữa lớn và TSCĐ: Chi phí sửa chữa lớn vốn hóa thành TSCĐ khi đáp ứng tiêu chuẩn

6.2. Rủi ro và hậu quả khi sai phạm

Khi thanh tra thuế phát hiện sai sót về khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp có thể bị:

+ Loại chi phí khấu hao không hợp lệ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp bổ sung thuế TNDN
+ Phạt từ 10% đến 30% số thuế phải nộp thêm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
+ Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế
+ Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và tín dụng ngân hàng khi giá trị tài sản bị điều chỉnh giảm

6.3. Kinh nghiệm thực tiễn và cách làm việc với cơ quan thuế

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên:

+ Rà soát đầy đủ hồ sơ trước kỳ quyết toán: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, quyết định phê duyệt
+ Xây dựng bảng tính khấu hao chi tiết theo từng TSCĐ, đối chiếu với sổ kế toán hàng tháng
+ Lưu trữ chứng từ theo quy định tối thiểu 10 năm, sắp xếp khoa học để dễ tra cứu khi thanh tra
+ Khi bị thanh tra, chuẩn bị giải trình rõ ràng về mục đích sử dụng TSCĐ, phương pháp và thời gian khấu hao đã thông báo với cơ quan thuế
+ Nếu phát hiện sai sót trước thanh tra, chủ động kê khai điều chỉnh bổ sung để giảm mức phạt

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hao mòn TSCĐ có phải luôn là tài sản hay là nguồn vốn?

Hao mòn TSCĐ không phải là tài sản hay nguồn vốn độc lập. TSCĐ là tài sản được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán, còn hao mòn (TK 214) là tài khoản điều chỉnh giảm phản ánh giá trị đã khấu hao lũy kế. Chi phí khấu hao hàng kỳ ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh, không làm thay đổi nguồn vốn.

Câu 2: Quy trình quyết toán thuế liên quan hao mòn diễn ra như thế nào?

Lập bảng phân bổ khấu hao theo VAS và Thông tư 200, chuẩn bị hồ sơ chứng từ TSCĐ (hóa đơn, biên bản nghiệm thu), kê khai quyết toán thuế TNDN trong thời hạn 90 ngày sau kết thúc năm tài chính, nộp hồ sơ cho cơ quan thuế và lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm.

Câu 3: Những rủi ro phổ biến khi ghi nhận hao mòn?

Các rủi ro thường gặp gồm: nhầm lẫn giữa TSCĐ và chi phí thường xuyên, thiếu chứng từ hợp lệ, áp dụng sai phương pháp hoặc thời gian khấu hao, trích khấu hao sai kỳ kế toán, thiếu rà soát khi bị thanh tra dẫn đến bị loại chi phí và truy thu thuế.

Câu 4: Có ví dụ bút toán hao mòn theo VAS không?

Có. Ví dụ mua TSCĐ: Nợ TK 211 (nguyên giá) / Có TK 331 (phải trả). Trích khấu hao hàng tháng: Nợ TK 627 hoặc 642 (chi phí) / Có TK 2141 (hao mòn TSCĐ). Thanh lý TSCĐ: Nợ TK 2141 / Có TK 211. Bút toán này tuân thủ Thông tư 200 và hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam.

Kết luận

Việc hiểu đúng bản chất hao mòn TSCĐ và hạch toán chính xác theo VAS, Thông tư 200 và các văn bản pháp luật hiện hành giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro truy thu và phạt khi thanh tra.

Kế toán viên cần cập nhật thường xuyên các quy định mới về khấu hao, chi phí được trừ, thời gian lưu trữ chứng từ và làm việc hiệu quả với cơ quan thuế khi có vướng mắc. Rà soát định kỳ hồ sơ TSCĐ, đầu tư vào hệ thống quản lý tài sản và đào tạo nhân sự kế toán là những giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp SME giảm thiểu sai sót trong quyết toán cuối năm.