Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không?

Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không là thắc mắc phổ biến của kế toán mới và hộ kinh doanh khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020. Nguyên tắc là mọi hóa đơn bán hàng phát sinh doanh thu đều phải ghi nhận vào sổ sách và là căn cứ kê khai thuế GTGT, TNDN hoặc thuế khoán tùy phương pháp nộp thuế. Bài viết sẽ phân tích từng trường hợp theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp, hướng hạch toán theo VAS 14, cách kê khai 01/GTGT, tác động đến quyết toán TNDN – TNCN và các rủi ro phạt nếu bỏ sót hóa đơn.

Quy định kê khai hóa đơn bán hàng

Căn cứ pháp lý và phân loại hóa đơn

Theo Luật Thuế GTGT và Luật Quản lý thuế, người bán phải lập hóa đơn cho mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả trường hợp không thuộc diện chịu thuế GTGT. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định sử dụng hóa đơn điện tử, gồm hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng. Dù là loại nào, doanh thu trên hóa đơn đều là căn cứ tính thuế TNDN, thuế khoán hoặc thuế GTGT tùy phương pháp.

Theo VAS 14, doanh thu được ghi nhận khi đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Vì vậy, câu hỏi “hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không” luôn gắn với nghĩa vụ vừa ghi nhận doanh thu trên sổ kế toán, vừa kê khai vào tờ khai thuế tương ứng kỳ phát sinh.

Nghĩa vụ kê khai thuế GTGT và TNDN

Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải kê khai toàn bộ hóa đơn bán ra trên tờ khai 01/GTGT tháng hoặc quý, kể cả hóa đơn không chịu thuế hoặc thuế suất 0%, 8% hay 10%, tùy danh mục được giảm theo nghị quyết giảm thuế GTGT từng thời kỳ. Doanh thu trên hóa đơn cũng là số liệu đầu vào để lập tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN cuối năm.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp vẫn phải kê khai doanh thu từ hóa đơn bán hàng để xác định thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN nếu thuộc diện. Không kê khai sẽ bị coi là trốn thuế khi thanh tra.

So sánh kê khai theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp

Phương pháp khấu trừ: Hóa đơn bán hàng/hóa đơn GTGT phải lên tờ khai 01/GTGT, thể hiện rõ tiền thuế GTGT đầu ra, được đối chiếu với hóa đơn điện tử trên cổng thuế.

Phương pháp trực tiếp: Hóa đơn bán hàng không có dòng thuế GTGT, nhưng doanh thu vẫn là căn cứ tính thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN/TNDN nếu có.

Hạch toán và quy trình kê khai thực tế

Bút toán hạch toán theo chuẩn mực VAS

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi lập hóa đơn bán hàng chịu thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ tài khoản 131 hoặc 111, 112 tổng giá thanh toán; Có tài khoản 511 doanh thu chưa thuế; Có tài khoản 3331 thuế GTGT đầu ra. Trường hợp hóa đơn bán hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, chỉ ghi Có tài khoản 511 theo giá thanh toán, không phát sinh 3331 nhưng vẫn đưa vào kê khai doanh thu.

Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, hóa đơn bán hàng chỉ thể hiện tổng tiền thanh toán; kế toán hoặc chủ hộ theo dõi doanh thu trên sổ sách, làm căn cứ tính thuế khoán hoặc thuế theo tỷ lệ trên doanh thu tùy ngành nghề, đồng thời lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo thuế theo chế độ áp dụng.

Quy trình kê khai và quyết toán thuế

Hóa đơn bán hàng phát sinh trong kỳ phải được nhập đầy đủ vào phần mềm kế toán và ứng dụng hỗ trợ kê khai. Người nộp thuế khai thuế GTGT theo tháng nộp tờ khai 01/GTGT chậm nhất ngày 20 tháng sau, khai theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Doanh thu trên hóa đơn là căn cứ quan trọng để xác định thuế GTGT phải nộp và đối chiếu khi lập báo cáo tài chính năm.

Khi quyết toán thuế TNDN, toàn bộ doanh thu từ hóa đơn bán hàng phải được tổng hợp trên tờ khai quyết toán, kể cả các hóa đơn không VAT hoặc doanh thu chịu thuế suất 0%. Doanh nghiệp cần đối chiếu với sổ cái tài khoản 511, báo cáo kết quả kinh doanh và dữ liệu hóa đơn điện tử để tránh chênh lệch khi cơ quan thuế so sánh.

Hồ sơ chứng từ và sai sót thường gặp

Hồ sơ bắt buộc bao gồm hóa đơn điện tử đã cấp mã, hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, bảng kê bán hàng. Doanh nghiệp phải lưu giữ tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế. Sai sót thường gặp là bỏ sót hóa đơn bán hàng không có VAT, tưởng rằng “không thuế thì không cần kê khai”, hoặc hạch toán doanh thu nhưng quên đưa vào tờ khai thuế GTGT và quyết toán TNDN, dẫn đến bị truy thu và phạt chậm nộp.

Case study SME và rủi ro tuân thủ

Ví dụ doanh nghiệp SME bán hàng hỗn hợp

Giả sử một doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp khấu trừ, trong năm xuất hóa đơn GTGT 300 triệu và hóa đơn bán hàng không chịu thuế 200 triệu. Khi lập tờ khai 01/GTGT, kế toán chỉ kê 300 triệu có VAT mà quên doanh thu 200 triệu không VAT, trong khi báo cáo tài chính lại thể hiện tổng doanh thu 500 triệu. Khi quyết toán, cơ quan thuế so sánh tờ khai GTGT với báo cáo tài chính sẽ phát hiện chênh lệch, yêu cầu giải trình và có thể ấn định doanh thu, truy thu thuế TNDN.

Tình huống này cũng ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNCN nếu doanh nghiệp chi trả thu nhập cho cá nhân bán hàng theo doanh số mà không trùng khớp với doanh thu trên hóa đơn. Kinh nghiệm là phải lập bảng đối chiếu doanh thu theo từng loại hóa đơn, cập nhật đầy đủ lên tờ khai thuế để thống nhất số liệu.

Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế

Khi thanh tra, cơ quan thuế thường yêu cầu file dữ liệu hóa đơn điện tử, sổ chi tiết tài khoản 511, bảng kê bán hàng theo từng kỳ khai thuế GTGT. Nếu phát hiện hóa đơn bán hàng không được kê khai, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế GTGT đầu ra (nếu thuộc đối tượng chịu thuế), truy thu thuế TNDN, phạt 20% số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp theo ngày. Để giảm rủi ro, kế toán nên chủ động đối chiếu hóa đơn với tờ khai sau mỗi kỳ khai thuế, lưu chứng từ giải trình đầy đủ.

Tác động đến báo cáo tài chính và quản trị

Việc bỏ sót hóa đơn bán hàng làm doanh thu trên báo cáo tài chính không trùng với số liệu trên tờ khai thuế, ảnh hưởng đến uy tín khi vay ngân hàng, kêu gọi nhà đầu tư. Ngược lại, nếu ghi nhận doanh thu nhưng không kê khai thuế thì khi bị phát hiện sẽ kéo theo nghĩa vụ thuế bổ sung lớn, gây áp lực dòng tiền. Một số doanh nghiệp chủ động trích lập dự phòng rủi ro thuế trên tài khoản chi phí để không bị “sốc” khi có quyết định truy thu.

FAQ về kê khai thuế đối với hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế GTGT không?

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì mọi hóa đơn bán hàng phát sinh doanh thu đều phải kê khai trên tờ khai 01/GTGT, kể cả trường hợp không ghi dòng thuế vì thuộc đối tượng không chịu thuế hoặc thuế suất 0%. Với hộ, cá nhân nộp theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hóa đơn vẫn là căn cứ tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Hóa đơn bán hàng không VAT có phải lên tờ khai thuế?

Có. Dù hóa đơn bán hàng không có dòng thuế GTGT, nhưng doanh thu từ giao dịch vẫn phải đưa vào chỉ tiêu doanh thu không chịu thuế hoặc doanh thu không phải kê khai tính thuế tùy mẫu tờ khai. Đây cũng là doanh thu tính thuế TNDN, cần khớp với báo cáo tài chính năm.

Thời hạn kê khai hóa đơn bán hàng là khi nào?

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo tháng là ngày 20 tháng sau; theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hóa đơn bán hàng phát sinh kỳ nào phải được kê khai đúng kỳ đó hoặc kê khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót.

Không kê khai hóa đơn bán hàng bị phạt gì?

Nếu hóa đơn đã lập nhưng không kê khai, khi cơ quan thuế phát hiện sẽ truy thu thuế GTGT thiếu (nếu thuộc diện chịu thuế), truy thu thuế TNDN, phạt 20% số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp. Trường hợp cố ý giấu doanh thu, mức phạt có thể cao hơn và bị coi là trốn thuế theo Luật Quản lý thuế, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Tóm lại, hóa đơn bán hàng – dù có hay không có thuế GTGT – đều phát sinh nghĩa vụ kê khai và quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần kiểm soát hóa đơn điện tử, ghi nhận doanh thu đúng chuẩn VAS và đối chiếu sổ sách với tờ khai GTGT, TNDN, TNCN để tránh sai lệch. Việc tuân thủ quy trình giúp giảm rủi ro truy thu, phạt và nâng cao chất lượng báo cáo tài chính. Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát quy trình thuế – kế toán, cập nhật quy định mới và tham khảo hướng dẫn chuyên sâu phục vụ quyết toán cuối năm.

Bài viết cùng chủ đề