Hóa đơn điều chỉnh kê khai như thế nào

Hóa đơn điều chỉnh kê khai như thế nào là câu hỏi “đau đầu” nhất của kế toán SME khi phát hiện sai đơn giá, sai số lượng hoặc giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn điện tử. Chỉ cần kê khai nhầm kỳ, nhầm cột phụ lục GTGT hoặc thiếu biên bản điều chỉnh, doanh nghiệp có thể bị loại khấu trừ, bị truy thu và bị tính tiền chậm nộp trong đợt thanh tra – quyết toán thuế TNDN/GTGT cuối năm.

Điểm quan trọng: hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần chênh lệch tăng/giảm; việc kê khai phải bám sát “kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh” và hồ sơ chứng từ đi kèm để chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán.

Căn cứ pháp lý và nguyên tắc “ghi chênh lệch” khi điều chỉnh

Theo quy định về hóa đơn điện tử, khi hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp xử lý bằng lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy trường hợp; đồng thời cần lưu ý nguyên tắc thể hiện số liệu điều chỉnh trên hóa đơn: hóa đơn điều chỉnh không ghi số âm (-) trực tiếp trên hóa đơn

Từ 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực và sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp nên cập nhật phần mềm hóa đơn và quy trình kiểm soát thời điểm lập hóa đơn, nhưng nguyên tắc xử lý sai sót theo hướng điều chỉnh/thay thế vẫn là “xương sống” để tuân thủ.

Về kê khai thuế GTGT, tinh thần chung là: phần điều chỉnh tăng/giảm được kê khai theo kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh và ghi theo đúng cấu trúc biểu mẫu hiện hành (tờ khai 01/GTGT và phụ lục kèm theo theo Thông tư 80/2021/TT-BTC; một số chỉ tiêu hành chính trên mẫu có cập nhật theo các văn bản sửa đổi năm 2025).

Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Chuẩn hóa bộ hồ sơ trước khi kê khai

Tối thiểu cần có: (i) hóa đơn gốc; (ii) biên bản/văn bản thỏa thuận điều chỉnh nêu rõ sai sót, nguyên nhân và chênh lệch; (iii) hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”. Bộ hồ sơ này là căn cứ để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ, chi phí được trừ và giải trình khi quyết toán.

Bước 2: Ghi chênh lệch vào phụ lục 01-1/GTGT (cột H)

Trên HTKK/iHTKK, phụ lục 01-1/GTGT thường hiển thị các cột theo chữ cái; với nghiệp vụ điều chỉnh, bạn kê khai theo “kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh” và ghi phần chênh lệch tăng/giảm vào cột điều chỉnh (thực tế nhiều phiên bản hiển thị là cột H). Quy ước dễ nhớ: tăng doanh thu/thuế → số dương; giảm doanh thu/thuế → số âm ở phụ lục (khác với quy tắc “không ghi âm” trên hóa đơn).

Hóa đơn điều chỉnh	Hóa đơn thay thế
Chỉ ghi phần chênh lệch tăng/giảm; kê khai vào “cột điều chỉnh” của phụ lục theo kỳ phát hành.	Thay toàn bộ nội dung hóa đơn sai; dùng khi sai sót làm “sai bản chất” hóa đơn gốc.

Tham khảo thêm: Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào

Hạch toán theo VAS và tránh rủi ro phạt khi quyết toán thuế

Về kế toán, mục tiêu là báo cáo tài chính phản ánh đúng bản chất doanh thu/chi phí (VAS 14) theo kỳ thực tế phát sinh; phần điều chỉnh thường được ghi nhận tại kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, đồng thời thuyết minh rõ nếu ảnh hưởng đáng kể đến kỳ trước (doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 cần nhất quán chính sách). Khi quyết toán thuế TNDN, khoản doanh thu/chi phí điều chỉnh phải có chứng từ hợp lệ để tránh bị loại chi phí được trừ.

Mini-case (SME thương mại tại Hà Nội): Hóa đơn tháng 4 ghi 200 triệu, sau đối soát tháng 6 giảm giá 50 triệu. Tháng 6 lập biên bản + hóa đơn điều chỉnh giảm; kê khai phụ lục 01-1/GTGT kỳ tháng 6 tại cột điều chỉnh (-50 triệu) và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng (nếu thuế suất 10% thì giảm 5 triệu). Nhờ đủ hồ sơ, doanh nghiệp tránh bị truy thu khi thanh tra.

Lỗi SME hay dính và cách tránh:

+ Nhầm kỳ kê khai (đẩy về kỳ gốc) → sai thời hạn, sai số liệu. Nhớ: khai theo kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh.

+ Thiếu biên bản điều chỉnh → rủi ro bị bác khấu trừ/chi phí khi quyết toán.

+ Kê khai sai dẫn đến thiếu thuế: có thể bị phạt 20% số thuế khai thiếu và phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT: nếu khai theo tháng, chậm nhất ngày 20 của tháng sau; nếu khai theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Đây là mốc “đinh” để bạn chốt việc phát hành hóa đơn điều chỉnh và kê khai kịp kỳ.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điều chỉnh kê khai ghi cột H như thế nào?
Ghi phần chênh lệch tăng/giảm vào cột điều chỉnh (thường hiển thị cột H) của phụ lục 01-1/GTGT theo kỳ phát hành.

Điều chỉnh tăng doanh thu thì có phải nộp bổ sung thuế GTGT không?
Có. Kê khai tăng ở kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, làm tăng thuế GTGT đầu ra tương ứng và nộp theo hạn khai thuế.

Kê khai sai cột/kỳ có bị phạt không?
Nếu sai làm thiếu thuế: có thể bị phạt 20% và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày; nên nộp tờ khai bổ sung sớm.

Biên bản điều chỉnh cần lưu bao lâu?
Tài liệu kế toán thường phải lưu trữ tối thiểu 10 năm (trừ loại phải lưu lâu hơn); nên lưu kèm đầy đủ hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh đúng cách không chỉ là “đúng cột H”, mà là đúng cả bộ: đúng căn cứ pháp lý, đúng kỳ phát hành, đúng hồ sơ chứng từ và đúng hạch toán để báo cáo tài chính – quyết toán thuế TNDN/GTGT khớp nhau. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình đối soát hóa đơn, kiểm tra trước khi phát hành, và lập checklist hồ sơ điều chỉnh để giảm rủi ro bị loại chi phí được trừ hoặc bị xử phạt khi thanh tra. Cuối năm, hãy rà soát các hóa đơn có điều chỉnh, đối chiếu tờ khai GTGT, sổ doanh thu – chi phí và cập nhật kịp các thay đổi biểu mẫu/quy định mới để chủ động tuân thủ.

Bài viết cùng chủ đề

::contentReference[oaicite:7]{index=7}