Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là gì? Đây là câu hỏi phổ biến mà nhiều kế toán doanh nghiệp SME gặp phải khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập hoặc cần điều chỉnh giá trị thanh toán. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để chỉnh sửa các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc quy cách hàng hóa trên hóa đơn gốc.

Việc hiểu rõ quy trình lập hóa đơn điều chỉnh, cách hạch toán theo chuẩn mực VAS và kê khai thuế GTGT/TNDN đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh phạt khi thanh tra thuế và đảm bảo quyết toán cuối năm chính xác.

Hóa đơn điều chỉnh là gì và căn cứ pháp lý

Khái niệm hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập để điều chỉnh các thông tin sai sót trên hóa đơn gốc đã gửi cho người mua. Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi phát hiện sai sót về mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, số tiền, thuế suất, hoặc quy cách hàng hóa dịch vụ.

Phạm vi áp dụng bao gồm các trường hợp điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị hàng hóa do chiết khấu thương mại, giảm giá, trả hàng, hoặc điều chỉnh các sai sót kỹ thuật phát hiện sau khi đã giao hóa đơn cho khách hàng.

Căn cứ pháp lý và chuẩn mực VAS

Căn cứ pháp lý chính cho hóa đơn điều chỉnh bao gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Về chuẩn mực kế toán, VAS 14 về doanh thu và chi phí quy định doanh nghiệp phải ghi nhận điều chỉnh doanh thu khi có thay đổi giá bán, chiết khấu hoặc trả hàng.

Điểm khác biệt với IFRS 15 là VAS yêu cầu ghi nhận điều chỉnh vào kỳ phát sinh thay đổi thay vì điều chỉnh hồi tố. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp bắt buộc phải có biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, nêu rõ lý do và nội dung điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…” và không được ghi số âm trực tiếp.

Xem thêm: Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế như nào?

Quy trình lập, hạch toán và kê khai hóa đơn điều chỉnh

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 123 gồm ba bước chính.

Bước 1: Xác định rõ sai sót hoặc thay đổi, lập biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, nêu rõ lý do điều chỉnh.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh ghi chênh lệch so với hóa đơn gốc, sử dụng dấu cộng cho trường hợp tăng giá trị và dấu trừ cho trường hợp giảm giá trị.

Bước 3: Ký số hóa đơn điện tử và gửi cho người mua, đồng thời lưu trữ chứng từ để phục vụ kê khai thuế và quyết toán. Đối với trường hợp đặc biệt như điều chỉnh khác kỳ hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định tại Thông tư 78/2021 về thời điểm kê khai.

Hạch toán kế toán và kê khai thuế

Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, bút toán theo VAS như sau: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng (số tiền giảm chưa thuế), Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT giảm), Có TK 131 Phải thu khách hàng (tổng tiền giảm có thuế).

Ví dụ thực tế: Hóa đơn gốc 100 triệu đồng chưa thuế với thuế suất 10%, sau đó điều chỉnh giảm 20 triệu đồng do trả hàng. Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 511: 20.000.000, Nợ TK 3331: 2.000.000, Có TK 131: 22.000.000. Việc điều chỉnh này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN và báo cáo tài chính cuối năm. Về kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc nếu do sai sót, hoặc kê khai tại kỳ hiện tại nếu do thay đổi thanh toán theo Thông tư 78.

Sai sót thường gặp, rủi ro và kinh nghiệm xử lý

Sai sót phổ biến trong thực tế SME

Doanh nghiệp SME thường mắc một số sai sót khi xử lý hóa đơn điều chỉnh. Lỗi phổ biến nhất là sai mã số thuế hoặc số tiền trên hóa đơn gốc dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi quyết toán. Nhiều kế toán thiếu biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, khiến hóa đơn không hợp lệ theo quy định và bị loại chi phí khi cơ quan thuế thanh tra.

Case study điển hình: Một doanh nghiệp xây dựng lập hóa đơn điều chỉnh giảm do khách hàng trả hàng nhưng không lập biên bản, dẫn đến cơ quan thuế không chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN, ảnh hưởng đến dòng tiền và báo cáo theo VAS 03 về hàng tồn kho.

Mức phạt và kinh nghiệm tuân thủ

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2 đến 4 triệu đồng nếu không lập hóa đơn điều chỉnh theo thông báo của cơ quan thuế. Mức phạt tăng lên 20-50 triệu đồng nếu hành vi vi phạm làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận trong thời hạn 10 năm theo Luật Quản lý thuế. Kinh nghiệm thực tế cho thấy doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ phần mềm hóa đơn điện tử trước khi thanh tra thuế đến, đảm bảo tất cả hóa đơn điều chỉnh đã được kê khai đầy đủ.

Với các trường hợp phức tạp như điều chỉnh nhiều lần hoặc liên quan đến nhiều kỳ quyết toán, nên tham khảo ý kiến Tổng cục Thuế để xử lý đúng quy định.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh có ghi số âm được không?

Theo Nghị định 123/2020 Điều 19, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm trực tiếp mà chỉ ghi giá trị chênh lệch, sử dụng dấu cộng khi tăng và dấu trừ khi giảm. Điều này đảm bảo kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đúng kỳ, tránh nhầm lẫn trong quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Lập hóa đơn điều chỉnh bao nhiêu lần tối đa?

Nghị định 70/2025 khoản 13 Điều 1 không giới hạn số lần lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, các lần điều chỉnh tiếp theo phải theo đúng hình thức đã chọn lần đầu và cần có biên bản thỏa thuận cho mỗi lần điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ quyết toán thế nào?

Theo Thông tư 78/2021, nếu điều chỉnh do sai sót phải kê khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc. Nếu điều chỉnh do thay đổi giá trị thanh toán sau khi giao hàng, kê khai tại kỳ hiện tại phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Doanh nghiệp cần lưu biên bản để giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra.

Sai tên địa chỉ nhưng đúng mã số thuế có cần hóa đơn điều chỉnh?

Theo Điều 26 Nghị định 123/2020, trường hợp sai tên hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế đúng, doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản điều chỉnh thông tin giữa người bán và người mua mà không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn gốc vẫn hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Kết luận

Việc nắm vững quy định về hóa đơn điều chỉnh giúp doanh nghiệp SME xử lý kịp thời các sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và tránh rủi ro bị phạt khi thanh tra. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh đúng chuẩn, hạch toán theo VAS chính xác và kê khai thuế GTGT/TNDN hợp lệ là yếu tố then chốt trong quyết toán cuối năm.

Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ quy trình xử lý hóa đơn, cập nhật các quy định mới từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, đồng thời đào tạo kế toán viên về nghĩa vụ thuế và yêu cầu chứng từ hợp lệ. Để tìm hiểu thêm về các chủ đề liên quan như quyết toán thuế TNDN, kê khai thuế GTGT và chi phí được trừ, hãy tham khảo các hướng dẫn chuyên sâu khác trên website.

Bài viết cùng chủ đề