Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, sự nhầm lẫn giữa Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là nguyên nhân hàng đầu khiến kế toán hạch toán sai giá vốn hoặc bị cơ quan thuế từ chối hoàn thuế GTGT. Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu vẫn lầm tưởng chỉ cần Commercial Invoice là đủ mà bỏ qua quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai loại chứng từ này và hướng dẫn quy trình hạch toán chuẩn xác nhất năm 2025.

1. Khái niệm, Khung pháp lý và Sự khác biệt cốt lõi

Bản chất và vai trò trong bộ chứng từ

Để thực hiện đúng nghiệp vụ, kế toán cần hiểu rõ bản chất của Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng:

  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI): Là chứng từ thanh toán quốc tế thể hiện giá bán (FOB, CIF…) giữa người mua và người bán. Đây là căn cứ để ngân hàng thanh toán và hải quan tính thuế nhập khẩu.
  • Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT Invoice): Là chứng từ thuế nội địa Việt Nam, tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vai trò chính là ghi nhận doanh thu chịu thuế và làm căn cứ để kê khai, khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT.

Bảng so sánh Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Tiêu chí Hóa đơn thương mại (CI) Hóa đơn GTGT
Mục đích Thanh toán quốc tế, khai hải quan Kê khai thuế nội địa
Đồng tiền Ngoại tệ (USD, EUR…) VND (hoặc ngoại tệ quy đổi)

Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Dù đã có Commercial Invoice, doanh nghiệp xuất khẩu vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT điện tử. Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành thủ tục hải quan (theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123).

2. Hướng dẫn hạch toán và Kê khai thuế (Focus vào Xuất Nhập Khẩu)

Đối với hàng Nhập khẩu: Ưu tiên chứng từ nào?

Khi nhập khẩu, kế toán sử dụng Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có) vào các mục đích khác nhau:

  • Giá gốc hàng tồn kho (Nợ TK 156): Căn cứ vào Commercial Invoice và Tờ khai hải quan để ghi nhận giá mua (FOB/CIF) cộng thuế nhập khẩu.
  • Thuế GTGT đầu vào (Nợ TK 133): Tuyệt đối không căn cứ vào Invoice. Phải căn cứ vào Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc chứng từ nộp thuế điện tử khâu nhập khẩu.

Đối với hàng Xuất khẩu: Thời điểm và Tỷ giá

Doanh nghiệp dùng Commercial Invoice để gửi khách hàng đòi tiền, nhưng dùng Hóa đơn GTGT (thuế suất 0%) để kê khai doanh thu chịu thuế (Có TK 511).

Lưu ý quan trọng: Tỷ giá ghi nhận doanh thu là tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại tại ngày giao dịch thực tế. Chênh lệch giữa tỷ giá trên tờ khai hải quan và tỷ giá thực tế thanh toán được hạch toán vào doanh thu/chi phí tài chính (TK 515/635).

3. Rủi ro sai sót, Chênh lệch số liệu và Kinh nghiệm xử lý

Xử lý chênh lệch giữa Invoice và Tờ khai hải quan

Thực tế thường xảy ra chênh lệch giá trị giữa Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc Tờ khai) do điều kiện giao hàng (Incoterms). Ví dụ: Invoice giá EXW (giá xuất xưởng) nhưng Tờ khai tính thuế theo giá CIF (đã gồm vận chuyển, bảo hiểm).

Giải pháp: Kế toán cần lập bảng kê chi tiết phí vận chuyển (Freight) và bảo hiểm (Insurance) để giải trình. Phần phí này hạch toán riêng vào chi phí mua hàng hoặc chi phí bán hàng tùy thỏa thuận.

Rủi ro về điều kiện khấu trừ và Hoàn thuế GTGT

Một sai lầm “chết người” của SME là chỉ lưu Commercial Invoice mà làm mất Giấy nộp tiền thuế nhập khẩu. Hậu quả là toàn bộ số thuế GTGT đầu vào đã nộp sẽ bị loại, không được khấu trừ. Đối với hàng xuất khẩu, nếu thiếu Hóa đơn GTGT điện tử, doanh nghiệp sẽ không đủ điều kiện hưởng thuế suất 0% và bị từ chối hồ sơ hoàn thuế.

Case Study: Sai sót thông tin hàng hóa

Trường hợp tên hàng trên Commercial Invoice (tiếng Anh) không khớp với tên trên Tờ khai (tiếng Việt) và Hóa đơn GTGT khiến cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp lệ của lô hàng. Kinh nghiệm là nên xây dựng bộ mã hàng hóa thống nhất. Trên Hóa đơn GTGT xuất khẩu, kế toán nên ghi chú thêm tên tiếng Anh hoặc mã hàng quốc tế để dễ dàng đối chiếu.

Đọc thêm: Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Doanh nghiệp xuất khẩu có bắt buộc xuất hóa đơn GTGT không?

Trả lời: Có. Bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) theo Nghị định 123 để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế, dù khách hàng nước ngoài không yêu cầu.

Câu 2: Tỷ giá trên Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng có giống nhau không?

Trả lời: Có thể khác nhau. Hóa đơn thương mại ghi nguyên tệ. Hóa đơn GTGT quy đổi ra VND theo tỷ giá quy định tại thời điểm lập hóa đơn (thường là tỷ giá mua vào của ngân hàng).

Câu 3: Hóa đơn thương mại có được dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Trả lời: Không. Để khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu, bắt buộc phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và Tờ khai hải quan thông quan.

Câu 4: Khi nào được dùng hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn GTGT?

Trả lời: Hiện tại, chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc thù về dịch vụ vận tải quốc tế. Với hàng hóa thông thường, Hóa đơn GTGT vẫn là bắt buộc theo luật thuế nội địa Việt Nam.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và tối ưu quy trình kế toán. Hãy luôn cập nhật các quy định mới nhất từ Tổng cục Thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bài viết cùng chủ đề