Khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh

Khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh là câu hỏi then chốt giúp kế toán viên xử lý đúng sai sót trên hóa đơn điện tử, tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xác định sai thời điểm hoặc nhầm lẫn giữa điều chỉnh và thay thế có thể dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trên tờ khai thuế GTGT và báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chuyên sâu, giúp bạn nắm vững quy định pháp lý và quy trình hạch toán chuẩn mực.

1. Căn cứ pháp lý: Khi nào bắt buộc xuất hóa đơn điều chỉnh?

Để đảm bảo tuân thủ Luật Quản lý thuế và tránh các sai sót không đáng có, kế toán cần phân biệt rõ các trường hợp được phép điều chỉnh dựa trên tính chất sai sót.

Quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn gốc đã gửi cho người mua, đã được cơ quan thuế cấp mã (nếu thuộc đối tượng dùng mã) và phát hiện có sai sót về các chỉ tiêu giá trị quan trọng:

+ Sai sót về Mã số thuế của người mua.

+ Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa.

+ Lưu ý: Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, bạn KHÔNG xuất hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp này chỉ cần gửi Thông báo rà soát (Mẫu 04/SS-HĐĐT) tới cơ quan thuế và thông báo cho người mua.

Đọc thêm: Hóa đơn điều chỉnh kê khai như thế nào

Phân biệt: Nên xuất hóa đơn Điều chỉnh hay Thay thế?

Đối với sai sót về giá trị, Nghị định 123 cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai hình thức. Tuy nhiên, việc lựa chọn cần dựa trên thực tế quản lý:

Tiêu chí	Hóa đơn Điều chỉnh	Hóa đơn Thay thế
Khi nào dùng	Sai sót nhỏ, điều chỉnh tăng/giảm số lượng, đơn giá, chiết khấu thương mại sau bán hàng.	Sai toàn bộ thông tin, sai thuế suất hàng loạt, cần chứng từ “sạch” để dễ đối chiếu.
Nguyên tắc	Hóa đơn gốc và điều chỉnh cùng tồn tại.	Hóa đơn thay thế phủ định hoàn toàn hóa đơn gốc.

Nguyên tắc ghi nội dung trên hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh, kế toán bắt buộc phải ghi dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Đặc biệt lưu ý về dấu giá trị:

+ Điều chỉnh tăng: Ghi dấu dương (+).

+ Điều chỉnh giảm: Bắt buộc ghi dấu âm (-) theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là điểm khác biệt lớn so với hóa đơn giấy trước đây (trước kia ghi dương và ghi rõ điều chỉnh giảm).

2. Hướng dẫn Hạch toán và Kê khai thuế chuẩn mực

Hiểu đúng về nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 200/133 sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của Báo cáo tài chính và Tờ khai thuế.

Cách hạch toán kế toán theo Thông tư 200 và 133

+ Trường hợp Điều chỉnh Tăng: Kế toán hạch toán bổ sung như một hóa đơn bán hàng thông thường. Nợ TK 111, 112, 131 / Có TK 511, Có TK 3331.

+ Trường hợp Điều chỉnh Giảm (Sai giá, chiết khấu, trả hàng):

– Bên bán: Ghi nhận giảm doanh thu và thuế đầu ra. Nợ TK 511 (hoặc 521 tùy chế độ), Nợ TK 3331 / Có TK 111, 112, 131.

– Bên mua: Ghi giảm giá trị hàng hóa hoặc chi phí và giảm thuế đầu vào được khấu trừ. Có TK 156, 152, 642, Có TK 133 / Nợ TK 111, 112, 331.

Lưu ý chuẩn mực VAS: Cần đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Nếu điều chỉnh diễn ra sau ngày khóa sổ (31/12) nhưng trước ngày phát hành BCTC, cần xem xét đây là sự kiện sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm để điều chỉnh hồi tố nếu trọng yếu.

Nguyên tắc Kê khai thuế GTGT

Theo hướng dẫn hiện hành của Tổng cục Thuế (Công văn 5113/TCT-CS), hóa đơn điều chỉnh phát sinh tại kỳ tính thuế nào thì thực hiện kê khai vào bảng kê của kỳ đó.

+ Điều chỉnh giảm: Kê khai giá trị âm (hoặc trừ đi) tại chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai mẫu 01/GTGT của kỳ hiện tại.

+ Không quay lại sửa tờ khai của kỳ gốc (trừ khi sai sót làm tăng số thuế phải nộp cần làm hồ sơ Khai bổ sung – KHBS theo Luật Quản lý thuế).

Ví dụ minh họa (Case Study)

Công ty A xuất hóa đơn tháng 01/2024 với giá trị 100 triệu đồng. Đến tháng 03/2024 phát hiện sai giá, giá đúng là 90 triệu đồng.

+ Xử lý: Ngày 15/03/2024, Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 triệu đồng (ghi số âm).

+ Kê khai: Tại tờ khai thuế GTGT Quý I/2024 (nếu kê khai theo quý) hoặc tháng 3/2024, Công ty A kê khai giảm doanh thu 10 triệu và thuế GTGT tương ứng. Không điều chỉnh tờ khai tháng 1.

3. Sai sót thường gặp, Rủi ro và Giải pháp xử lý

Thực tế kiểm tra thuế cho thấy nhiều doanh nghiệp SME vẫn mắc lỗi sơ đẳng khi xử lý hóa đơn, dẫn đến bị loại chi phí hoặc phạt hành chính.

3 sai lầm phổ biến của kế toán

+ Lỗi 1: Vừa hủy hóa đơn gốc, vừa xuất điều chỉnh. Đây là lỗi sai nghiêm trọng về bản chất. Khi đã chọn “Điều chỉnh”, hóa đơn gốc phải giữ nguyên trạng thái “Đã cấp mã/Đã gửi”. Hủy chỉ dùng khi thu hồi hóa đơn sai chưa kê khai thuế (theo quy định cũ) hoặc trường hợp đặc biệt sai sót mã cấp.

+ Lỗi 2: Sai kỳ tính thuế TNDN. Ví dụ doanh thu phát sinh năm 2024 nhưng 2025 mới xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Kế toán cần lưu ý hạch toán chi phí/doanh thu vào đúng kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế TNDN, tránh dồn hết vào năm 2025 làm sai lệch lợi nhuận.

+ Lỗi 3: Thiếu biên bản thỏa thuận. Dù không bắt buộc biên bản giấy nếu không có thỏa thuận trước, nhưng khi thanh tra, cơ quan thuế thường yêu cầu giải trình lý do điều chỉnh. Văn bản xác nhận sai sót giữa hai bên là bằng chứng quan trọng nhất.

Rủi ro và Cập nhật mới

Cơ quan thuế hiện áp dụng công nghệ AI để đối chiếu chênh lệch giữa Tờ khai thuế và Tổng cục Thuế. Việc xuất điều chỉnh sai mã tính chất (ví dụ chọn nhầm mã thay thế) sẽ gây lệch số liệu. Ngoài ra, kế toán cần cập nhật các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (dự kiến) về thời hạn và chế tài xử lý hóa đơn để chủ động quản trị rủi ro.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hóa đơn điều chỉnh có được ghi số âm không?

Có. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh giảm bắt buộc phải ghi dấu âm (-) trước giá trị hàng hóa, tiền thuế để hệ thống thuế trừ trực tiếp giá trị.

Câu 2: Đã xuất hóa đơn điều chỉnh rồi nhưng vẫn sai thì làm thế nào?

Bạn tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn điều chỉnh bị sai đó. Nguyên tắc là điều chỉnh liên tiếp cho đến khi số liệu đúng với thực tế.

Câu 3: Xuất hóa đơn điều chỉnh có cần lập biên bản không?

Không bắt buộc 100% nếu hợp đồng kinh tế không quy định. Tuy nhiên, khuyến nghị nên lập biên bản xác nhận sai sót để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ khi quyết toán thuế.

Câu 4: Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ gốc hay kỳ hiện tại?

Về thuế GTGT, hóa đơn điều chỉnh phát sinh kỳ nào kê khai vào kỳ đó. Tuy nhiên, nếu sai sót làm tăng số thuế phải nộp của kỳ gốc, doanh nghiệp cần làm hồ sơ khai bổ sung (KHBS).

Hiểu rõ khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh và quy trình xử lý đi kèm là “lá chắn” an toàn cho doanh nghiệp trước mọi kỳ thanh tra. Đừng để những sai sót nhỏ trên hóa đơn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán của bạn. Hãy rà soát lại quy trình ngay hôm nay để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Bài viết cùng chủ đề