Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử là vấn đề quan trọng mà nhiều kế toán viên doanh nghiệp xuất khẩu và thương mại quốc tế thường gặp khó khăn khi xử lý. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế năm 2024, gần 30% trường hợp hóa đơn điện tử bị từ chối khấu trừ thuế GTGT xuất phát từ việc ghi sai ký hiệu KCT, nhầm lẫn với mức thuế suất 0% hoặc không kê khai đúng theo quy định. Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ ràng về cách thức ghi nhận ký hiệu KCT cho hàng hóa dịch vụ thuộc Phụ lục I Thông tư 219/2013/TT-BTC. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về khái niệm, quy trình xuất hóa đơn, hạch toán theo VAS 14 và các sai lầm thường gặp để giúp kế toán viên SME thực hiện đúng quy định.

Khái niệm và quy định pháp lý về ký hiệu KCT

Định nghĩa ký hiệu KCT theo Nghị định 123

Ký hiệu KCT là viết tắt của cụm từ Không Chịu Thuế, được áp dụng trên hóa đơn điện tử đối với hàng hóa và dịch vụ thuộc diện không chịu thuế GTGT theo Phụ lục I của Thông tư 219/2013/TT-BTC. Theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xuất hóa đơn cho hàng hóa không chịu thuế, doanh nghiệp phải ghi ký hiệu KCT tại cột thuế suất và ghi số 0 tại cột tiền thuế GTGT. Điều này khác biệt hoàn toàn với hàng hóa chịu thuế suất 0% hay hàng hóa không thuộc diện chịu thuế KKKNT, đòi hỏi kế toán viên phải hiểu rõ để tránh nhầm lẫn khi lập hóa đơn.

Danh mục hàng hóa dịch vụ áp dụng KCT

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, các trường hợp thường gặp áp dụng ký hiệu KCT bao gồm hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài, hàng chuyển khẩu qua Việt Nam, hàng tạm nhập tái xuất, hàng viện trợ nhân đạo không hoàn lại và một số dịch vụ đặc thù như xuất khẩu phần mềm, dịch vụ vận tải quốc tế. Năm 2025, danh mục này vẫn được áp dụng nhất quán để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Kế toán viên cần tra cứu kỹ danh mục trước khi xuất hóa đơn để tránh sai sót, vì việc ghi sai có thể dẫn đến từ chối khấu trừ thuế đầu vào và bị xử phạt hành chính.

Đọc thêm: Nghị định 123 hoá đơn điện tử

Bảng phân biệt KCT và các ký hiệu khác

Ký hiệu Ý nghĩa Khấu trừ đầu vào Ví dụ
KCT Không chịu thuế Không được Hàng xuất khẩu
0% Thuế suất 0% Được khấu trừ Hàng xuất khẩu đặc biệt
KKKNT Không thuộc diện chịu thuế Được khấu trừ Chuyển nhượng TSCĐ đã qua sử dụng

Quy trình xuất hóa đơn điện tử có ký hiệu KCT

Các bước xuất hóa đơn KCT trên phần mềm

Khi xuất hóa đơn điện tử cho hàng hóa không chịu thuế, kế toán viên thực hiện các bước sau trên phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận. Đầu tiên, nhập đầy đủ thông tin người bán, người mua và mô tả hàng hóa dịch vụ. Tại cột thuế suất, thay vì chọn 0%, 5% hay 10%, cần chọn ký hiệu KCT từ danh sách có sẵn. Tại cột tiền thuế GTGT, phần mềm sẽ tự động điền số 0. Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, tiến hành ký số bằng chữ ký số của người đại diện theo pháp luật. Cuối cùng, hóa đơn được truyền dữ liệu lên Tổng cục Thuế và gửi cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn SMS theo thỏa thuận.

Hạch toán doanh thu KCT theo VAS 14

Theo VAS 14 về doanh thu và thu nhập khác, doanh thu từ hàng hóa dịch vụ không chịu thuế được ghi nhận toàn bộ giá trị hợp đồng mà không tách riêng phần thuế GTGT. Bút toán hạch toán chuẩn là: Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng) hoặc TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng) với tổng số tiền thanh toán, Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) với cùng số tiền. Lưu ý quan trọng là không ghi nhận thuế GTGT đầu ra vào TK 3331, vì hàng hóa không chịu thuế không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT. Điều này đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng doanh thu và tuân thủ nguyên tắc dồn tích theo VAS 01.

Kê khai thuế GTGT với hóa đơn KCT

Khi lập tờ khai thuế GTGT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh thu từ hóa đơn có ký hiệu KCT được kê khai riêng tại phụ lục bán hàng hóa dịch vụ không chịu thuế. Doanh thu này không được tính vào doanh thu chịu thuế để xác định tỷ lệ khấu trừ thuế đầu vào. Trên phần mềm iHTKK của Tổng cục Thuế, kế toán viên cần chọn đúng loại doanh thu KCT và hệ thống sẽ tự động loại trừ khỏi nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra. Việc kê khai chính xác giúp doanh nghiệp tránh truy thu thuế và xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Nhầm lẫn giữa KCT và thuế suất 0%

Sai lầm phổ biến nhất là kế toán viên ghi thuế suất 0% thay vì ký hiệu KCT cho hàng hóa không chịu thuế. Mặc dù cả hai đều có tiền thuế GTGT bằng 0, nhưng ý nghĩa pháp lý hoàn toàn khác nhau. Thuế suất 0% áp dụng cho hàng hóa dịch vụ chịu thuế nhưng ưu đãi, cho phép khấu trừ toàn bộ thuế đầu vào, trong khi KCT không cho phép khấu trừ thuế đầu vào tương ứng. Khi ghi sai, doanh nghiệp có thể bị từ chối khấu trừ thuế hoặc ngược lại, khấu trừ sai dẫn đến truy thu thuế. Để khắc phục, kế toán viên cần tra cứu kỹ danh mục hàng hóa trong Phụ lục I Thông tư 219 trước khi xuất hóa đơn và thiết lập danh mục chuẩn trên phần mềm kế toán.

Hạch toán thuế GTGT đầu ra cho doanh thu KCT

Nhiều kế toán viên mới, đặc biệt tại các doanh nghiệp SME, vẫn thói quen hạch toán thuế GTGT đầu ra vào TK 3331 ngay cả khi xuất hóa đơn KCT. Điều này vi phạm nguyên tắc hạch toán VAS 14 và làm sai lệch nghĩa vụ thuế trên báo cáo tài chính. Khi phát hiện lỗi này, cần lập bút toán điều chỉnh ngay lập tức: Nợ TK 3331, Có TK 511 để ghi giảm nghĩa vụ thuế và tăng doanh thu cho đúng. Đồng thời phải điều chỉnh tờ khai thuế GTGT đã nộp theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123, nộp tờ khai bổ sung kèm biên bản giải trình để tránh xử phạt hành chính.

Không truyền dữ liệu hóa đơn KCT kịp thời

Một số doanh nghiệp xuất khẩu do khối lượng giao dịch lớn thường chậm trễ trong việc truyền dữ liệu hóa đơn KCT lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Theo Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được truyền dữ liệu trong ngày lập hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn có ký hiệu KCT. Việc chậm trễ không chỉ vi phạm quy định mà còn gây khó khăn cho khách hàng khi tra cứu và đối chiếu hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử. Giải pháp là tích hợp phần mềm hóa đơn với hệ thống ERP để tự động truyền dữ liệu ngay sau khi ký số, đồng thời thiết lập cảnh báo hàng ngày để kiểm soát việc truyền tải.

Câu hỏi thường gặp

Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử ghi như thế nào?

Theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ghi chính xác ký hiệu KCT tại cột thuế suất và số 0 tại cột tiền thuế GTGT. Ký hiệu này chỉ áp dụng cho hàng hóa dịch vụ thuộc Phụ lục I Thông tư 219/2013/TT-BTC như hàng xuất khẩu, hàng viện trợ. Sau khi điền đầy đủ thông tin, ký số và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế trong ngày.

Hàng hóa nào được sử dụng ký hiệu KCT trên hóa đơn?

Các nhóm hàng hóa dịch vụ áp dụng KCT bao gồm hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài, hàng chuyển khẩu, hàng tạm nhập tái xuất, hàng viện trợ không hoàn lại và dịch vụ xuất khẩu như phần mềm, vận tải quốc tế theo Phụ lục I Thông tư 219. Hàng hóa nội địa không thuộc diện này không được sử dụng ký hiệu KCT. Kế toán cần tra cứu danh mục chính xác trước khi xuất hóa đơn để tránh sai sót.

Hạch toán doanh thu KCT theo VAS 14 như thế nào?

Theo VAS 14, doanh thu từ hàng hóa không chịu thuế được ghi nhận toàn bộ giá trị hợp đồng. Bút toán chuẩn: Nợ TK 131 hoặc TK 111/112 với tổng số tiền thanh toán, Có TK 511 với cùng số tiền. Không ghi nhận thuế GTGT đầu ra vào TK 3331 vì không phát sinh nghĩa vụ thuế. Trên tờ khai thuế GTGT, kê khai riêng tại phụ lục doanh thu không chịu thuế, loại trừ khỏi doanh thu chịu thuế để tính khấu trừ đầu vào.

Xử lý sai sót ký hiệu KCT trên hóa đơn điện tử ra sao?

Khi phát hiện ghi sai ký hiệu KCT hoặc nhầm với thuế suất 0%, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Lập biên bản giải trình rõ lý do sai sót, thu hồi hóa đơn cũ nếu chưa giao cho khách hàng. Truyền dữ liệu hóa đơn mới lên hệ thống cơ quan thuế và điều chỉnh tờ khai thuế GTGT nếu cần. Tránh phạt hành chính bằng cách kiểm tra kỹ danh mục trước khi xuất.

Phân biệt KCT và KKKNT trên hóa đơn điện tử như thế nào?

KCT nghĩa là không chịu thuế GTGT, áp dụng cho hàng xuất khẩu và không được khấu trừ thuế đầu vào tương ứng. KKKNT nghĩa là không thuộc diện chịu thuế như chuyển nhượng TSCĐ đã qua sử dụng, được phép khấu trừ thuế đầu vào. Cả hai đều ghi số 0 tại cột tiền thuế nhưng ký hiệu và tác động thuế hoàn toàn khác nhau. Kế toán cần phân biệt rõ để hạch toán và kê khai đúng theo VAS 14 và Thông tư 200.

Ký hiệu không chịu thuế trên hóa đơn điện tử là quy định bắt buộc theo Nghị định 123 và Thông tư 78, ảnh hưởng trực tiếp đến hạch toán doanh thu, kê khai thuế GTGT và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm vững cách ghi KCT, danh mục hàng hóa áp dụng và phân biệt với các ký hiệu khác giúp kế toán viên SME tránh sai sót nghiêm trọng như nhầm lẫn thuế suất 0%, hạch toán sai thuế đầu ra hoặc truyền dữ liệu chậm trễ. Các sai lầm này không chỉ dẫn đến xử phạt hành chính mà còn gây thiệt hại về uy tín và tài chính cho doanh nghiệp. Hãy thường xuyên cập nhật danh mục hàng hóa không chịu thuế, tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống kế toán và đào tạo nhân viên về quy trình xuất hóa đơn KCT đúng chuẩn VAS để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế Việt Nam.

Bài viết cùng chủ đề