Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân

Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân

Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân là trạng thái nhiều kế toán bắt đầu gặp từ 01/7/2025 khi cơ quan thuế dùng số định danh thay cho mã số thuế cá nhân. Nếu không chuẩn hóa kịp, cá nhân và doanh nghiệp có thể bị gián đoạn hoàn thuế TNCN, phát sinh lỗi kê khai trên etax hoặc bị xử phạt do chậm thay đổi thông tin đăng ký thuế. Bài viết này hướng dẫn kế toán SME và người nộp thuế hiểu quy định, thực hiện cập nhật, kê khai – quyết toán TNCN, TNDN an toàn trong giai đoạn chuyển đổi.

Quy định chuyển đổi MST thành số định danh cá nhân

Căn cứ pháp lý từ 01/7/2025

Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế đối với cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh; mã số thuế cũ chỉ còn giá trị đến hết 30/6/2025. Dữ liệu thuế cá nhân được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Luật Quản lý thuế 2019.

Ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNCN/TNDN

Trạng thái “mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân” không làm mất nghĩa vụ kê khai, nhưng có thể khiến một số chức năng trên hệ thống thuế điện tử bị hạn chế, đặc biệt với hoàn thuế TNCN và giảm trừ người phụ thuộc. Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ nhân viên, đối chiếu mã số thuế – số định danh để tránh truy thu, phạt khi quyết toán thuế TNDN, TNCN.

So sánh MST và số định danh khi kê khai thuế

Số định danh cá nhân là dãy 12 chữ số gắn với mỗi công dân, dùng chung cho thuế và các thủ tục hành chính khác; mã số thuế cũ chỉ sử dụng trong hệ thống thuế. Từ 01/7/2025, tờ khai phát sinh mới phải ghi số định danh; hóa đơn, chứng từ đã lập bằng MST trước đó vẫn có giá trị pháp lý, không bắt buộc sửa đổi.

Quy trình cập nhật MST và kê khai thuế thực tế

Hồ sơ chứng từ cập nhật số định danh

Để xử lý MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân, người nộp thuế cần: CCCD gắn chip hoặc giấy xác nhận số định danh; tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu tương đương 08-MST); email, số điện thoại trùng với thông tin đã khai; với người lao động, doanh nghiệp cần danh sách nhân viên, người phụ thuộc kèm số định danh chính xác.

Các bước xử lý MST chờ cập nhật trên etax

Chuẩn hóa có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thuế điện tử, Etax Mobile hoặc cổng Dịch vụ công. Thông thường kế toán làm ba bước: tra cứu trạng thái MST và đọc kỹ thông báo “chờ cập nhật”; gửi hồ sơ cập nhật số định danh cho từng cá nhân hoặc theo danh sách; theo dõi phản hồi khớp đúng, sau đó dùng số định danh trên tờ khai 05/TNCN, 01/TNCN, 02/TNDN trước khi nộp quyết toán.

Công việc Thời điểm nên làm Nếu chậm thực hiện
Chuẩn hóa MST cá nhân sang số định danh Trước kỳ quyết toán 2025 Có thể tạm khóa hoàn thuế, phải giải trình
Cập nhật danh sách lao động, người phụ thuộc Trước khi nộp 05/TNCN Sai giảm trừ gia cảnh, phải khai bổ sung

Hạch toán và quyết toán sau khi cập nhật

Sau khi cơ quan thuế tích hợp MST vào số định danh, doanh nghiệp tiếp tục khấu trừ thuế TNCN trên số định danh mới và kê khai trên etax như bình thường. Hóa đơn, chứng từ, tờ khai đã lập theo MST cũ vẫn dùng để tính chi phí được trừ thuế TNDN và đối chiếu nghĩa vụ thuế, không cần lập lại chứng từ chỉ vì thay đổi mã.

Sai sót thường gặp và case study cập nhật MST

Lỗi phổ biến dẫn đến trạng thái “chờ cập nhật”

Lỗi hay gặp gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính khác với Cơ sở dữ liệu dân cư; đã đổi từ CMND sang CCCD nhưng không thông báo; một cá nhân có nhiều MST. Không kịp thay đổi thông tin đăng ký thuế có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt tăng theo số ngày chậm và buộc nộp hồ sơ điều chỉnh.

Case study doanh nghiệp SME năm 2025

Một doanh nghiệp thương mại có 40 nhân viên, trong đó 15 người đã đổi CCCD nhưng MST trên hệ thống chưa chuẩn hóa, nên etax hiển thị “chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Trước thời điểm nộp 05/TNCN năm 2025, kế toán thu thập CCCD, lập file danh sách, gửi qua etax; sau khi được thông báo khớp đúng, doanh nghiệp kê khai và vẫn được hoàn thuế cho các nhân viên đủ điều kiện.

Kinh nghiệm tuân thủ và làm việc với cơ quan thuế

Kinh nghiệm thực tế là theo dõi email, tin nhắn từ cơ quan thuế về chuẩn hóa MST; lưu bản scan CCCD, hợp đồng lao động, tờ khai đăng ký thuế và quyết toán TNCN tối thiểu 10 năm. Khi bị yêu cầu giải trình, nên chuẩn bị bảng đối chiếu MST cũ – số định danh, kèm lịch sử khấu trừ, quyết toán từng năm để chứng minh nghĩa vụ thuế đã thực hiện đầy đủ.

FAQ về MST chờ cập nhật số định danh cá nhân

Câu hỏi: MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân có kê khai thuế được không?

Thông thường vẫn có thể nộp tờ khai nếu hệ thống chưa khóa, nhưng nên chuẩn hóa sớm để tránh lỗi khi quyết toán, hoàn thuế. Nếu etax báo lỗi liên quan mã số thuế, cần cập nhật số định danh trước rồi mới gửi lại hồ sơ.

Câu hỏi: Cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ gì để cập nhật số định danh?

Cá nhân chuẩn bị CCCD hoặc giấy xác nhận số định danh, thông tin liên hệ đã đăng ký với cơ quan thuế và, nếu ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập, cần văn bản ủy quyền. Các thông tin này dùng để kê khai thay đổi đăng ký thuế trên etax hoặc tại cơ quan thuế.

Câu hỏi: Hóa đơn, chứng từ ghi MST cũ có phải sửa sang số định danh không?

Khi cơ quan thuế đã tích hợp MST vào số định danh, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế lập theo MST cũ vẫn được dùng để chứng minh chi phí được trừ và số thuế đã nộp. Chỉ khi nội dung sai bản chất giao dịch mới phải lập lại hóa đơn, không phải vì thay đổi mã.

Câu hỏi: Chậm cập nhật số định danh có thể bị phạt bao nhiêu?

Hành vi không thông báo, chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế, trong đó có thông tin CCCD, số định danh, bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP; với tổ chức, mức phạt tối đa có thể lên tới 5–7 triệu đồng tùy thời gian chậm và tính chất vi phạm.

Tóm lại, mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân là cảnh báo cho thấy dữ liệu thuế và dữ liệu dân cư chưa trùng khớp. Kế toán và cá nhân nên chủ động chuẩn hóa qua etax, cập nhật đầy đủ CCCD cho người lao động, người phụ thuộc và lưu trữ chứng từ quyết toán thuế TNCN, TNDN đầy đủ. Thực hiện đúng ngay từ đầu giúp giảm rủi ro bị khóa tờ khai, truy thu, xử phạt và bảo đảm quyền lợi về khấu trừ, hoàn thuế.

Bài viết cùng chủ đề