Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế

Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế là tình huống phổ biến với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Nhiều đơn vị dừng kinh doanh, không còn doanh thu nhưng vẫn “treo” mã số thuế, không nộp tờ khai, không lập báo cáo tài chính, dẫn đến bị truy thu và phạt chậm nộp.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hậu quả thuế – kế toán, hướng dẫn quy trình quyết toán thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN khi ngừng hoạt động, và các bước chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo đúng Luật Quản lý thuế và Thông tư hướng dẫn hiện hành.

Khái niệm và quy định pháp lý khi ngừng hoạt động chưa đóng MST

Về bản chất, ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế nghĩa là doanh nghiệp đã dừng kinh doanh thực tế nhưng cơ quan thuế vẫn ghi nhận người nộp thuế đang tồn tại trên hệ thống. Trạng thái này khác với tạm ngừng kinh doanh có thông báo và cũng khác với trường hợp đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Luật Quản lý thuế và Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định rõ: trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế phải hoàn thành nghĩa vụ thuế, nộp đầy đủ tờ khai còn thiếu, báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN, thuế GTGT. Việc không thực hiện thủ tục này khiến doanh nghiệp bị coi là vi phạm về kê khai, nộp thuế, dù thực tế không còn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong giai đoạn “treo” mã số thuế, nghĩa vụ kế toán – thuế vẫn tồn tại: doanh nghiệp phải tiếp tục nộp tờ khai thuế (kê khai 0 nếu không phát sinh), lập và nộp báo cáo tài chính hàng năm, lưu trữ chứng từ tối thiểu mười năm. Nếu bỏ kê khai, bỏ báo cáo, khi bị thanh tra thuế sẽ bị xử phạt hành chính, tính tiền chậm nộp và có thể cưỡng chế hóa đơn, tài khoản ngân hàng.

Tham khảo thêm: nnt ngừng hđ nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mst có xuất hóa đơn được không?

Quy trình quyết toán thuế và thủ tục đóng mã số thuế

Khi quyết định dừng kinh doanh và dự kiến chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ nghĩa vụ thuế. Về thuế TNDN, phải xác định doanh thu, chi phí được trừ, chi phí không được trừ, số lỗ chưa kết chuyển và lập tờ khai quyết toán đến thời điểm ngừng hoạt động. Về thuế GTGT, cần kê khai kỳ cuối cùng, xử lý số thuế còn phải nộp hoặc còn được khấu trừ. Thuế TNCN phải quyết toán cho toàn bộ lao động còn tồn tại trong năm.

Sau khi tính toán, doanh nghiệp nộp các tờ khai quyết toán thuế, báo cáo tài chính theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 trong thời hạn chín mươi ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính cuối cùng. Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế gồm: quyết định giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, biên bản họp chủ sở hữu, văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, các tờ khai đã nộp và mẫu đề nghị chấm dứt mã số thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trình tự thực hiện thường theo các bước: làm việc với Chi cục Thuế để đối chiếu số nợ thuế; nộp đủ số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp nếu có; nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt mã số thuế. Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ ra thông báo chấm dứt hiệu lực MST. Kế toán cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ quyết toán, biên bản làm việc, thông báo của cơ quan thuế để phục vụ tra cứu về sau nếu cần.

Rủi ro phạt, sai sót thường gặp và cách khắc phục

Sai sót thường gặp nhất là doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng nghĩ rằng “không còn gì để kê khai”, dẫn tới bỏ luôn tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo tài chính. Khi cơ quan thuế rà soát, hệ thống ghi nhận doanh nghiệp không nộp tờ khai nhiều kỳ liên tiếp nên áp dụng mức phạt chậm nộp tờ khai, phạt không nộp báo cáo, đồng thời tính tiền chậm nộp trên số thuế còn sót lại chưa thanh toán.

Hành vi vi phạm	Hậu quả thường gặp
Không nộp tờ khai thuế, báo cáo 0	Bị phạt chậm nộp cho từng kỳ, cưỡng chế nếu kéo dài.
Không lập báo cáo tài chính năm cuối	Bị phạt hành chính, khó hoàn tất thủ tục đóng MST.
Chi phí không có chứng từ hợp lệ	Bị loại khi quyết toán thuế TNDN, tăng số thuế phải nộp.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát toàn bộ tờ khai còn thiếu, lập tờ khai bổ sung và nộp đủ tiền phạt, tiền chậm nộp. Trường hợp đã bị đóng mã số thuế nhưng vẫn còn nghĩa vụ kê khai, có thể làm thủ tục khôi phục MST, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ rồi mới đề nghị chấm dứt lại. Trong quá trình làm việc với thanh tra thuế, cần chuẩn bị biên bản đối chiếu công nợ, giải trình rõ nguyên nhân ngừng hoạt động và kế hoạch xử lý dứt điểm nghĩa vụ thuế.

FAQ về ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế

Ngừng hoạt động bao lâu thì bắt buộc phải đóng mã số thuế?

Pháp luật không quy định cứng một thời hạn cố định, nhưng càng kéo dài thì số kỳ kê khai 0, số kỳ báo cáo tài chính phải nộp và mức phạt chậm nộp càng tăng. Doanh nghiệp nên quyết toán thuế và làm thủ tục chấm dứt MST ngay khi chắc chắn không tiếp tục kinh doanh.

Khi ngừng hoạt động nhưng chưa đóng MST có phải nộp báo cáo tài chính không?

Có. Doanh nghiệp vẫn phải lập báo cáo tài chính năm theo chế độ kế toán áp dụng và gửi cơ quan thuế đúng hạn, kể cả khi không còn phát sinh doanh thu. Không nộp báo cáo tài chính là một hành vi vi phạm hành chính về kế toán và thuế.

Lỗ thuế TNDN năm ngừng hoạt động có được kết chuyển sang các năm sau không?

Nếu doanh nghiệp chưa chấm dứt hiệu lực mã số thuế và tiếp tục kê khai đầy đủ, số lỗ được kết chuyển tối đa năm năm theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu đóng MST, phần lỗ chưa sử dụng hết sẽ không được kết chuyển sang pháp nhân khác.

Nếu đã lỡ dừng kê khai nhiều kỳ, có thể khôi phục MST để xử lý không?

Thông thường doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, nộp bổ sung toàn bộ tờ khai và các khoản thuế, tiền chậm nộp còn thiếu. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục chấm dứt MST theo quy định, tránh để tồn tại nợ thuế về sau.

Khi ngừng hoạt động, hóa đơn điện tử còn tồn phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần thông báo hủy, chấm dứt sử dụng hóa đơn theo mẫu cơ quan thuế quy định, đồng thời rà soát lại các hóa đơn đã xuất để bảo đảm kê khai đầy đủ thuế GTGT, thuế TNDN liên quan trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Tóm lại, ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế không làm chấm dứt nghĩa vụ kê khai và quyết toán thuế của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng quy định, chủ động hoàn tất báo cáo tài chính, tờ khai thuế và thủ tục chấm dứt MST sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro truy thu, phạt chậm nộp và cưỡng chế thuế về sau. Kế toán và chủ doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát quy trình nội bộ, cập nhật quy định mới về quản lý thuế, đồng thời tham khảo thêm các hướng dẫn chuyên sâu để xử lý dứt điểm hồ sơ khi ngừng hoạt động.

Bài viết cùng chủ đề