Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập năm 2025 không chỉ đơn thuần là nộp một vài tờ khai thuế. Đây là cả một quy trình thiết lập hệ thống tài chính bài bản để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp Start-up đã phải đối mặt với mức phạt hàng chục triệu đồng. Nguyên nhân chỉ vì quên nộp tờ khai lệ phí môn bài hoặc không đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế đúng quy định.

Bài viết này sẽ cung cấp Checklist chi tiết từng bước. Nội dung giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp nắm vững các thủ tục bắt buộc từ A-Z theo quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế.

1. Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập: Thủ tục Pháp lý & Thuế

Ngay khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, kế toán cần thực hiện ngay loạt thủ tục hành chính. Đây là bước đầu tiên trong danh sách những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập để đưa doanh nghiệp vào trạng thái “hoạt động hợp pháp”.

Tiếp nhận hồ sơ pháp lý và Kiểm tra thông tin

Việc đầu tiên là nhận bàn giao đầy đủ Giấy phép kinh doanh, Con dấu tròn và Điều lệ công ty. Kế toán cần kiểm tra chéo thông tin trên Giấy phép với dữ liệu trên hệ thống Tổng cục Thuế.

Nếu có sai lệch về mã số thuế hay địa chỉ, phải làm thủ tục điều chỉnh ngay. Đồng thời, hãy nhắc nhở chủ doanh nghiệp treo biển hiệu tại trụ sở. Việc này giúp tránh bị cơ quan thuế đóng mã số thuế vì lỗi “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

Mở tài khoản ngân hàng và Mua chữ ký số (Token)

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để giao dịch và nộp thuế điện tử. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không cần nộp Mẫu 08 giấy cho cơ quan thuế.

Tuy nhiên, kế toán bắt buộc phải đăng ký tài khoản này trên trang Thuedientu (Etax) để kích hoạt chức năng nộp thuế. Song song đó, việc mua Chữ ký số (Token) là bắt buộc để ký nộp tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội và xuất hóa đơn điện tử.

Kê khai và Nộp Lệ phí môn bài

Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp thành lập mới năm 2025 được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên. Tuy nhiên, kế toán VẪN PHẢI NỘP Tờ khai lệ phí môn bài.

Hạn chót nộp tờ khai là ngày 30/1 năm sau năm thành lập hoặc trước 30/1 năm dương lịch. Về hạch toán, kế toán ghi nhận: Nợ TK 642 / Có TK 3339 (số tiền bằng 0 nhưng vẫn phải hạch toán để theo dõi nghĩa vụ).

2. Thiết lập hệ thống Sổ sách và Hóa đơn: Nhiệm vụ kế toán trọng tâm

Trong danh sách những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập, đây là giai đoạn đi sâu vào chuyên môn. Kế toán phải am hiểu chế độ kế toán để lựa chọn phương án tối ưu.

Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (Theo Nghị định 123)

Kế toán nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) qua cổng Thuế. Thời gian chờ chấp nhận thường trong 1 ngày làm việc.

Sau đó, tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn và ký hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín như Viettel, Misa, VNPT… Doanh nghiệp cần sẵn sàng xuất hóa đơn ngay khi có doanh thu phát sinh.

Lựa chọn Chế độ kế toán và Phương pháp tính thuế GTGT

Tiêu chí Thông tư 200/2014/TT-BTC Thông tư 133/2016/TT-BTC
Đối tượng áp dụng Mọi loại hình DN, bắt buộc với DN lớn Chủ yếu cho DN vừa và nhỏ (SME)
Hệ thống tài khoản Phức tạp, chi tiết hơn Đơn giản hóa, linh hoạt

Đa số doanh nghiệp mới sẽ chọn phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp Khấu trừ. Đồng thời, cần đăng ký phương pháp trích khấu hao Tài sản cố định (thường là đường thẳng) với cơ quan thuế theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Hạch toán Vốn góp và Chi phí thành lập

Kế toán cần theo dõi sát sao tiến độ góp vốn (thời hạn 90 ngày). Bút toán ghi nhận: Nợ 111, 112 / Có 411.

Đối với chi phí thành lập (phí tư vấn, con dấu…), nếu hóa đơn mang tên người đại diện có ủy quyền phát sinh trước khi có MST, vẫn được hạch toán vào chi phí được trừ (Nợ 642, 242 / Có 111).

3. Các công việc định kỳ và Rủi ro kế toán cần tránh

Sau khi hoàn tất thủ tục ban đầu, kế toán bước vào guồng công việc định kỳ. Dưới đây là những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập để tránh sai sót.

Lịch nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN

Doanh nghiệp mới thành lập thường thuộc diện kê khai thuế GTGT theo Quý. Lưu ý quan trọng: Dù trong kỳ không phát sinh bất kỳ doanh thu hay chi phí nào, kế toán VẪN PHẢI NỘP tờ khai thuế GTGT (tờ khai trắng) đúng hạn.

Nếu quên, mức phạt có thể lên tới 3.5 – 5 triệu đồng/tờ khai. Đối với thuế TNDN, doanh nghiệp tự tạm tính và nộp tiền (nếu có lãi) hàng quý mà không cần nộp tờ khai.

Đọc thêm: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế môn bài

Xây dựng Thang bảng lương và Hồ sơ lao động

Để bảo vệ chi phí lương là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, kế toán cần xây dựng hệ thống thang bảng lương. Đồng thời, phải ký Hợp đồng lao động và đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân viên ngay từ tháng đầu tiên.

Rủi ro thường gặp và Cách xử lý

+ Góp vốn ảo: Đăng ký vốn điều lệ quá cao nhưng thực tế không góp đủ. Hệ quả là sổ quỹ tiền mặt bị ảo và chi phí lãi vay (nếu có vay ngân hàng) sẽ bị cơ quan thuế xuất toán.

+ Hóa đơn đầu vào: Lấy hóa đơn mua hàng mang tên cá nhân giám đốc mà không có văn bản ủy quyền thành lập doanh nghiệp sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Doanh nghiệp mới thành lập chưa hoạt động có cần nộp tờ khai thuế không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế GTGT (dù là tờ khai trắng), tờ khai lệ phí môn bài (nếu chưa nộp) và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn quy định.

Q2: Có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng ngay khi thành lập không?

Trả lời: Không bắt buộc ngay lập tức. Tuy nhiên, việc này rất cần thiết để đăng ký nộp thuế điện tử và thanh toán các hóa đơn đầu vào > 20 triệu đồng để được khấu trừ thuế GTGT.

Q3: Thời hạn góp đủ vốn điều lệ là bao lâu?

Trả lời: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu quá hạn chưa góp đủ, phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ.

Q4: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài bao lâu?

Trả lời: Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm dương lịch đầu tiên thành lập (từ ngày ra giấy phép đến ngày 31/12 của năm đó). Từ năm thứ 2 trở đi sẽ phải nộp theo mức quy định.

Tóm lại, những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu luật pháp. Một khởi đầu chuẩn chỉnh với hồ sơ pháp lý đầy đủ, hệ thống sổ sách minh bạch sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Bài viết cùng chủ đề