NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST – nghĩa là gì?

NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST nghĩa là gì

NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp nhỏ khi chuẩn bị tạm ngừng hoặc giải thể. Trạng thái mã số thuế “03” thường khiến người nộp thuế bối rối vì không biết đây là tạm ngừng, ngừng hẳn hay bị thu hồi. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, hệ quả pháp lý và hướng dẫn chi tiết cách xử lý theo quy định mới nhất của Thông tư 105/2020/TT-BTC và Thông tư 86/2024/TT-BTC.

1. Khái niệm và trạng thái “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST”

1.1. Định nghĩa và căn cứ pháp lý

Theo Luật Quản lý thuế năm 2019, người nộp thuế (NNT) có nghĩa vụ duy trì mã số thuế trong suốt quá trình hoạt động. Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (MST), cơ quan thuế sẽ ghi nhận trạng thái “03 – Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực MST”. Đây là tình trạng tạm thời, phản ánh việc tổ chức đã ngừng kinh doanh thực tế nhưng vẫn chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế cuối cùng.

Tìm hiểu thêm: NNT ngừng hoạt động và đã đóng MST là gì?

1.2. Đối tượng áp dụng và khi nào xuất hiện trạng thái này

Trạng thái này áp dụng cho doanh nghiệp, hợp tác xã, chi nhánh, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh ngừng hoạt động nhưng chưa nộp hồ sơ đóng MST. Tình huống thường gặp là chờ giải thể, chuyển đổi loại hình, hoặc chậm hoàn thiện báo cáo tài chính cuối cùng. Đôi khi, đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mẹ ngừng hoạt động nhưng chưa tách sổ kế toán cũng bị đưa vào trạng thái “03”.

1.3. So sánh với trạng thái khác

Dưới đây là bảng so sánh giúp kế toán dễ phân biệt:

Trạng thái MST Ý nghĩa Thủ tục cần thực hiện
01 – Đang hoạt động Doanh nghiệp hoạt động bình thường Khai và nộp thuế định kỳ
03 – Ngừng hoạt động chưa hoàn tất Đã dừng kinh doanh nhưng chưa chấm dứt MST Nộp hồ sơ chấm dứt MST, hoàn tất nghĩa vụ thuế
04 – Đã chấm dứt hiệu lực MST Hoàn tất thủ tục đóng MST Không còn nghĩa vụ kê khai thuế

2. Hậu quả và rủi ro khi chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực MST

2.1. Rủi ro về thuế và pháp lý

Khi NNT ngừng hoạt động nhưng chưa đóng MST, cơ quan thuế vẫn xem tổ chức đó còn tồn tại về mặt nghĩa vụ. Nếu không nộp tờ khai thuế hoặc không thông báo ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, người đại diện pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm với các khoản nợ thuế chưa thanh toán theo Điều 67 Luật Quản lý thuế.

2.2. Ảnh hưởng tới hoạt động và báo cáo tài chính

Mã số thuế ở trạng thái “03” có thể khiến doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao trong hệ thống quản lý thuế, khó xuất hóa đơn điện tử hoặc ký hợp đồng mới. Trên báo cáo tài chính, kế toán cần trình bày rõ khoản chi phí phát sinh khi ngừng hoạt động và nợ thuế tiềm tàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Điều này giúp đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong báo cáo kiểm toán.

2.3. Mức phạt và sai sót thường gặp

Sai sót phổ biến là doanh nghiệp đã dừng hoạt động nhưng không gửi thông báo ngừng kinh doanh, dẫn đến bị xử phạt hành chính từ 5 – 15 triệu đồng. Ngoài ra, nếu sau 12 tháng vẫn không khôi phục hoặc chấm dứt MST, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, kế toán nên lập kế hoạch chấm dứt mã số thuế song song với báo cáo tài chính cuối cùng để tránh rủi ro.

3. Hướng dẫn thực tiễn: Thủ tục đóng mã số thuế và xử lý trạng thái “03”

3.1. Các bước cơ bản để chấm dứt hiệu lực MST

Theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế cần nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực MST gồm: đơn đề nghị, báo cáo quyết toán thuế, biên bản thanh lý tài sản và mẫu 24/ĐK-TCT. Trong 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái “03”. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, trong 3 ngày tiếp theo, cơ quan thuế ban hành thông báo mẫu 18/TB-ĐKT xác nhận hoàn tất và chuyển trạng thái sang “04”.

3.2. Khôi phục mã số thuế khi muốn hoạt động lại

Nếu doanh nghiệp trong trạng thái “03” muốn tiếp tục kinh doanh, cần nộp hồ sơ khôi phục MST kèm cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và ban hành thông báo khôi phục trong khoảng 5 ngày làm việc. Trên hệ thống quản lý, mã số thuế sẽ trở lại trạng thái “01 – đang hoạt động”.

3.3. Hạch toán kế toán khi ngừng hoạt động

Khi ngừng hoạt động, kế toán cần hạch toán các chi phí kết thúc hoạt động như chi phí thanh lý tài sản cố định, chi phí kiểm toán, dự phòng thuế phải nộp. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản này được ghi nhận vào chi phí khác (TK 811). Đồng thời, nếu còn nợ thuế, kế toán phải trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính để tránh sai phạm khi quyết toán.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Nếu doanh nghiệp chỉ tạm ngừng hoạt động, có cần chấm dứt MST không?
A1: Không. Chỉ cần gửi thông báo tạm ngừng tới cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, không cần chấm dứt MST.

Q2: Trạng thái “03” có ảnh hưởng đến việc vay vốn hoặc ký hợp đồng không?
A2: Có. Doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao, nhiều ngân hàng từ chối cấp tín dụng hoặc ký hợp đồng do lo ngại về nghĩa vụ thuế chưa hoàn tất.

Q3: Ai chịu trách nhiệm với nợ thuế khi doanh nghiệp ngừng hoạt động?
A3: Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ khoản nợ thuế trước khi được xác nhận chấm dứt hiệu lực MST.

Q4: Làm sao để khôi phục mã số thuế trạng thái “03”?
A4: Doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ thuế, nộp hồ sơ khôi phục và nhận thông báo của cơ quan thuế xác nhận kích hoạt lại MST.

Kết luận

Trạng thái “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST ” phản ánh việc doanh nghiệp đã dừng kinh doanh nhưng chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế. Để tránh rủi ro và phạt hành chính, kế toán cần nắm rõ quy trình chấm dứt mã số thuế, hạch toán chi phí hợp lý và cập nhật kịp thời theo quy định mới. Hãy rà soát lại tình trạng mã số thuế của đơn vị bạn và thực hiện thủ tục đúng hạn để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế Việt Nam.

Bài viết cùng chủ đề