Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn

“Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn?” là câu hỏi rất thường gặp với kế toán mới và doanh nghiệp SME. Về bản chất, phải thu khách hàng là tài sản, cụ thể là tài sản ngắn hạn (hoặc được trình bày ở phần “các khoản phải thu” theo thời hạn thu hồi trên Bảng cân đối kế toán), được phản ánh chủ yếu trên Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. 

Việc hiểu đúng bản chất giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính chính xác, quản lý công nợ và dòng tiền hiệu quả, đồng thời tuân thủ quy định về quyết toán thuế TNDN, thuế GTGT, hạn chế rủi ro khi thanh tra thuế.

1. Khái niệm và phân loại phải thu khách hàng (TK 131)

Định nghĩa:
Phải thu khách hàng (TK 131) là các khoản nợ phải thu phát sinh từ việc doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản, thanh lý tài sản… đã giao hàng/cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu được tiền. Khoản mục này được ghi nhận theo nguyên tắc dồn tích, căn cứ chuẩn mực kế toán và hướng dẫn của Thông tư 200/2014 và Thông tư 133/2016.

Phân loại trên báo cáo tài chính:

• Phải thu ngắn hạn khách hàng: Thời gian thu hồi dự kiến không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường.

• Phải thu dài hạn khách hàng: Thời gian thu hồi dự kiến trên 12 tháng hoặc vượt quá một chu kỳ kinh doanh.

Lưu ý: Trên sổ kế toán vẫn dùng TK 131, nhưng khi lập Bảng cân đối kế toán phải phân loại phần ngắn hạn/dài hạn theo thời hạn thu hồi theo hướng dẫn lập BCTC (TT 200 và văn bản thay thế như TT 99/2025, nếu doanh nghiệp áp dụng). 

2. Vì sao phải thu khách hàng là tài sản lưu động?

Theo khái niệm tài sản trong chuẩn mực kế toán và hướng dẫn TT 200, một khoản mục được coi là tài sản khi: doanh nghiệp kiểm soát được, phát sinh từ sự kiện đã xảy ra, và chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai.

Phải thu khách hàng thỏa mãn các điều kiện này:

• Doanh nghiệp có quyền thu tiền từ khách hàng dựa trên hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận…

• Giao dịch bán hàng đã hoàn thành, doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu.

• Trong tương lai, khoản phải thu sẽ được chuyển thành tiền mặt hoặc tương đương tiền, dùng để chi trả nợ phải trả hoặc tái đầu tư.

Do đó, phải thu khách hàng không phải là nguồn vốn.

• Nguồn vốn (phía “Nợ phải trả” và “Vốn chủ sở hữu”) thể hiện nguồn hình thành tài sản và các nghĩa vụ phải trả,

• Còn phải thu khách hàng thể hiện quyền lợi kinh tế sẽ thu được trong tương lai → thuộc Tài sản trên Bảng cân đối kế toán.

Tham khảo thêm: Phải thu khác là tài sản hay nguồn vốn?

3. So sánh với các khoản phải thu khác (TK 136, 138)

Bên cạnh TK 131, doanh nghiệp còn có các khoản phải thu khác, cũng là tài sản:

• TK 136 – Phải thu nội bộ:
  Ghi nhận công nợ giữa công ty mẹ – công ty con, giữa các đơn vị phụ thuộc, chi nhánh, hoặc đơn vị nội bộ trong cùng một doanh nghiệp. 

• TK 138 – Phải thu khác:
  Phản ánh các khoản phải thu không thuộc 131, 136, như: tiền bồi thường, tiền phạt, tiền lãi phải thu, khoản chi hộ, tạm ứng quá hạn chưa thanh toán…

Bảng so sánh (tóm tắt):

Bút toán cơ bản:

1. Khi phát sinh doanh thu bán hàng, chưa thu tiền:

• Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán, gồm VAT nếu có)

• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa thuế)

• Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)

2. Khi thu tiền khách hàng:

• Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Ví dụ:
Doanh nghiệp X bán hàng cho khách hàng Y, giá bán chưa thuế 100 triệu, thuế GTGT 10%. Hàng đã giao, chưa thu tiền.

• Ghi nhận doanh thu:
  Nợ TK 131: 110 triệu
  Có TK 511: 100 triệu
  Có TK 3331: 10 triệu

Tháng sau, khách hàng thanh toán 80 triệu:

• Thu tiền:
  Nợ TK 112: 80 triệu
  Có TK 131: 80 triệu

Dư Nợ TK 131 của khách hàng Y còn 30 triệu.

5. Dự phòng phải thu khó đòi và ảnh hưởng đến thuế

Để phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và tuân thủ quy định thuế, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Dự phòng được hạch toán:

• • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

  • Có TK 2293 – Dự phòng tổn thất tài sản (dự phòng phải thu khó đòi) 

• Mức trích lập dựa trên tuổi nợ (thời gian quá hạn) theo TT 48, ví dụ: nợ quá hạn trên 6 tháng, trên 1 năm, trên 2 năm, trên 3 năm… với các tỷ lệ tăng dần đến 100% cho nợ quá hạn lâu không có khả năng thu hồi. 

Dự phòng làm giảm giá trị thuần của phải thu (trình bày TK 131 trừ TK 2293 trên BCTC) và, nếu đáp ứng đúng điều kiện TT 48, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

6. Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, chênh lệch tỷ giá và quyết toán thuế

• Phải thu khách hàng làm tăng tổng tài sản, ảnh hưởng đến các chỉ số thanh toán ngắn hạn, vòng quay phải thu và dòng tiền.

• Khi phải thu là ngoại tệ, cuối kỳ phải đánh giá lại theo tỷ giá thực tế; chênh lệch tỷ giá được hạch toán qua TK 413, sau đó kết chuyển vào TK 515/635 theo TT 200. 

• Về thuế, doanh thu gắn với phải thu là cơ sở tính thuế GTGT đầu ra và thuế TNDN; dự phòng khó đòi nếu lập không đúng quy định dễ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán, dẫn đến truy thu và phạt.

7. Rủi ro thường gặp và kinh nghiệm quản lý phải thu khách hàng

Sai sót thường gặp:

• Không phân loại đúng ngắn hạn/dài hạn trên BCTC.

• Không trích lập hoặc trích lập sai dự phòng nợ phải thu khó đòi theo TT 48.

• Không đối chiếu công nợ định kỳ, số liệu trên sổ khác xa với thực tế khách hàng xác nhận.

Kinh nghiệm:

• Đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng hoặc ít nhất mỗi quý, lập biên bản đối chiếu có ký xác nhận.

• Xây dựng quy trình phê duyệt hạn mức tín dụng khách hàng, theo dõi “tuổi nợ” để kịp thời trích lập dự phòng.

• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, biên bản đối chiếu, làm cơ sở giải trình khi quyết toán thuế.

8. FAQ về phải thu khách hàng

1. Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn?
→ Là tài sản (tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn), không phải nguồn vốn. Nó thể hiện quyền thu tiền của doanh nghiệp đối với khách hàng trong tương lai.

2. Cách hạch toán khi thu hồi phải thu khách hàng?
→ Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
  Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

3. Dự phòng phải thu khó đòi có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
→ Có, nếu trích lập đúng đối tượng, mức trích và hồ sơ theo Thông tư 48/2019/TT-BTC; nếu trích vượt hoặc không đủ căn cứ, phần sai có thể bị loại khi quyết toán. 

4. Công nợ phải thu ảnh hưởng thế nào đến quyết toán thuế?
→ Doanh thu gắn với phải thu là căn cứ tính thuế TNDN, thuế GTGT; dự phòng đúng quy định giúp giảm thu nhập chịu thuế. Ngược lại, nếu không trích hoặc trích sai, doanh nghiệp có nguy cơ bị truy thu, phạt chậm nộp.

Tóm lại, phải thu khách hàng luôn được xem là tài sản, không phải nguồn vốn. Hiểu đúng bản chất, hạch toán đúng TK 131, trích lập dự phòng theo TT 48 và quản lý công nợ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính, vừa hạn chế rủi ro thuế và rủi ro mất vốn trong thực tế.

Bài viết cùng chủ đề