Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn: Giải đáp chi tiết

“Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn?” là câu hỏi quan trọng với kế toán viên, đặc biệt là người mới và các SME. Thực chất, khoản mục này là tài sản lưu động, phản ánh trên Tài khoản 131 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hiểu đúng bản chất giúp doanh nghiệp lập Bảng cân đối kế toán chính xác, quản lý dòng tiền hiệu quả và tuân thủ quy định quyết toán thuế TNDN, GTGT, tránh sai sót khi thanh tra.

Khái niệm phải thu khách hàng (TK 131)

Định nghĩa: Phải thu khách hàng (Tài khoản 131) là khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thanh lý tài sản. Khoản này phát sinh khi doanh nghiệp đã giao hàng/dịch vụ nhưng chưa thu được tiền, và được ghi nhận theo nguyên tắc kế toán dồn tích theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Phân loại: Phải thu khách hàng được phân loại dựa trên thời gian dự kiến thu hồi:

+ Phải thu ngắn hạn: Là các khoản phải thu có thời hạn thu hồi dưới 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường.

+ Phải thu dài hạn: Là các khoản phải thu có thời hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường của doanh nghiệp.

Lý do phải thu khách hàng là tài sản lưu động

Theo VAS 02 và quy định hiện hành, phải thu khách hàng là tài sản lưu động vì chúng thể hiện quyền được nhận tiền mặt hoặc lợi ích kinh tế trong tương lai từ bên khác.

Các khoản phải thu được trình bày ở mục A1 – Tài sản ngắn hạn trên Bảng cân đối kế toán, phản ánh khả năng chuyển đổi nhanh thành tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.

Ngược lại, nguồn vốn gồm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả, là các khoản doanh nghiệp huy động để tài trợ cho tài sản, không phải quyền lợi kinh tế mà là nghĩa vụ.

Tham khảo thêm: Phải thu nội bộ là tài sản hay nguồn vốn?

So sánh với các khoản phải thu khác (TK 136, 138)

Ngoài TK 131 (Phải thu khách hàng) phát sinh từ hoạt động kinh doanh chính, doanh nghiệp còn có các khoản phải thu khác như:

+ TK 136 (Phải thu nội bộ): Phản ánh các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, hoặc giữa các đơn vị nội bộ trong cùng một doanh nghiệp.

+ TK 138 (Phải thu khác): Bao gồm các khoản phải thu không thuộc TK 131 và 136, ví dụ như tiền bồi thường vật chất, tiền lãi phải thu, chi hộ cho bên thứ ba, các khoản tạm ứng quá hạn.

Việc phân biệt rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ chính xác và lập Báo cáo tài chính minh bạch.

Tiêu chí	TK 131 (Phải thu khách hàng)	TK 136 (Phải thu nội bộ)	TK 138 (Phải thu khác)
Nguồn gốc	Bán hàng/Dịch vụ	Nội bộ doanh nghiệp	Các khoản khác
Vị trí BCTC	Tài sản ngắn hạn	Tài sản ngắn/dài hạn	Tài sản ngắn/dài hạn

Hạch toán và nguyên tắc kế toán phải thu khách hàng

Bút toán cơ bản ghi nhận và thu hồi TK 131

Việc hạch toán TK 131 cần tuân thủ đúng nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác của Báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

+ Khi phát sinh phải thu từ bán hàng/dịch vụ:

Nợ TK 131 (Tổng giá thanh toán bao gồm GTGT nếu có)

Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)

Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp, nếu có)

+ Khi thu hồi khoản phải thu:

Nợ TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng)

Có TK 131 (Số tiền đã thu hồi)

Ví dụ: Doanh nghiệp X bán hàng cho khách hàng Y với tổng giá trị 110 triệu đồng (đã bao gồm 10% GTGT) vào tháng 10/2024. Khách hàng Y cam kết thanh toán trong 30 ngày.

Ghi nhận: Nợ TK 131: 110 triệu / Có TK 511: 100 triệu, Có TK 3331: 10 triệu.

Tháng 11/2024, khách hàng Y thanh toán 80 triệu đồng.

Thu hồi: Nợ TK 112: 80 triệu / Có TK 131: 80 triệu.

Dư nợ TK 131 của khách hàng Y là 30 triệu đồng.

Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định

Để phản ánh đúng giá trị tài sản và chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC. Các khoản phải thu quá hạn được trích lập dự phòng với tỷ lệ cụ thể:

+ Nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm: Trích 30% giá trị khoản nợ.

+ Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm: Trích 50% giá trị khoản nợ.

+ Nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: Trích 70% giá trị khoản nợ.

+ Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên: Trích 100% giá trị khoản nợ.

Việc trích lập dự phòng này làm giảm giá trị tài sản ròng và được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, giúp giảm nghĩa vụ thuế.

Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Rủi ro sai sót và kinh nghiệm quản lý phải thu khách hàng

Sai sót thường gặp khi hạch toán TK 131

Các kế toán viên mới hoặc doanh nghiệp SME thường mắc phải một số sai sót như:

+ Không phân loại chính xác phải thu ngắn hạn/dài hạn, dẫn đến sai lệch trên BCTC.

+ Quên trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định Thông tư 48/2019/TT-BTC, gây rủi ro bị phạt truy thu thuế TNDN và làm sai lệch lợi nhuận doanh nghiệp.

+ Không đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng, dẫn đến số liệu trên sổ sách và thực tế chênh lệch.

Để khắc phục, cần đối chiếu định kỳ (ít nhất hàng tháng), sử dụng phần mềm kế toán để quản lý công nợ và tự động hóa việc trích lập dự phòng.

Case study SME: Xử lý công nợ quá hạn thực tế Việt Nam

Tình huống này cho thấy trích lập dự phòng phải thu khó đòi kịp thời là rất quan trọng. Một khoản nợ quá hạn mà không được trích lập đúng hạn sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính. Bài học là kế toán cần thường xuyên theo dõi tuổi nợ, đánh giá khả năng thu hồi và lập dự phòng đầy đủ để vừa tuân thủ pháp luật, vừa giảm rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm tuân thủ và làm việc với cơ quan thuế

Để quản lý nợ phải thu và làm việc hiệu quả với cơ quan thuế, kế toán cần:

+ Luôn lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc liên quan đến khoản phải thu (hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ giao nhận hàng) trong vòng 10 năm theo quy định.

+ Sẵn sàng giải trình các số liệu trên BCTC, đặc biệt là các khoản phải thu lớn hoặc có tuổi nợ cao.

+ Tham khảo chuyên gia hoặc các diễn đàn kế toán để cập nhật những thay đổi trong luật thuế và kế toán.

FAQ về phải thu khách hàng

Phải thu khách hàng là tài sản hay nguồn vốn?

Phải thu khách hàng (TK 131) là tài sản lưu động trên Bảng cân đối kế toán. Nó thể hiện quyền của doanh nghiệp được thu tiền từ khách hàng trong tương lai, không phải là nguồn vốn huy động.

Cách hạch toán khi thu hồi phải thu khách hàng?

Khi doanh nghiệp thu hồi được tiền từ khách hàng, kế toán ghi Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) và Có TK 131 (Phải thu khách hàng) với số tiền đã thu.

Trích dự phòng khó đòi bao nhiêu % theo luật mới?

Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi phụ thuộc vào thời gian quá hạn: 30% cho nợ từ 6 tháng đến dưới 1 năm, 50% cho nợ từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% cho nợ từ 2 năm đến dưới 3 năm và 100% cho nợ từ 3 năm trở lên. Khoản dự phòng này được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán TNDN.

Công nợ phải thu ảnh hưởng quyết toán thuế thế nào?

Các khoản dự phòng phải thu khó đòi hợp lý được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, làm giảm số thuế phải nộp. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ kiểm tra chặt chẽ tính hợp lý của các khoản này và yêu cầu chứng minh nỗ lực thu hồi công nợ thực tế của doanh nghiệp.

Phải thu khách hàng (TK 131) là tài sản lưu động quan trọng, phản ánh quyền lợi kinh tế của doanh nghiệp. Hạch toán đúng theo Thông tư 200/2014, 133/2016 và quản lý dự phòng khó đòi theo TT 48/2019 giúp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro thanh tra và tối ưu dòng tiền. Rà soát định kỳ quy trình kế toán đảm bảo báo cáo chính xác và minh bạch.

Related Articles