Hướng dẫn quy trình thu chi tiền mặt tại công ty

Thực hiện **quy trình thu chi tiền mặt tại công ty** đúng chuẩn không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng vững chắc cho việc quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt với các doanh nghiệp SME. Một quy trình rõ ràng giúp phòng tránh sai sót, thất thoát và tối ưu hóa dòng tiền. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về quy trình thu chi tiền mặt theo chuẩn mực kế toán Việt Nam mới nhất, giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.

Thu chi tiền mặt tại công ty – Tổng quan và vai trò

Khái niệm và vai trò của quy trình thu chi tiền mặt

Thu chi tiền mặt là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhận vào và xuất ra tiền mặt tại quỹ của công ty. Quy trình này đóng vai trò then chốt trong kiểm soát nội bộ, đảm bảo mọi giao dịch đều có cơ sở hợp pháp, đầy đủ chứng từ, phản ánh đúng bản chất kinh tế và tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán, đặc biệt là Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho SME. Việc quản lý chặt chẽ giúp ngăn ngừa gian lận, thất thoát và cung cấp thông tin chính xác cho báo cáo tài chính.

Các loại chứng từ liên quan (phiếu thu, phiếu chi, biên lai…)

Các chứng từ gốc không thể thiếu trong quy trình thu chi tiền mặt bao gồm: Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền và các chứng từ khác kèm theo (hóa đơn GTGT, hợp đồng, bảng kê, v.v.). Mỗi chứng từ đều có vai trò riêng, là bằng chứng pháp lý cho từng giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ.

Phân công trách nhiệm giữa thủ quỹ, kế toán và cấp duyệt

Để quy trình vận hành trơn tru, cần phân công trách nhiệm rõ ràng:

+ Người đề xuất/Yêu cầu: Lập đề nghị thu/chi.

+ Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, lập phiếu thu/chi, ghi sổ kế toán.

+ Thủ quỹ: Trực tiếp thu/chi tiền, kiểm đếm, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt. Thủ quỹ không được kiêm nhiệm kế toán tiền mặt.

+ Cấp duyệt (Kế toán trưởng, Giám đốc): Phê duyệt các khoản thu chi, chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Sự phân chia này giúp tăng cường kiểm soát, giảm thiểu rủi ro.

Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi và phê duyệt tại doanh nghiệp

Các bước lập và kiểm tra phiếu thu – phiếu chi

1. Đối với Phiếu thu: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng, hợp đồng, biên bản bàn giao, phiếu giao hàng…) và yêu cầu thu tiền để lập phiếu thu. Phiếu thu phải ghi rõ ngày tháng, số tiền bằng số và bằng chữ, lý do thu, tên người nộp, địa chỉ, kèm theo chứng từ gốc.

2. Đối với Phiếu chi: Dựa trên đề nghị chi tiền đã được duyệt (giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng, hợp đồng…), kế toán lập phiếu chi. Phiếu chi phải có đầy đủ thông tin về ngày tháng, số tiền, lý do chi, tên người nhận, địa chỉ và các chứng từ gốc liên quan. Kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc trước khi lập phiếu.

Quy trình duyệt phiếu và luân chuyển chứng từ

Sau khi kế toán lập xong phiếu thu/chi và đính kèm các chứng từ gốc, chứng từ sẽ được trình ký theo thứ tự:

+ Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.

+ Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và ký duyệt cuối cùng.

Chỉ khi có đầy đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền, phiếu thu/chi mới có hiệu lực để thủ quỹ thực hiện nhập/xuất tiền.

Lưu trữ chứng từ và quản lý hồ sơ chứng từ

Sau khi nghiệp vụ thu/chi hoàn tất, kế toán sẽ tiến hành định khoản, ghi sổ và lưu trữ chứng từ. Chứng từ gốc và phiếu thu/chi phải được sắp xếp khoa học, theo thứ tự thời gian hoặc nhóm nghiệp vụ, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết, đặc biệt là trong các kỳ kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Kiểm soát quỹ, ghi chép và báo cáo thu chi tiền mặt

Kiểm kê quỹ tiền mặt và xử lý sai lệch

Kiểm kê quỹ tiền mặt là việc kiểm đếm thực tế số tiền mặt tại quỹ để đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ của thủ quỹ và sổ kế toán chi tiết tiền mặt của kế toán. Hoạt động này cần được thực hiện định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng) hoặc đột xuất. Nếu phát hiện chênh lệch thừa hoặc thiếu, cần lập biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý theo quy định của công ty và pháp luật (ví dụ: ghi tăng/giảm quỹ, truy cứu trách nhiệm).

Ghi sổ kế toán tiền mặt (TK 111) và các báo cáo liên quan

Kế toán sử dụng Tài khoản 111 (Tiền mặt) để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải được ghi sổ kế toán chi tiết, đảm bảo số dư tiền mặt trên sổ sách khớp với số dư trên sổ quỹ của thủ quỹ và số liệu thực tế tại quỹ. Các báo cáo liên quan bao gồm Báo cáo quỹ tiền mặt, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, giúp ban lãnh đạo theo dõi dòng tiền và đưa ra quyết định tài chính.

Phân biệt và phối hợp với tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112)

Tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112) là hai hình thức tiền tệ khác nhau. TK 111 phản ánh tiền tồn quỹ, TK 112 phản ánh tiền tại ngân hàng. Việc chuyển tiền từ quỹ vào ngân hàng hoặc ngược lại đều cần lập phiếu chi và phiếu thu tương ứng, sau đó đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo khớp đúng. Phối hợp chặt chẽ giữa hai tài khoản này giúp quản lý tổng thể tình hình tiền tệ của doanh nghiệp.

FAQ – Giải đáp nhanh về quy trình thu chi tiền mặt tại công ty

+ Quy trình thu tiền mặt tại công ty được thực hiện như thế nào?
Kế toán lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc, trình ký duyệt (kế toán trưởng, giám đốc), sau đó thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận.

+ Các chứng từ bắt buộc khi chi tiền mặt là gì?
Phiếu chi, chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng…), chữ ký của người nhận tiền, kế toán trưởng và giám đốc.

+ Cách xử lý khi phát hiện chênh lệch quỹ tiền mặt?
Lập biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân (do sai sót ghi sổ, đếm nhầm, hay thất thoát), sau đó thực hiện điều chỉnh sổ sách và xử lý trách nhiệm theo quy định của doanh nghiệp.

+ Những sai sót phổ biến trong quản lý thu chi tiền mặt và cách khắc phục?
Sai sót thường gặp là thiếu chứng từ, chứng từ không hợp lệ, ghi sổ nhầm lẫn, hoặc không đối chiếu thường xuyên. Khắc phục bằng cách tăng cường kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân sự, và áp dụng phần mềm kế toán.

Việc nắm vững và thực hiện chuẩn mực **quy trình thu chi tiền mặt tại công ty** là yếu tố sống còn cho sự ổn định tài chính của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các SME. Quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm minh bạch và kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động. Hãy thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình để đảm bảo hiệu quả quản lý tiền mặt tốt nhất.

Related Articles