Tài khoản 111 là gì? Định nghĩa và cách hạch toán

Tài khoản 111 là gì? Đây là tài khoản quan trọng dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) tại Việt Nam, việc quản lý và hạch toán tiền mặt chính xác theo các quy định như Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC là yếu tố then chốt để đảm bảo minh bạch tài chính và tránh các sai sót không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về tài khoản 111, giúp kế toán viên nắm vững cách hạch toán tiền mặt một cách hiệu quả nhất.

Tài khoản 111 là gì? Khái niệm và phân loại

Định nghĩa tài khoản 111 và nội dung phản ánh

Tài khoản 111 “Tiền mặt” là tài khoản thuộc loại tài sản, được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp. Nội dung phản ánh bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ và vàng tiền tệ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ tài khoản này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo tính thanh khoản và phục vụ kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các tài khoản cấp 2 trong TK 111 (1111, 1112…)

Để chi tiết hơn, tài khoản 111 được phân loại thành các tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ.

+ Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại ngoại tệ theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá.

+ Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ vàng tiền tệ theo trọng lượng, hàm lượng và quy đổi ra đồng Việt Nam.

Ý nghĩa số dư bên Nợ, bên Có

+ Bên Nợ: Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ và số dư đầu kỳ.

+ Bên Có: Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ.

+ Số dư Nợ: Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ cuối kỳ. Tài khoản này không có số dư Có.

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 111 theo quy định mới

Ghi nhận thu tiền mặt trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thu tiền mặt, kế toán sẽ ghi tăng quỹ tiền mặt và ghi giảm các khoản phải thu hoặc ghi nhận doanh thu.

+ Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ: Nợ TK 111 / Có TK 511 (doanh thu) và Có TK 3331 (thuế GTGT nếu có).

+ Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng: Nợ TK 111 / Có TK 131.

+ Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 / Có TK 112.

Ghi nhận chi tiền mặt: mua hàng, trả lương, chi phí khác

Khi chi tiền mặt, kế toán sẽ ghi giảm quỹ tiền mặt và ghi tăng chi phí hoặc giảm các khoản phải trả.

+ Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hóa: Nợ TK 152, 156 / Có TK 111.

+ Chi trả lương cho nhân viên: Nợ TK 334 / Có TK 111.

+ Nộp tiền vào ngân hàng: Nợ TK 112 / Có TK 111.

Xử lý tiền thừa, thiếu phát hiện khi kiểm kê

Kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ là việc làm cần thiết cho các SME.

+ Thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381 / Có TK 111. Nếu sau đó xác định được nguyên nhân, hạch toán tiếp để xử lý.

+ Thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 111 / Có TK 3381. Tương tự, hạch toán tiếp khi có nguyên nhân cụ thể.

Nguyên tắc kế toán và pháp luật áp dụng cho tài khoản 111

Chuẩn mực kế toán liên quan tiền mặt

Việc hạch toán tiền mặt phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 07 – Tiền và các khoản tương đương tiền (VAS 07). Theo đó, tiền mặt phải được ghi nhận theo giá gốc. Các quy định chi tiết về hạch toán được hướng dẫn cụ thể trong Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp lớn và Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Mặc dù có sự khác biệt nhỏ về cấu trúc tài khoản, nguyên tắc cơ bản là như nhau.

Quy định tỷ giá hối đoái và xử lý ngoại tệ trong TK 1112

Đối với tài khoản 1112 (Ngoại tệ), các nghiệp vụ thu ngoại tệ được ghi nhận theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Khi chi ngoại tệ, kế toán có thể áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền hoặc tỷ giá đích danh. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại số dư cuối kỳ sẽ được ghi nhận vào doanh thu tài chính (TK 515) hoặc chi phí tài chính (TK 635) tùy thuộc vào kết quả lãi/lỗ.

Quy định chứng từ, kiểm soát, phân quyền

Mọi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt để đảm bảo an toàn quỹ và ngăn ngừa gian lận. Việc kiểm kê quỹ định kỳ là bắt buộc để đối chiếu số liệu sổ sách kế toán với thực tế tồn quỹ.

FAQ – Giải đáp nhanh về tài khoản 111

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về tài khoản 111 trong kế toán Việt Nam:

+ Tài khoản 111 dùng để phản ánh nội dung gì?
Tài khoản 111 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp.

+ Tài khoản 1111 và 1112 khác nhau thế nào?
1111 dùng cho Tiền Việt Nam, còn 1112 dùng cho Ngoại tệ. Sự khác biệt chính là việc hạch toán ngoại tệ phải tính đến tỷ giá hối đoái và các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh.

+ Cách hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền mặt ra sao?
Thu tiền mặt ghi Nợ TK 111, ghi Có các tài khoản liên quan (ví dụ: TK 511, TK 131). Chi tiền mặt ghi Có TK 111, ghi Nợ các tài khoản liên quan (ví dụ: TK 334, TK 152, TK 642).

+ Xử lý thế nào khi phát hiện thiếu, thừa quỹ tiền mặt?
Khi thiếu quỹ, ghi Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) / Có TK 111. Khi thừa quỹ, ghi Nợ TK 111 / Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý). Sau đó, tùy theo nguyên nhân sẽ xử lý vào chi phí, doanh thu hoặc thu hồi từ cá nhân liên quan.

Việc nắm vững tài khoản 111 là gì và cách hạch toán chính xác tiền mặt là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính minh bạch và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là các SME. Bằng cách tuân thủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính như Thông tư 200 và Thông tư 133, cũng như thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, kế toán viên có thể quản lý quỹ tiền mặt một cách an toàn và tối ưu. Đừng quên thường xuyên rà soát, đối chiếu số liệu để tránh sai sót và đảm bảo báo cáo tài chính luôn chính xác.

Related Articles