Hướng dẫn: Tài khoản 138 số dư bên nào và cách hạch toán

Tìm hiểu Tài khoản 138 số dư bên nào là vấn đề cốt lõi mà nhiều kế toán viên mới và chủ doanh nghiệp SME quan tâm. Hiểu đúng số dư giúp ghi nhận các khoản phải thu chính xác và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch.

Về bản chất, TK 138 thường có số dư bên Nợ khi doanh nghiệp ghi nhận các khoản phải thu (phải thu khác). Việc nắm rõ nguyên tắc hạch toán Nợ/Có giúp tránh nhầm lẫn khi phân loại và theo dõi công nợ.

Trong thực tế, TK 138 có nhiều nghiệp vụ đặc thù — nếu không hiểu rõ có thể dẫn đến sai sót trong quản lý và kiểm soát tài sản. Vì vậy, cần áp dụng đúng chuẩn mực và quy định kế toán khi lập và đối chiếu số dư.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về TK 138: giải thích ý nghĩa số dư, cách hạch toán cơ bản và ví dụ thực tế để bạn dễ áp dụng vào công việc. Bạn muốn mình triển khai phần ví dụ thực tế luôn không?

Tài khoản 138 và số dư bên nào – Khái quát về tài khoản 138

Tài khoản 138 là gì và vai trò trong kế toán?

Tài khoản 138, hay “Phải thu khác”, là tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) và 136 (Phải thu nội bộ). Các khoản này thường phát sinh không thường xuyên hoặc có tính chất đặc thù, bao gồm tiền bồi thường vật chất do làm hỏng tài sản, tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản cho vay, hoặc các khoản phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia.

Tài khoản 138 là tài khoản lưỡng tính – Giải thích ý nghĩa số dư bên Nợ và bên Có

Tài khoản 138 là một tài khoản lưỡng tính, tức là có thể có số dư bên Nợ hoặc số dư bên Có, tùy thuộc vào bản chất nghiệp vụ và tình hình cụ thể. Số dư bên Nợ của tài khoản 138 thường phản ánh tổng các khoản nợ phải thu khác mà doanh nghiệp chưa thu được tại thời điểm cuối kỳ. Đây là bản chất chính của một tài khoản tài sản.

Ngược lại, số dư bên Có tài khoản 138 có thể xuất hiện trong một số trường hợp cá biệt. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp đã thu tiền nhưng chưa xác định rõ đối tượng phải thu, hoặc thu thừa so với số phải thu thực tế. Việc xuất hiện số dư bên Có cần được rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác.

Chi tiết số dư bên Nợ và bên Có theo quy định kế toán hiện hành

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 138 được chia thành các tài khoản cấp 2 như 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), 1385 (Phải thu về tiền bồi thường) và 1388 (Phải thu khác). Số dư bên Nợ tài khoản 138 thể hiện giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, các khoản bồi thường phải thu, hoặc các khoản phải thu không thuộc TK 131, 136. Số dư bên Có, nếu có, cần được giải thích rõ ràng là các khoản đã thu vượt hoặc nhận trước cần xử lý.

Hạch toán và ví dụ thực tế phản ánh số dư tài khoản 138

Các nghiệp vụ phổ biến làm phát sinh số dư tài khoản 138

Các nghiệp vụ thường gặp làm phát sinh số dư bên Nợ tài khoản 138 bao gồm: phát hiện tài sản thiếu trong kiểm kê nhưng chưa rõ nguyên nhân (Nợ TK 1381), ghi nhận tiền bồi thường vật chất phải thu (Nợ TK 1388), cho vay ngắn hạn đối với cán bộ nhân viên (Nợ TK 1388), hoặc các khoản tạm ứng quá hạn chưa thanh toán. Khi thu hồi được các khoản này, tài khoản 138 sẽ giảm số dư bên Nợ.

Ví dụ chi tiết hạch toán tài khoản 138 với các số dư đi kèm

Giả sử ngày 1/3, công ty A phát hiện thiếu 20.000.000 VNĐ tiền mặt trong két chưa rõ nguyên nhân. Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 1381: 20.000.000, Có TK 111: 20.000.000. Số dư bên Nợ của TK 1381 lúc này là 20.000.000.

Ngày 15/3, công ty xác định thủ quỹ phải bồi thường 15.000.000 VNĐ và đã thu được. Kế toán ghi: Nợ TK 111: 15.000.000, Có TK 1381: 15.000.000. Số dư bên Nợ TK 1381 giảm xuống còn 5.000.000 (20.000.000 – 15.000.000). Trường hợp thu vượt số phải thu sẽ làm phát sinh số dư bên Có.

Ảnh hưởng số dư tài khoản 138 đến báo cáo tài chính

Số dư bên Nợ của tài khoản 138 sẽ được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán tại mục “Các khoản phải thu khác” trong phần Tài sản ngắn hạn hoặc Tài sản dài hạn tùy thuộc vào thời hạn thu hồi. Điều này thể hiện khả năng thu hồi tài sản của doanh nghiệp. Nếu có số dư bên Có bất thường, nó có thể được trình bày như một khoản phải trả khác, hoặc cần điều chỉnh để không làm sai lệch bức tranh tài chính.

Lưu ý kế toán và xử lý khi số dư tài khoản 138 bất thường

Các sai sót phổ biến liên quan số dư tài khoản 138

Một trong những sai sót thường gặp là nhầm lẫn các khoản phải thu khác sang tài khoản 131 hoặc 136, gây khó khăn trong việc theo dõi và đối chiếu. Ngoài ra, việc không theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu hoặc bỏ sót các khoản đã thu dẫn đến số dư không chính xác. Đặc biệt, việc bỏ qua số dư bên Có bất thường mà không xử lý kịp thời có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và gây rủi ro kiểm toán.

Cách kiểm soát, rà soát và xử lý số dư sai lệch

Để kiểm soát và xử lý số dư sai lệch, kế toán cần thường xuyên đối chiếu chứng từ gốc với sổ chi tiết tài khoản 138. Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ để phát hiện kịp thời tài sản thiếu. Đối với số dư bên Có bất thường, cần lập biên bản đối chiếu, xác định nguyên nhân và thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết như trả lại tiền thu thừa hoặc chuyển sang tài khoản phù hợp hơn.

Tuân thủ quy định kế toán và chuẩn mực pháp luật

Việc tuân thủ các quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với SME) hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với doanh nghiệp lớn) là bắt buộc. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể để tránh sai sót. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) cũng là kim chỉ nam quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận và trình bày các khoản phải thu một cách minh bạch, đáng tin cậy.

FAQ về số dư tài khoản 138

Q1: Tài khoản 138 thường có số dư bên Nợ hay bên Có?

Tài khoản 138 thường có số dư bên Nợ, phản ánh các khoản phải thu khác chưa được thu hồi. Số dư bên Có chỉ phát sinh trong các trường hợp đặc biệt, ví dụ như thu vượt số phải thu hoặc ghi nhận sai sót.

Q2: Số dư bên Có tài khoản 138 là gì?

Số dư bên Có tài khoản 138 phản ánh số tiền doanh nghiệp đã nhận về nhưng lớn hơn số nợ phải thu, hoặc các khoản đã thu chưa xác định rõ đối tượng, cần rà soát để xử lý. Nó mang bản chất của một khoản phải trả.

Q3: Khi nào tài khoản 138 có thể có số dư bên Có và có hệ quả gì?

Tài khoản 138 có thể có số dư bên Có khi thu hồi nợ vượt quá số phải thu hoặc có bút toán ghi nhận nhầm. Hệ quả là làm sai lệch số liệu trên báo cáo tài chính, có thể bị kiểm toán viên đặt câu hỏi và yêu cầu giải trình.

Q4: Làm thế nào xử lý số dư bên Có bất thường trong tài khoản 138?

Để xử lý, cần kiểm tra kỹ chứng từ, đối chiếu với các bên liên quan để xác định nguyên nhân. Sau đó, thực hiện các bút toán điều chỉnh như trả lại số tiền thu thừa, chuyển khoản nợ phải trả sang tài khoản phù hợp (ví dụ: TK 3388 – Phải trả khác) hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

Đặc điểm	Số dư bên Nợ (Phổ biến)	Số dư bên Có (Cá biệt)
Ý nghĩa	Các khoản phải thu chưa được thu hồi.	Các khoản đã thu vượt, thu nhầm hoặc nhận trước.
Bản chất	Tài sản của doanh nghiệp.	Nợ phải trả của doanh nghiệp.
Phản ánh trên BCTC	Mục Tài sản (ngắn/dài hạn).	Mục Nợ phải trả (nếu không điều chỉnh).

Việc hiểu rõ Tài khoản 138 số dư bên nào và ý nghĩa của từng loại số dư là yếu tố then chốt đối với mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp. Đây là cơ sở giúp phản ánh trung thực tình hình công nợ và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Tài khoản 138 có tính chất lưỡng tính, tức là có thể phát sinh số dư bên Nợ hoặc bên Có tùy theo từng nghiệp vụ cụ thể. Mặc dù khá phức tạp, nhưng khi được hạch toán và kiểm soát đúng cách, tài khoản này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả và đánh giá chính xác năng lực tài chính.

Kế toán viên cần thường xuyên đối chiếu số liệu, kiểm tra chứng từ gốc và tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam để đảm bảo tính chính xác của các khoản phải thu khác.

Hãy chủ động rà soát quy trình nội bộ, cập nhật quy định mới và kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ liên quan đến TK 138, nhằm tránh sai sót không đáng có và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề