Tài khoản 151 được sử dụng khi nào? Giải đáp chi tiết

Tài khoản 151 được sử dụng khi nào là câu hỏi thường gặp đối với nhiều kế toán viên, đặc biệt là những người mới vào nghề hoặc đang làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME).

Việc hạch toán chính xác “hàng mua đang đi đường” theo quy định của pháp luật kế toán Việt Nam không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trên báo cáo tài chính, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả dòng vật tư, hàng hóa trong quá trình mua sắm.

Bài viết này sẽ mang đến hướng dẫn chi tiết, từng bước về thời điểm và cách thức áp dụng tài khoản 151, giúp kế toán viên dễ dàng nhận biết các tình huống phát sinh và tự tin xử lý đúng chuẩn nghiệp vụ kế toán.

Khái niệm và nguyên tắc sử dụng tài khoản 151

Định nghĩa tài khoản 151 và hàng mua đang đi đường theo quy định kế toán

Tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường” là tài khoản dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đã mua nhưng chưa về đến kho của doanh nghiệp. Đây là những mặt hàng mà doanh nghiệp đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, đã có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và quyền sở hữu đã chuyển giao cho doanh nghiệp, nhưng chúng vẫn đang trên đường vận chuyển hoặc nằm ở bến bãi, cảng chờ nhập kho. Nguyên tắc ghi nhận là giá gốc, bao gồm giá mua và các chi phí liên quan trực tiếp.

Quy định pháp lý liên quan và chuẩn mực kế toán áp dụng

Việc sử dụng tài khoản 151 được quy định chi tiết trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các thông tư hướng dẫn. Cụ thể, Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp lớn và Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đều có hướng dẫn rõ ràng về tài khoản này. Các quy định này đảm bảo rằng giá trị hàng hóa được ghi nhận đúng thời điểm, phản ánh chính xác tình hình tài sản và công nợ của doanh nghiệp trên báo cáo tài chính.

Các trường hợp nên sử dụng tài khoản 151 trong thực tế kế toán doanh nghiệp

Ghi nhận hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho và đang vận chuyển

Trường hợp phổ biến nhất để sử dụng tài khoản 151 là khi doanh nghiệp đã mua vật tư, hàng hóa và đã nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) từ nhà cung cấp, nhưng hàng hóa thực tế vẫn chưa về đến kho. Ví dụ, một công ty sản xuất mua nguyên vật liệu từ tỉnh xa, hóa đơn đã nhận qua email nhưng xe hàng dự kiến 2 ngày nữa mới tới. Trong tình huống này, kế toán cần ghi nhận giá trị hàng hóa vào tài khoản 151 để đảm bảo phản ánh đầy đủ tài sản của doanh nghiệp.

Ghi nhận khi đã nhận hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về

Khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn mua hàng trước khi hàng hóa về kho, đây là dấu hiệu rõ ràng cho việc sử dụng tài khoản 151. Việc hạch toán này giúp khớp nối giữa chứng từ kế toán và dòng vật chất, tránh tình trạng bỏ sót chi phí hoặc kê khai sai thời điểm thuế. Giá trị hàng hóa trên hóa đơn sẽ được ghi nợ tài khoản 151, đồng thời ghi có tài khoản phải trả người bán (TK 331) và thuế GTGT đầu vào (TK 133) nếu có.

Trường hợp hàng mua chuyển giao trực tiếp cho khách hàng mà không nhập kho

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể mua hàng và yêu cầu nhà cung cấp giao thẳng cho khách hàng của mình mà không qua kho. Ví dụ điển hình là mô hình dropshipping hoặc các đơn hàng dự án lớn. Lúc này, tài khoản 151 sẽ tạm thời ghi nhận giá trị hàng hóa đang trên đường đến tay khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng, giá trị này sẽ được kết chuyển sang giá vốn hàng bán (TK 632) mà không cần qua các tài khoản tồn kho khác như 152 hoặc 156.

So sánh tài khoản 151 với các tài khoản liên quan và lưu ý kế toán thực tiễn

Phân biệt TK 151 với TK 152, TK 153, TK 156 trong quản lý hàng tồn kho

Để tránh nhầm lẫn, cần hiểu rõ sự khác biệt giữa TK 151 và các tài khoản tồn kho khác:

Tài khoản	Đối tượng	Trạng thái
TK 151	Vật tư, hàng hóa	Đang trên đường về kho, chưa nhập kho
TK 152	Nguyên vật liệu	Đã nhập kho, sẵn sàng cho sản xuất
TK 153	Công cụ, dụng cụ	Đã nhập kho, dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
TK 156	Hàng hóa	Đã nhập kho, chờ bán hoặc tiêu thụ

Điểm khác biệt cốt lõi là trạng thái và vị trí vật lý của hàng hóa. TK 151 là tạm thời, phản ánh tình trạng “chưa về đến đích cuối cùng”.

Liên kết với TK 331 (phải trả người bán), TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng và sử dụng TK 151, các bút toán thường liên quan đến TK 331 và TK 133. Cụ thể, khi nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về: Nợ TK 151 (giá trị hàng hóa), Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào), Có TK 331 (tổng số tiền phải trả). Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 152/156, Có TK 151. Việc kết nối chặt chẽ các tài khoản này đảm bảo dòng tiền và dòng hàng được hạch toán đồng bộ.

Sai sót phổ biến khi sử dụng TK 151 và cách khắc phục

Một sai sót thường gặp là không ghi nhận TK 151 khi hàng chưa về, dẫn đến việc thiếu hụt giá trị hàng tồn kho và sai lệch trên báo cáo tài chính. Một lỗi khác là ghi nhận nhầm lẫn giữa TK 151 với TK 152/156. Để khắc phục, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ các chứng từ mua hàng (hóa đơn, biên bản giao nhận), đối chiếu định kỳ giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán. Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn trên sổ sách và thực tế là rất cần thiết.

FAQ – Giải đáp nhanh về tài khoản 151 được sử dụng khi nào

Tài khoản 151 được sử dụng trong trường hợp nào?
Tài khoản 151 được sử dụng khi doanh nghiệp đã mua vật tư, hàng hóa và nhận được hóa đơn, chứng từ hợp lệ, quyền sở hữu đã chuyển giao nhưng hàng hóa chưa về đến kho của doanh nghiệp mà đang trên đường vận chuyển.

Có thể sử dụng TK 151 khi chưa nhận hóa đơn mua hàng không?
Thông thường, không. Để ghi nhận vào TK 151, kế toán cần có đầy đủ chứng từ chứng minh quyền sở hữu và nghĩa vụ thanh toán, mà hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Nếu chỉ có hợp đồng mà chưa có hóa đơn, việc hạch toán có thể cần xem xét kỹ hơn các bằng chứng giao hàng khác.

Phân biệt TK 151 và TK 152 như thế nào?
TK 151 dùng cho hàng hóa đang trên đường, chưa nhập kho. TK 152 dùng cho nguyên vật liệu đã nhập kho và sẵn sàng sử dụng cho quá trình sản xuất. Điểm khác biệt chính là trạng thái vật lý và vị trí lưu trữ của hàng hóa.

Làm sao để quản lý chi tiết hàng mua đang đi đường hiệu quả?
Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên lập sổ chi tiết theo dõi từng lô hàng, nhà cung cấp và ngày dự kiến về. Cần có quy trình đối chiếu định kỳ giữa bộ phận mua hàng, vận chuyển và kế toán, đồng thời sử dụng phần mềm kế toán có tính năng quản lý chi tiết hàng đang đi đường.

Việc nắm vững và áp dụng đúng tài khoản 151 là yếu tố then chốt giúp kế toán phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp.

Từ định nghĩa, các trường hợp sử dụng cụ thể đến cách phân biệt với các tài khoản liên quan và những sai sót cần tránh, bài viết hy vọng mang đến cái nhìn toàn diện cho kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán, các doanh nghiệp, đặc biệt là SME, nên rà soát kỹ lưỡng quy trình ghi nhận hàng mua đang đi đường.

Hãy luôn cập nhật các thông tư mới nhất và tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần thiết để tối ưu hóa công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Bài viết cùng chủ đề