Tài khoản 156 bị âm: Nguyên nhân, cách xử lý chi tiết cho kế toán

Hiện tượng tài khoản 156 bị âm là vấn đề thường gặp, đặc biệt tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).

Tình trạng này không chỉ làm sai lệch số liệu tồn kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính, dẫn đến quyết định kinh doanh sai lầm và rủi ro về thuế.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 156 (Hàng hóa) phải luôn phản ánh đúng giá trị hàng hóa thực tế còn trong kho.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ sai sót trong nhập – xuất hàng, kiểm kê chưa chính xác, hoặc hạch toán chưa kịp thời.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để nhận diện nguyên nhân, xử lý triệt để và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Khái quát về tài khoản 156 và hiện tượng bị âm số dư

Vai trò và nội dung tài khoản 156 trong kế toán hàng hóa

Tài khoản 156 “Hàng hóa” được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa mua vào, nhập kho, xuất kho của doanh nghiệp. Nó là một tài khoản thuộc loại tài sản, vì vậy số dư cuối kỳ thông thường phải là số dư Nợ, thể hiện giá trị hàng hóa thực tế còn tồn kho. Việc quản lý chính xác tài khoản này là nền tảng để xác định giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp.

Định nghĩa và giải thích hiện tượng số dư âm trên tài khoản 156

Số dư âm trên tài khoản 156 cho thấy trị giá hàng hóa xuất kho đã lớn hơn trị giá hàng hóa thực tế có hoặc được ghi nhận nhập kho. Về bản chất, điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã bán hoặc xuất ra một lượng hàng mà hệ thống sổ sách không ghi nhận là đã nhập vào, hoặc ghi nhận thiếu nhập vào trước đó. Đây là một lỗi nghiêm trọng, trái ngược với nguyên tắc kế toán cơ bản về tài sản.

Những tình huống thường gặp khiến tài khoản 156 âm

Tài khoản 156 bị âm thường xảy ra trong các tình huống như: xuất bán hàng hóa nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhập kho; hàng hóa đã về đến kho nhưng chưa có hóa đơn, chứng từ hợp lệ để hạch toán nhập; hoặc do sai sót trong quá trình nhập liệu số lượng, đơn giá khi xuất kho. Việc ghi nhận xuất kho trước khi có đủ cơ sở pháp lý và số liệu nhập kho chính xác là nguyên nhân phổ biến.

Nguyên nhân gây ra số dư âm trên tài khoản 156

Sai sót trong nghiệp vụ kế toán

Một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến tài khoản 156 bị âm là sai sót trong hạch toán. Các lỗi thường gặp bao gồm: hạch toán thiếu nghiệp vụ nhập kho (ví dụ: chỉ hạch toán công nợ mà quên ghi tăng hàng tồn kho), ghi sai số lượng hoặc đơn giá hàng nhập/xuất, hoặc hạch toán nhầm tài khoản (ví dụ: ghi vào 152 thay vì 156). Đặc biệt tại các SMEs, việc thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ dễ dẫn đến những lỗi này.

Thiếu hoặc sai sót chứng từ, hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra

Việc thiếu hóa đơn đầu vào là nguyên nhân phổ biến khiến kế toán không có cơ sở để nhập kho hàng hóa, dẫn đến tình trạng xuất hàng mà không có nhập. Tương tự, nếu phiếu nhập, phiếu xuất kho bị lập sai, thất lạc hoặc không khớp với thực tế sẽ làm số liệu trên sổ sách bị lệch. Các chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng và lưu trữ đầy đủ để tránh những sai sót này.

Sai lệch do hạch toán xuất kho trước nhập kho

Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp bán hàng ngay khi vừa nhập về mà chưa kịp hoàn tất thủ tục nhập kho trên phần mềm hoặc sổ sách. Khi xuất kho, hệ thống không tìm thấy đủ lượng tồn để trừ, dẫn đến số dư âm. Đây là vấn đề phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp có chu trình hàng hóa nhanh, yêu cầu kế toán phải luôn cập nhật tức thời để tránh sai lệch số liệu kế toán.

Hàng tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách do mất mát, hư hỏng

Đôi khi, nguyên nhân số dư âm không nằm ở lỗi hạch toán mà do sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, như mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng mà chưa được ghi nhận kịp thời. Nếu không kiểm kê và xử lý định kỳ, các chênh lệch này sẽ tích tụ, dẫn đến tình trạng sổ sách phản ánh một lượng tồn kho cao hơn thực tế, và khi xuất bán, tài khoản 156 sẽ bị âm.

Giải pháp và cách xử lý khi tài khoản 156 bị âm

Kiểm kê kho, lập biên bản xử lý hàng hóa thừa thiếu

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi tài khoản 156 bị âm là tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ hàng tồn kho. Sau đó, lập biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán để xác định chính xác số lượng, giá trị hàng thừa thiếu. Biên bản này là cơ sở pháp lý để điều chỉnh sổ sách và xác định trách nhiệm liên quan theo quy định.

Đối chiếu chứng từ, bổ sung hoặc sửa đổi hóa đơn, phiếu nhập xuất

Sau khi kiểm kê, hãy rà soát lại tất cả các chứng từ liên quan như hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tìm kiếm các chứng từ còn thiếu hoặc sai sót. Nếu có thể, bổ sung các hóa đơn đầu vào chưa kịp hạch toán hoặc điều chỉnh các phiếu nhập/xuất sai lệch. Đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ hợp lệ, khớp với số liệu thực tế.

Xử lý kế toán để điều chỉnh số liệu

Dựa trên biên bản kiểm kê và chứng từ đã đối chiếu, tiến hành điều chỉnh sổ sách. Nếu hàng tồn kho thực tế ít hơn sổ sách (hàng thiếu), kế toán cần ghi nhận vào tài khoản thích hợp (ví dụ: Nợ TK 1388 – Phải thu khác nếu do cá nhân gây ra, hoặc Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán nếu do định mức hao hụt cho phép). Việc hạch toán phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Cảnh báo và phòng tránh các sai sót trong vận hành kế toán kho

Để tránh tình trạng tài khoản 156 bị âm tái diễn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nhập xuất kho chặt chẽ, kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt. Thực hiện kiểm kê định kỳ, đối chiếu thường xuyên giữa kho và kế toán. Nâng cao năng lực và trách nhiệm của đội ngũ kế toán, thủ kho, đồng thời áp dụng phần mềm kế toán hiệu quả để tự động hóa và giảm thiểu sai sót do con người.

FAQ về tài khoản 156 bị âm

Q1: Tại sao tài khoản 156 bị âm trong sổ sách kế toán?

Trả lời: Do hạch toán sai nghiệp vụ nhập xuất, thiếu hoặc sai chứng từ đầu vào, xuất kho trước nhập kho, hoặc do chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế và sổ sách (mất mát, hư hỏng).

Q2: Tài khoản 156 bị âm ảnh hưởng thế nào đến báo cáo tài chính?

Trả lời: Gây sai lệch giá trị hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán, làm báo cáo không phản ánh chính xác tài sản doanh nghiệp, ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận, dẫn đến sai sót trong phân tích tài chính và quyết định kinh doanh.

Q3: Cách nhanh nhất để xử lý khi tài khoản 156 âm?

Trả lời: Nhanh chóng kiểm kê lại hàng tồn kho thực tế, đối chiếu tất cả chứng từ nhập xuất liên quan và thực hiện điều chỉnh sổ sách kế toán ngay lập tức để khớp với thực tế và chứng từ hợp lệ.

Q4: Làm sao phòng tránh tài khoản 156 bị âm trong tương lai?

Trả lời: Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ cho nhập xuất kho, thực hiện kiểm kê định kỳ, đảm bảo mọi nghiệp vụ có đầy đủ chứng từ hợp lệ, và sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tồn kho hiệu quả, tránh hạch toán sai lệch.

Việc xử lý và phòng tránh tài khoản 156 bị âm là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hệ thống kế toán.

Doanh nghiệp nên tuân thủ các bước kiểm kê, đối chiếu chứng từ và hạch toán điều chỉnh theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Điều then chốt là xây dựng quy trình quản lý kho và kiểm soát nội bộ vững chắc, đồng thời nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán.

Thực hiện tốt những bước này giúp tránh sai sót trong tương lai và cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy cho nhà quản lý và cơ quan thuế.

Bài viết cùng chủ đề