Thủ tục thành lập hộ kinh doanh

Thủ tục thành lập hộ kinh doanh hiện nay được thực hiện tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh hoặc nộp trực tuyến toàn trình thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Năm 2025 đánh dấu bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính với cơ chế liên thông dữ liệu giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, giúp mã số thuế của hộ kinh doanh đồng nhất với mã số thuế cá nhân của người đại diện. Bài viết này không chỉ hướng dẫn bạn hoàn thiện hồ sơ pháp lý chuẩn xác mà còn cung cấp góc nhìn chuyên sâu về cách ghi nhận “Vốn đầu tư ban đầu” theo tư duy chuẩn mực kế toán (VAS), giúp chủ hộ tách bạch tài chính cá nhân và quản trị dòng tiền hiệu quả ngay từ ngày đầu mở bán.

1. Quy trình và Hồ sơ đăng ký thành lập Hộ kinh doanh (Cập nhật 2025)

Để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay lần nộp đầu tiên, chủ hộ cần nắm vững các yêu cầu về giấy tờ pháp lý và phương thức thực hiện theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí dịch vụ.

Chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý chuẩn

Bộ hồ sơ bắt buộc bao gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu Phụ lục III-1), bản sao y công chứng CCCD/CMND của chủ hộ và các thành viên góp vốn. Ngoài ra, bạn cần có Hợp đồng thuê nhà hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp. Lưu ý quan trọng là phải ghi rõ số vốn đăng ký và lựa chọn mã ngành nghề kinh doanh cấp 4 chính xác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC).

Các phương thức nộp hồ sơ và lệ phí

Hiện nay, cơ quan nhà nước khuyến khích nộp hồ sơ trực tuyến để giảm tải thủ tục hành chính. Dưới đây là bảng so sánh hai phương thức thực hiện phổ biến:

Tiêu chí	Nộp trực tiếp	Nộp trực tuyến (Online)
Địa điểm	Bộ phận Một cửa UBND Quận/Huyện	Cổng dịch vụ công Quốc gia/Tỉnh
Công cụ	Hồ sơ giấy bản cứng	Tài khoản VNeID hoặc Chữ ký số
Thời gian xử lý	03 ngày làm việc	03 ngày làm việc

2. Thiết lập hệ thống Kế toán & Thuế ngay sau khi có Giấy phép

Sau khi nhận kết quả, việc thiết lập hệ thống sổ sách và đăng ký thuế là bước bắt buộc để tránh bị ấn định thuế sai lệch so với thực tế hoạt động.

Đăng ký thuế và Lựa chọn phương pháp tính thuế

Hộ kinh doanh cần đăng ký mã số thuế (nếu chủ hộ chưa có MST cá nhân) trong vòng 10 ngày kể từ ngày ghi trên giấy phép. Bạn phải lựa chọn phương pháp tính thuế: “Thuế khoán” (phù hợp với mô hình nhỏ lẻ, ít chứng từ) hoặc “Phương pháp kê khai” (bắt buộc nếu quy mô lớn, sử dụng nhiều lao động hoặc cần xuất hóa đơn VAT cho khách hàng doanh nghiệp).

Chế độ kế toán áp dụng (Thông tư 88/2021/TT-BTC)

Mặc dù không yêu cầu lập Báo cáo tài chính phức tạp như doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Cụ thể, bạn cần mở các sổ cơ bản như Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ và Sổ theo dõi vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Đây là bằng chứng quan trọng để giải trình với cơ quan thuế khi có đoàn kiểm tra về doanh thu thực tế.

3. Case Study: Hạch toán chi phí thành lập & Quản trị nội bộ (Góc nhìn VAS)

Điểm khác biệt của một chủ hộ kinh doanh có tư duy tài chính là khả năng áp dụng các nguyên tắc kế toán (VAS) vào quản trị nội bộ để tính toán lãi lỗ chính xác.

Ghi nhận Vốn góp và Tài sản cố định (Ứng dụng VAS 21 & VAS 03)

Ví dụ: Hộ kinh doanh Cafe An có chủ hộ bỏ ra 200 triệu đồng để sửa chữa quán và 50 triệu đồng mua máy pha cà phê. Thay vì ghi chép sổ tay đơn giản, hãy áp dụng tư duy VAS 21 để ghi nhận 250 triệu đồng là “Vốn đầu tư của chủ sở hữu”. Đối với máy pha cà phê, áp dụng nguyên tắc của VAS 03 (Tài sản cố định hữu hình), bạn không nên tính hết 50 triệu vào chi phí tháng đầu tiên mà hãy phân bổ (khấu hao) dần trong 3-5 năm. Cách làm này giúp báo cáo lãi lỗ nội bộ phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh từng tháng.

Hạch toán chi phí làm thủ tục và Lệ phí môn bài

Các khoản chi phí thành lập như phí dịch vụ làm giấy phép (ví dụ 2 triệu đồng) và lệ phí nhà nước cần có hóa đơn, biên lai hợp lệ. Đối với hộ kê khai, đây là chi phí hợp lý được trừ. Về mặt quản trị nội bộ, bạn có thể hạch toán bút toán kép để kiểm soát tiền mặt:

+ Nợ TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh): 2.100.000đ

+ Có TK 111 (Tiền mặt): 2.100.000đ

Đọc thêm: Giấy phép kinh doanh hộ gia đình có phải đóng thuế không

Bài học thực tế: Tránh rủi ro “Doanh thu ảo”

Một sai lầm phổ biến là đăng ký vốn kinh doanh quá thấp hoặc không ghi chép sổ sách doanh thu hàng ngày. Theo Luật Quản lý thuế, nếu hộ kinh doanh không chứng minh được doanh thu thực tế qua hệ thống sổ sách (theo Thông tư 88), cơ quan thuế có quyền ấn định mức doanh thu chịu thuế cao hơn, gây thiệt hại về tài chính cho chủ hộ.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục thành lập hộ kinh doanh

Q1: Có thể đăng ký thành lập hộ kinh doanh qua mạng không?

Hoàn toàn được. Bạn có thể thực hiện đăng ký trực tuyến toàn trình trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc trang thông tin của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện bằng tài khoản VNeID định danh mức độ 2 hoặc chữ ký số cá nhân.

Q2: Một người được thành lập bao nhiêu hộ kinh doanh?

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mỗi cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình chỉ được quyền đăng ký thành lập duy nhất một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Nếu muốn mở thêm địa điểm khác, bạn buộc phải thành lập Doanh nghiệp hoặc Chi nhánh.

Q3: Hộ kinh doanh có con dấu tròn như công ty không?

Không. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nên không được sử dụng con dấu tròn pháp lý. Thay vào đó, chủ hộ sử dụng con dấu vuông (chứa tên, mã số thuế, địa chỉ) hoặc dấu chữ ký để đóng lên văn bản, hóa đơn chứng từ.

Q4: Chi phí thành lập hộ kinh doanh có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có. Đối với Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, các khoản lệ phí nhà nước (có biên lai) và phí dịch vụ tư vấn (có hóa đơn GTGT) phục vụ việc thành lập đều được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế trong kỳ.

Tóm lại, nắm vững thủ tục thành lập hộ kinh doanh là bước khởi đầu vững chắc cho hành trình kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, đừng chỉ dừng lại ở việc sở hữu giấy phép, hãy áp dụng ngay các quy định tại Thông tư 88 và tư duy quản trị tài chính theo chuẩn mực VAS để xây dựng nền móng tài chính minh bạch. Việc ghi chép sổ sách chuẩn chỉnh ngay từ đầu sẽ giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền và an tâm phát triển kinh doanh bền vững.

Bài viết cùng chủ đề