Trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động là gì

Trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động là gì? Những lưu ý kế toán không thể bỏ qua

Trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động là gì? Đây là câu hỏi rất thực tế khi kế toán tra cứu thông tin doanh nghiệp trên hệ thống thuế điện tử, đặc biệt trước các kỳ kê khai, quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN. Việc hiểu đúng trạng thái mã số thuế theo Thông tư 86/2024/TT-BTC giúp kế toán đánh giá chính xác tình trạng pháp lý, nhận diện rủi ro và chuẩn bị hồ sơ kế toán – thuế phù hợp.

Bài viết này giải thích rõ khái niệm trạng thái mã số thuế người nộp thuế đang hoạt động, liên hệ với Luật Quản lý Thuế 2019, đồng thời hướng dẫn cách kê khai, hạch toán, quyết toán thuế, nhận diện sai sót thường gặp và kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế dành cho doanh nghiệp SME và kế toán mới.

Khái niệm và quy định về trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động

Định nghĩa trạng thái NNT đang hoạt động theo Thông tư 86/2024/TT-BTC

Theo Luật Quản lý Thuế 2019, người nộp thuế (NNT) là tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước.  Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định danh mục 10 trạng thái mã số thuế; trong đó, mã 00 thể hiện “NNT đã được cấp MST” và mã 02 là “Đang hoạt động” – nghĩa là đã được cấp mã số thuế và đang có hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Căn cứ pháp luật và ý nghĩa của trạng thái trong quản lý thuế

Khi mã số thuế thể hiện NNT đang hoạt động, cơ quan thuế xác định đây là đối tượng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký, kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế theo Luật Quản lý Thuế. Đồng thời, NNT được sử dụng hóa đơn điện tử, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện về chứng từ hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

So sánh với trạng thái khác của người nộp thuế

Danh mục trạng thái mã số thuế còn có các mã thể hiện rủi ro, ngừng hoạt động hoặc chấm dứt: 05 – NNT tạm ngừng hoạt động, kinh doanh; 06 – NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; 07, 08 – giải thể, phá sản; 19 – tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Kế toán cần phân biệt rõ: trạng thái đang hoạt động cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn và kê khai bình thường, trong khi các trạng thái khác thường kéo theo hạn chế hoặc rủi ro thanh tra, xử lý.

Tham khảo thêm: Trạng thái 06 người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Cách kê khai, hạch toán và quyết toán thuế khi NNT đang hoạt động

Hồ sơ kê khai, các loại thuế phải thực hiện

Với trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp các sắc thuế chủ yếu: thuế GTGT (tháng hoặc quý), thuế TNDN (tạm nộp theo quý và quyết toán năm), thuế TNCN (khấu trừ, kê khai, quyết toán cho người lao động), cùng các sắc thuế khác nếu có phát sinh như thuế nhà thầu, thuế tài nguyên, lệ phí môn bài, phí lệ phí liên quan.

Hạch toán doanh thu, chi phí, thuế GTGT, các khoản phải nộp

Theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133, doanh nghiệp phải hạch toán doanh thu, chi phí, thuế GTGT, các khoản phải nộp nhà nước phù hợp chuẩn mực kế toán. Doanh thu phải có hóa đơn điện tử hợp lệ, chi phí được trừ phải đáp ứng điều kiện: phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh, có chứng từ hợp lệ, thanh toán đúng quy định. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu hóa đơn hợp pháp, kê khai đúng thời hạn.

Loại thuế Kỳ kê khai thông dụng
Thuế GTGT Tháng hoặc quý, tùy doanh thu năm trước
Thuế TNDN Tạm nộp theo quý, quyết toán năm
Thuế TNCN Kê khai theo tháng hoặc quý, quyết toán năm

Quy trình quyết toán thuế cuối năm và xử lý sai sót

Khi NNT đang hoạt động, kế toán phải lập báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, rà soát lại toàn bộ doanh thu, chi phí, lương, hợp đồng, hóa đơn. Nếu phát hiện sai sót (hóa đơn thiếu, kê khai nhầm kỳ, chi phí không đủ chứng từ), cần lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh sổ sách và giải trình rõ ràng để hạn chế bị truy thu, tiền phạt và tiền chậm nộp khi cơ quan thuế kiểm tra.

Rủi ro, sai sót thường gặp và kinh nghiệm xử lý khi NNT đang hoạt động

Sai sót phổ biến trong kê khai và hạch toán

Sai sót thường gặp ở doanh nghiệp SME là không nộp tờ khai “không phát sinh”, kê khai sót doanh thu, hạch toán chi phí không có chứng từ hợp lệ, quên điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, hoặc chưa đối chiếu đủ hóa đơn đầu vào – đầu ra trước khi quyết toán. Một số doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, vốn, ngành nghề nhưng chưa kịp cập nhật đăng ký thuế, dẫn đến rủi ro chuyển sang trạng thái 06.

Mức phạt và truy thu khi vi phạm quy định thuế

Khi NNT đang hoạt động nhưng vi phạm nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế có thể xử phạt chậm nộp tờ khai, khai sai dẫn đến thiếu thuế, trốn thuế, kèm tiền chậm nộp trên số thuế bị truy thu. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có nguy cơ bị ấn định thuế, bị hạn chế sử dụng hóa đơn, bị đưa vào diện rủi ro cao, dễ bị thanh tra, kiểm tra sâu hơn trong các kỳ tiếp theo.

Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế, chuẩn bị hồ sơ giải trình

Khi nhận thông báo kiểm tra, thanh tra, kế toán nên rà soát trước các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lãi lỗ, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN; in sổ chi tiết, sổ cái, đối chiếu với báo cáo tài chính và tờ khai thuế. Hồ sơ giải trình nên ngắn gọn, rõ số liệu, đính kèm bảng đối chiếu và chứng từ quan trọng. Thái độ hợp tác, trả lời đúng trọng tâm sẽ giúp quá trình làm việc với cơ quan thuế thuận lợi hơn.

Lưu ý tuân thủ pháp luật thuế mới nhất

Kế toán cần thường xuyên cập nhật Thông tư 86/2024 về đăng ký thuế, các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử, chuẩn mực kế toán, cùng quy định mới liên quan đến kê khai, quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình nội bộ kiểm soát hóa đơn, chứng từ trước khi hạch toán và nộp tờ khai, giúp giảm rủi ro sai sót và đảm bảo trạng thái mã số thuế luôn là NNT đang hoạt động, minh bạch.

FAQ về trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động

Q1: Trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động là gì?

Đây là trạng thái thể hiện người nộp thuế đã được cấp mã số thuế và đang có hoạt động sản xuất kinh doanh, phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, quyết toán thuế, đồng thời được quyền sử dụng hóa đơn điện tử và ghi nhận chi phí được trừ nếu có đủ chứng từ hợp lệ.

Q2: NNT đang hoạt động cần kê khai những loại thuế nào?

Thông thường gồm: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN; ngoài ra có thể phát sinh thuế nhà thầu, thuế tài nguyên, lệ phí môn bài, phí môi trường… tùy ngành nghề. Tất cả đều phải được kê khai, nộp đúng thời hạn theo quy định của Luật Quản lý Thuế và các luật thuế chuyên ngành.

Q3: Các sai sót thường gặp và cách phòng tránh khi NNT hoạt động?

Sai sót phổ biến là quên nộp tờ khai không phát sinh, kê khai thiếu doanh thu, hạch toán chi phí không đủ chứng từ, xử lý hóa đơn điện tử sai chậm trễ. Để phòng tránh, cần lập lịch nhắc hạn kê khai, đối chiếu doanh thu – hóa đơn – ngân hàng định kỳ, kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán và lưu trữ khoa học.

Q4: Làm thế nào để phối hợp tốt với cơ quan thuế khi NNT đang hoạt động?

Doanh nghiệp nên phản hồi kịp thời các thông báo của cơ quan thuế, chuẩn bị sẵn báo cáo, sổ sách, chứng từ khi được yêu cầu, giải trình rõ ràng, trung thực. Đồng thời, chủ động hỏi lại những điểm chưa rõ, xin hướng dẫn bằng văn bản để có căn cứ thực hiện thống nhất và giảm rủi ro tranh chấp sau này.

Tóm lại, hiểu rõ trạng thái mã số thuế NNT đang hoạt động và nghĩa vụ đi kèm giúp kế toán tổ chức tốt công tác kê khai, hạch toán và quyết toán thuế, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, hạn chế rủi ro phạt và truy thu. Doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian xử lý sai sót, củng cố uy tín với đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế.

Kế toán và người phụ trách thuế nội bộ nên thường xuyên rà soát quy trình nội bộ, cập nhật kịp thời các quy định mới về đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, kê khai và quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN; đồng thời tham khảo thêm các hướng dẫn chuyên sâu để nâng cao chất lượng quản trị thuế cho doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề