Xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là vấn đề khiến nhiều kế toán và doanh nghiệp bối rối khi cơ quan thuế thông báo hoặc khi tra cứu hóa đơn trên hệ thống. Đây là trường hợp người bán (người nộp thuế – NNT) bị cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, dẫn đến hóa đơn phát hành bởi đơn vị này có nguy cơ bị coi là không hợp pháp hoặc không đủ điều kiện khấu trừ thuế.

Nếu kế toán không kịp thời xử lý, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí, bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và bị phạt do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Vì vậy, nắm rõ cách kiểm tra, hướng xử lý và lưu ý chứng từ là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Khái quát về hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Định nghĩa rủi ro khi sử dụng hóa đơn từ NNT không hoạt động

Người nộp thuế (NNT) không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là những đối tượng được cơ quan thuế xác định đã ngừng hoạt động thực tế, không còn hoạt động sản xuất kinh doanh tại địa chỉ đăng ký thuế. Khi doanh nghiệp mua hàng và nhận hóa đơn từ các đối tượng này, các hóa đơn được xem là có rủi ro cao về tính hợp pháp. Đây là nguyên nhân dẫn đến việc không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Căn cứ pháp lý về xử lý hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động

Việc xử lý hóa đơn mua vào phát sinh từ NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký được điều chỉnh bởi:

Các tình huống phổ biến liên quan đến hóa đơn rủi ro

Một số tình huống thường gặp:

  • Doanh nghiệp mua hàng từ đơn vị đã bỏ địa chỉ kinh doanh mà không cập nhật với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn đầu vào phát hành sau thời điểm doanh nghiệp bán bị đưa vào trạng thái 06 (không hoạt động tại địa chỉ).
  • Hóa đơn điện tử phát sinh từ doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao theo cảnh báo của ngành thuế.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn mua vào có rủi ro thuế

Kiểm tra và đánh giá tính hợp pháp của hóa đơn

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước xác minh trước khi kê khai hóa đơn:

  • Tra cứu mã số thuế người bán tại website Tổng cục Thuế;
  • Kiểm tra trạng thái hoạt động, địa chỉ đăng ký và thông tin pháp lý người bán;
  • Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu nội bộ: hợp đồng, phiếu giao nhận hàng, chứng từ thanh toán.

Cách xử lý hóa đơn mua vào từ NNT không hoạt động đúng quy định

  • Không kê khai khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn phát sinh sau khi người bán bị xác định không còn hoạt động;
  • Không tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu không chứng minh được giao dịch là có thật;
  • Trường hợp vẫn cần sử dụng, cần bổ sung bộ chứng từ chứng minh giao dịch gồm: hợp đồng, biên bản giao nhận, thanh toán qua ngân hàng, xác nhận người bán vẫn hoạt động tại thời điểm giao dịch.

Biện pháp xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ

  • Nộp hồ sơ điều chỉnh tờ khai thuế trong thời hạn cho phép;
  • Loại bỏ hóa đơn rủi ro khỏi báo cáo thuế GTGT và quyết toán thuế TNDN;
  • Gửi giải trình với cơ quan thuế kèm chứng từ chứng minh nếu có phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra.

Trách nhiệm của người mua và cách quản lý hóa đơn rủi ro trong doanh nghiệp

  • Thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào định kỳ;
  • Cập nhật danh sách doanh nghiệp có rủi ro từ cảnh báo của Tổng cục Thuế;
  • Lưu trữ và số hóa hóa đơn, hợp đồng, biên bản làm việc với đối tác;
  • Phối hợp chặt chẽ với bộ phận thuế/kế toán nội bộ để kiểm soát hóa đơn.

Hậu quả pháp lý và các lưu ý khi sử dụng hóa đơn của NNT không hoạt động

Xử phạt vi phạm hành chính về sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Phạt từ 20 – 50 triệu đồng nếu kê khai thuế từ hóa đơn không hợp lệ;
  • Bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN, cộng với tiền chậm nộp và lãi phạt;
  • Có thể bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu xác định có hành vi mua bán hóa đơn trái phép.

Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, uy tín và hoạt động kinh doanh

  • Không được khấu trừ thuế → tăng chi phí thuế;
  • Không được tính chi phí hợp lý → tăng thuế TNDN;
  • Ảnh hưởng đến tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp;
  • Dễ bị đưa vào diện thanh tra, kiểm tra thuế.

Kinh nghiệm phòng tránh và biện pháp xử lý kịp thời

  • Chỉ giao dịch với doanh nghiệp uy tín, có địa chỉ hoạt động rõ ràng;
  • Kiểm tra thường xuyên mã số thuế của đối tác trên cổng thông tin thuế;
  • Không kê khai ngay các hóa đơn đầu vào nghi ngờ – cần xác minh trước;
  • Đào tạo kế toán, quản lý nhận diện rủi ro hóa đơn.

Mối liên hệ giữa thông tin đăng ký thuế của bên bán và tính hợp pháp hóa đơn

  • Hóa đơn chỉ hợp pháp khi người bán còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
  • Việc tra cứu trạng thái mã số thuế trước khi nhận hóa đơn là bắt buộc để tránh rủi ro.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Hóa đơn mua vào của NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký có hợp lệ không?
A: Không hợp lệ nếu hóa đơn phát hành sau thời điểm người bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Q2: Có được khấu trừ thuế GTGT trên hóa đơn của NNT không hoạt động không?
A: Không được khấu trừ nếu không chứng minh được giao dịch là có thật và đối tác không còn hoạt động tại thời điểm phát hành hóa đơn.

Q3: Làm thế nào để xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ?
A: Điều chỉnh tờ khai thuế, loại khỏi chi phí thuế TNDN, phối hợp với cơ quan thuế để xử lý.

Q4: Người mua hóa đơn cần làm gì để tránh rủi ro về thuế?
A: Kiểm tra tình trạng mã số thuế, xác minh địa chỉ hoạt động và lưu chứng từ đầy đủ.

Kết luận

Hóa đơn mua vào từ người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và thuế. Kế toán và doanh nghiệp cần chủ động rà soát, xác minh thông tin trước khi kê khai để bảo vệ quyền lợi thuế và hạn chế vi phạm. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp an toàn về thuế mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, bền vững.

Bài viết cùng chủ đề