Xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Trong quá trình rà soát số liệu quyết toán thuế cuối năm, việc xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (thường gọi là doanh nghiệp bỏ trốn) là bài toán đau đầu với nhiều kế toán viên. Nếu không xử lý khéo léo và đúng luật, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu thuế GTGT, loại chi phí được trừ mà còn đối mặt với rủi ro bị phạt hành vi trốn thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình xử lý từng bước, cách hạch toán và chuẩn bị hồ sơ giải trình theo quy định mới nhất.

1. Bản chất pháp lý và Mốc thời gian xác định rủi ro hóa đơn

Thế nào là NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký?

Trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế, trạng thái “NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” (thường là trạng thái 06) khác hoàn toàn với doanh nghiệp đã giải thể hoặc phá sản hợp pháp. Đây là tình trạng cơ quan thuế kiểm tra nhưng không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký kinh doanh và doanh nghiệp cũng không khai báo thay đổi thông tin. Điều này dẫn đến nghi ngờ cao về việc doanh nghiệp mua bán hóa đơn bất hợp pháp hoặc bỏ trốn để trốn thuế.

Quy tắc “Thời điểm vàng” để xác định tính hợp lệ

Căn cứ theo Công văn 11797/BTC-TCT và thực tiễn thanh tra, việc xử lý hóa đơn phụ thuộc vào thời điểm phát sinh hóa đơn so với thời điểm cơ quan thuế ra thông báo:

• Trường hợp A: Ngày lập hóa đơn phát sinh SAU ngày cơ quan thuế ra thông báo doanh nghiệp bỏ trốn. → Đây là hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp tuyệt đối không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp B: Ngày lập hóa đơn phát sinh TRƯỚC ngày cơ quan thuế ra thông báo. → Cơ quan thuế chưa kết luận ngay là hóa đơn khống, nhưng sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình để chứng minh giao dịch thực tế.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Trường hợp hóa đơn phát sinh SAU ngày thông báo bỏ trốn

Đây là tình huống rủi ro cao nhất và buộc phải xử lý triệt để:

• Về Thuế GTGT: Nếu đã kê khai khấu trừ, kế toán bắt buộc phải làm Tờ khai bổ sung (KHBS) trên phần mềm HTKK cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó để điều chỉnh giảm số thuế được khấu trừ. Doanh nghiệp phải nộp ngay số tiền thuế chênh lệch và tiền chậm nộp vào ngân sách.
• Về Thuế TNDN: Khi làm quyết toán thuế TNDN cuối năm, phải loại toàn bộ giá trị hóa đơn này ra khỏi chi phí được trừ (thường điều chỉnh tại chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán).

Trường hợp hóa đơn phát sinh TRƯỚC ngày thông báo (Cần giải trình)

Với nguyên tắc “Trọng bản chất hơn hình thức”, nếu giao dịch là có thật, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ “thép” để bảo vệ chi phí:

• Hợp đồng kinh tế: Có đầy đủ chữ ký, đóng dấu, quy định rõ ràng về hàng hóa, điều khoản giao nhận.
• Chứng từ giao nhận: Phiếu xuất kho của bên bán, Phiếu nhập kho của bên mua, Biên bản giao nhận hàng hóa (có chữ ký của người giao, thủ kho, bảo vệ…).
• Chứng từ thanh toán: Đây là bằng chứng quan trọng nhất. Ưu tiên Ủy nhiệm chi/Giấy báo nợ ngân hàng. Nếu thanh toán tiền mặt giá trị lớn, rủi ro bị loại rất cao.
• Cam kết: Doanh nghiệp phải làm văn bản cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính có thực của giao dịch mua bán này.

Thao tác kê khai điều chỉnh trên phần mềm HTKK

Nếu phải điều chỉnh giảm thuế GTGT, kế toán vào mục “Kê khai bổ sung” của kỳ gốc. Điều chỉnh giảm số liệu tại các chỉ tiêu [23], [24], [25] trên tờ khai 01/GTGT. Sau khi ghi lại, phần mềm sẽ tự động tính ra số tiền thuế phải nộp thêm và tiền chậm nộp (nếu có).

3. Hạch toán kế toán và Kinh nghiệm làm việc với thanh tra thuế

Các bút toán xử lý chênh lệch khi loại bỏ hóa đơn

Khi xác định hóa đơn không hợp lệ và phải truy thu thuế, kế toán hạch toán theo Thông tư 200 hoặc 133 như sau:

• Nếu phát hiện trong năm tài chính: Hạch toán giảm thuế GTGT được khấu trừ.Nợ TK 811 (Chi phí không được trừ – Phần thuế GTGT bị truy thu)Có TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Nếu phát hiện sau khi đã nộp Báo cáo tài chính năm trước: Có thể sử dụng bút toán điều chỉnh hồi tố (TK 421) nếu sai sót trọng yếu, hoặc hạch toán vào chi phí năm nay (TK 811) nhưng loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Chiến thuật “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”

Để tránh rơi vào thế bị động, kế toán cần thực hiện quy trình kiểm soát nhà cung cấp (Vendor Due Diligence):

• Luôn tra cứu trạng thái hoạt động của đối tác trên trang tracuunnt.gdt.gov.vn trước khi ký hợp đồng và trước mỗi lần thanh toán.
• Lưu trữ bằng chứng giao dịch thực tế ngay tại thời điểm mua hàng (chụp ảnh xe giao hàng, biển số xe, biên bản hiện trường…).
• Khi bị thanh tra, cần bình tĩnh cung cấp bộ hồ sơ giải trình. Tuyệt đối không tự ý loại chi phí nếu doanh nghiệp làm đúng và có đủ bằng chứng, trừ khi cơ quan thuế có văn bản kết luận đó là hành vi mua bán hóa đơn khống.

Đọc thêm: Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn của công ty bỏ trốn có được tính vào chi phí hợp lý không?

Đáp: Chỉ được tính nếu hóa đơn phát sinh trước ngày cơ quan thuế ra thông báo bỏ trốn, giao dịch được chứng minh là có thật, có đầy đủ chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chưa có kết luận của cơ quan chức năng về việc mua bán hóa đơn.

Tôi đã kê khai khấu trừ thuế, giờ phát hiện công ty đó bỏ trốn thì phải làm sao?

Đáp: Nếu ngày hóa đơn sau ngày thông báo bỏ trốn: Kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT ngay lập tức. Nếu ngày hóa đơn trước ngày thông báo: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ chứng từ để sẵn sàng giải trình, chưa cần điều chỉnh vội nếu tự tin hồ sơ đầy đủ.

Làm sao để biết doanh nghiệp đối tác có đang hoạt động hay không?

Đáp: Bạn truy cập trang web của Tổng cục Thuế hoặc trang Hệ thống hóa đơn điện tử để tra cứu Mã số thuế. Chú ý các cảnh báo trạng thái 06 “NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.

Mức phạt khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là bao nhiêu?

Đáp: Nếu bị quy vào hành vi trốn thuế, mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn. Ngoài ra, phạt hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết sâu sắc về Luật Quản lý thuế. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát định kỳ danh sách nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro tối đa cho kỳ quyết toán thuế cuối năm.

Bài viết cùng chủ đề